Kaloni klientët, shërbimet, produktet, ekipin, anëtarësimet, paketat, kartat e dhuratave, gjendjet e pikëve të besnikërisë, takimet dhe shitjet tuaja nga Fresha ose një sistem tjetër te Cilësimet → Plani dhe të dhënat → Importo. Asgjë nuk shkruhet derisa të keni parë saktësisht se çfarë do të ndodhë: çdo kolonë shfaqet përkrah të dhënave tuaja, një testim paraprak tregon se çfarë do të krijohej ose përputhej, dhe i gjithë importimi mund të zhbëhet më pas.
Para se të filloni
- Kush mund ta bëjë: administratorët dhe pronarët.
- Eksportoni skedarët tuaj nga sistemi i vjetër fillimisht. Shihni më poshtë.
- Krijoni paketat dhe planet tuaja të anëtarësimit fillimisht te Shitje me pakicë, në mënyrë që paketat dhe anëtarësimet e shitura të kenë një plan për t'u përputhur sipas emrit.
Nxirrni skedarët tuaj
Nga Fresha
- Klientët → Options → Export to CSV
- Ekipi → Options → Export to CSV
- Çdo gjë tjetër nëpërmjet Raportet: Client list (përmban pikët e besnikërisë), Service list, Product list, Membership list, Packages list, Gift card list, Waitlist detail, Stock movement summary, Appointment list, Sales log detail
Për shitjet, eksportoni raportin Sales log detail. Raporti i thjeshtë Sales list ka një rresht për çdo shitje pa artikujt e shitur, ndaj importuesi e refuzon atë dhe ju tregon se cilin raport të përdorni.
Nga çdo sistem tjetër
Ngarkoni një skedar CSV, të ndarë me tabulatorë (.tsv ose .txt) ose Excel (.xlsx) me një rresht koke dhe një rresht për çdo regjistrim. Njihen eksportet nga Square, Vagaro, Boulevard, Mindbody, Acuity, Pabau, GlossGenius, Booksy, Timely, Jane, HoneyBook, Dubsado, Studio Ninja dhe shumica e mjeteve të tjera të rezervimeve. Një raport me një titull mbi emrat e kolonave pranohet pa problem, dhe çdo fletë e një libri pune kthehet në skedarin e vet më vete. Deri në 15,000 rreshta për çdo skedar.
Kolonat që nuk kanë një vend përkatës në Owneli, të tilla si vendndodhja e një tatuazhi, një lidhje galerie ose një status kontrate, mund të ruhen në shënimet e secilit regjistrim me butonin e emërtuar Mbajini këto te shënimet në vend që të lihen jashtë.
Çfarë nuk do të transferohet
Tri gjëra, dhe ia vlen të dini pse përpara se të filloni:
- Kartat e ruajtura. Për arsye të standardeve PCI, të dhënat e kartave lëvizin nga një procesor pagesash te tjetri, kurrë përmes një skedari. Ju i mblidhni ato sërish.
- Formularët, pëlqimet dhe fotot. Këto nuk janë pjesë e një eksporti standard nga asnjë prej këtyre platformave.
- Faturimi i anëtarësimit në mes të ciklit. Kurrë nuk riniset automatikisht. Shihni paralajmërimin më poshtë.
Importoni skedarët tuaj
Burimi
Nën pyetjen e emërtuar Nga vijnë këto të dhëna?, zgjidhni Fresha, Zenoti, Mangomint ose Generic CSV, në mënyrë që Owneli të njohë strukturën e skedarit. Më pas tërhiqni skedarët tuaj aty.
Çdo skedar analizohet dhe etiketohet me atë që duket se përmban. Nëse një skedar nuk mund të lexohet si një listë regjistrimesh, ai shënohet si i tillë dhe kapërcehet; skedarët tuaj të tjerë nuk preken. Për çdo gjë për të cilën importuesi nuk është i sigurt, do ta përcaktoni manualisht në hapin tjetër.
Përputhni kolonat
Çdo kolonë në çdo skedar listohet, pranë vlerave tuaja shembull, bashkë me fushën në të cilën do të importohet. Një kolonë pa destinacion është një kolonë që keni zgjedhur ta lini jashtë. Asgjë nuk hiqet pa u vënë re.
Tri lloje kolonash:
- E përputhur: ka një destinacion. Njihet automatikisht, sugjerohet nga AI, ose përcaktohet nga ju.
- Kërkon një vendim: nuk u njoh. Drejtojeni te një fushë për ta mbajtur, ose konfirmoni humbjen shprehimisht dhe vazhdoni.
- E paimportuar me qëllim: e njohur dhe e lënë jashtë qëllimisht, me arsyen e shfaqur. Kolonat e taksave dhe komisioneve bëjnë pjesë këtu: ato llogariten nga vetë motorët e Owneli bazuar në konfigurimin tuaj, dhe importimi i numrave të dikujt tjetër do të vinte në konflikt dy burime të së vërtetës.
Ju konfirmoni përputhjen e secilit skedar përpara se të vazhdoni më tej.
Testimi paraprak
Ende nuk është shkruar asgjë. Numrat në këtë ekran tregojnë saktësisht se çfarë do të bëjë importimi:
| Kolona | Kuptimi |
|---|---|
| Krijo | Regjistrime të reja që do të shtohen |
| Përputh me ekzistueset | Rreshta që përputhen me regjistrimet që tashmë keni. Ato lidhen, nuk dublikohen. |
| Kapërce | Rreshta që nuk do të importohen |
| Gabime | Rreshta që dështuan në vlefshmëri |
Problemet e vlefshmërisë listohen me numrat e rreshtave që përputhen me tabelën tuaj, ku rreshti 1 është koka, dhe mund të shkarkohen si CSV në mënyrë që të rregulloni skedarin burimor.
Nëse diçka e bllokon importimin, ekrani e shpjegon qartë dhe asgjë nuk mund të shkruhet derisa ta zgjidhni atë.
Pëlqimi. Pëlqimi i marketingut ndjek skedarin tuaj. Një klient i ri regjistrohet për email ose SMS vetëm aty ku kolona përkatëse e pëlqimit në vetë skedarin për atë kanal thotë po (për shembull, Accepts Marketing dhe Accepts SMS Marketing te Fresha). Data e pëlqimit merret nga skedari kur ai ka një të tillë, përndryshe është koha e importimit, dhe klienti mban një shënim se nga ka ardhur pëlqimi. Një përgjigje jo, një fushë boshe ose një skedar pa kolonë pëlqimi e lë klientin të çregjistruar, dhe klientët që tashmë keni ruajnë pëlqimin që kanë aktualisht. Kontrolli tregon se sa klientë të rinj do të regjistrohen dhe arsyen pse. Para se të vazhdoni, konfirmoni se keni një bazë ligjore për t'i mbajtur dhe kontaktuar këta klientë.
Importo
Skedarët shkruhen sipas radhës së varësisë, jo sipas radhës me të cilën i ngarkuat: çfarëdo që referencohet nga rreshtat e tjerë krijohet fillimisht. Shërbimet para anëtarësimeve dhe takimeve që i përmendin ato; shitjet të fundit, sepse një rresht shitjeje mund të referojë çdo gjë.
Zgjidhni butonin e emërtuar Vazhdo te testimi paraprak për të kontrolluar, dhe më pas butonin e emërtuar Kryej importimin. Importimi kryhet në sfond, kështu që mund të largoheni nga faqja dhe të ktheheni sërish.
Kontrolloni nëse funksionoi
Ju merrni një ndarje të hollësishme sipas çdo elementi për ato të krijuara, të përputhura, të kapërcyera dhe me gabime, si dhe një raport të shkarkueshëm.
Importimi me faza
Nuk keni nevojë të importoni çdo gjë njëherësh. Importoni shërbimet tuaja sot dhe klientët tuaj javën e ardhshme, dhe një skedar i mëvonshëm lidhet me atë që solli një importim i mëparshëm:
- Takimet e gjejnë klientin e tyre sipas ID-së së klientit në sistemin e vjetër, më pas me email, më pas me telefon, dhe më pas me emër. Një emër "Mbiemër, Emër" lexohet në të dyja mënyrat. Një klient që përputhet vetëm me emër por ka një email të ndryshëm nuk lidhet kurrë; në vend të kësaj, rreshti raportohet.
- Shërbimet përputhen sipas emrit, dhe anëtarët e ekipit sipas emrit ose sipas një emri që e ka vetëm një person këtu. Nëse vetëm një person këtu pranon rezervime, një eksport pa kolonë stafi rezervohet me të.
- Importimi i të njëjtit skedar sërish, ose i një eksporti më të ri të tij, nuk krijon kurrë dublikime. Regjistrimet që ndodhen tashmë këtu përputhen dhe mbahen saktësisht siç janë: një importim nuk i mbishkruan kurrë ndryshimet që keni bërë që atëherë, dhe rreshtat që mungojnë nga skedari më i ri nuk fshihen kurrë.
Zhbërja e një importimi
Butoni i emërtuar Kthe mbrapsht importimin fshin vetëm rreshtat që krijoi ky importim. Rreshtat që u përputhën me regjistrimet ekzistuese mbeten të paprekur.
Pikët e besnikërisë, kartat e dhuratave dhe paketat
Këto janë detyrime që biznesi u ka klientëve të tij, prandaj transferohen si gjendje bilanci, kurrë si shitje.
- Pikët e besnikërisë. Kur një skedar përmban gjendje pikësh, hapi i përputhjes pyet një herë se sa vlente një pikë në sistemin e vjetër. Çdo klient merr një gjendje fillestare me të njëjtën vlerë parash sipas vlerës suaj të pikës, të etiketuar si Imported from Fresha balance. Ajo skadon sipas rregullit tuaj të skadimit, të llogaritur nga dita e importimit. Niveli i sistemit të vjetër nuk kopjohet: nivelet llogariten sërish nga pragjet tuaja. Importimi i skedarit sërish nuk shton kurrë një gjendje të dytë.
- Një skedar i dytë klientësh. Raporti Client list shton gjendjen e pikëve, një njoftim stafi dhe shënime te klientët që tashmë keni. Ai nuk mbishkruan kurrë një njoftim stafi që është vendosur tashmë, dhe kthimi mbrapsht heq saktësisht atë që shtoi.
- Kartat e dhuratave. Çdo kartë ruan kodin, gjendjen e mbetur, datat e lëshimit dhe të skadimit, blerësin dhe marrësin e saj. Historiku i saj shfaq një zë Imported balance për atë që detyrohet ende. Një kod i përdorur tashmë këtu refuzohet.
- Paketat. Çdo paketë e shitur përputhet me një paketë me të njëjtin emër te Shitje me pakicë → Paketat, prandaj krijojini ato fillimisht. Një rresht që përmend një paketë që nuk ekziston këtu raportohet dhe nuk importohet. Seancat e mbetura dhe data e skadimit transferohen.
Historiku i shitjeve
- Një rresht anëtarësimi lidhet me planin përkatës të anëtarësimit kur ka një të tillë; përndryshe ruhet si një rresht i thjeshtë dhe raportohet.
- Shitjet pa takim paraprak, dhe shitjet klienti i të cilave nuk mund të gjendet ose emri i të cilit përputhet me më shumë se një klient, ruhen pa klient dhe listohen për shqyrtim, në mënyrë që totalet tuaja të shitjeve të mbeten të plota.
- Takimet pa takim paraprak pa klient listohen dhe nuk importohen, sepse çdo takim këtu i përket një klienti. Shitjet e tyre gjithsesi transferohen.
- Faturat e importuara mbajnë shënimin Imported from Fresha dhe nuk mund të rimbursohen këtu, sepse pagesa është marrë në sistemin e vjetër.
- Tarifat që sistemi i vjetër ka tínhuar gjatë një vizite, si për shembull një tarifë mospaqitjeje, shënohen te takimi në vend që t'i shtohen atij, sepse tarifa ndodhet tashmë te shitjet.
Anëtarësimet importohen vetëm si regjistrime
Radhë e sugjeruar
Edhe pse importuesi i menaxhon vetë varësitë, importimi me faza e bën më të lehtë veçimin e problemeve:
Klientët
Skedari më i madh dhe ai të cilin e referon çdo gjë tjetër. Kontrolloni me kujdes ndarjen mes të përputhurave dhe të krijuarave.
Shërbimet dhe produktet
Katalogu juaj. Rishikoni çmimet dhe kohëzgjatjet pas importimit.
Ekipi
Më pas caktoni orët e tyre të punës. Anëtarët e importuar të ekipit nuk shfaqen në kalendar derisa të kenë orare.
Anëtarësimet, paketat, kartat e dhuratave, lista e pritjes dhe gjendja e stokut
Vetëm regjistrime për anëtarësimet; shihni paralajmërimin më sipër. Krijoni paketat tuaja përpara se të importoni paketat e shitura.
Takimet dhe shitjet
Historiku i fundit. Këto referojnë çdo gjë tjetër, kështu që importojini pasi pjesa tjetër të jetë sistemuar.
Pas importimit
- Caktoni orët e punës për anëtarët e importuar të ekipit te Ekipi → Planifikimi.
- Kontrolloni çmimet dhe kohëzgjatjet e importuara te Operacionet → Shërbimet.
- Kërkoni për klientë të dublikuar dhe bashkojini ata. Shihni Shtoni, gjeni dhe bashkoni klientët.
- Mblidhni sërish të dhënat e kartës për këdo që ka një anëtarësim.
Nëse diçka shkon keq
Importuesi e refuzoi një skedar
Me shumë mundësi është një raport përmbledhës. Eksportoni versionin e detajuar (detail) me gamën e datës të caktuar në All Time. Për shitjet në Fresha, përdorni Sales log detail.
Takimet ose shitjet nuk u lidhën me një klient
Ato listohen në rezultat për shqyrtim. Takimet i përputhin klientët sipas ID-së së klientit në sistemin e vjetër, më pas me email, telefon dhe emër. Importoni ose rregulloni klientin, më pas importoni skedarin sërish: asgjë e importuar tashmë nuk dublikohet.
Dua të filloj nga e para
Zgjidhni butonin e emërtuar Kthe mbrapsht importimin te importimi. Shihni Zhbërja e një importimi më sipër.