Faça a transição em etapas: preserve os registros antigos, confira a importação e teste o novo link de agendamento antes de compartilhá-lo. Conclua com uma única agenda que toda a sua equipe use e um plano claro para tudo o que não foi transferido.
Antes de começar
- Quem pode fazer isso: o proprietário ou um administrador que possa gerenciar configurações.
- Mantenha o acesso ao sistema antigo até verificar os registros necessários.
- Escolha uma data de transição e informe à equipe qual sistema usar até lá. Duas agendas aceitando reservas podem criar conflitos.
- Mantenha uma cópia intacta de cada exportação. Faça as correções em uma cópia de trabalho separada.
Prepare os arquivos
Obtenha exportações detalhadas com uma linha por registro e o intervalo de datas mais amplo de que você precisa. Um relatório com valores totais ou um PDF é útil para comparação, mas não é um arquivo de importação.
| Migrando de | Comece aqui |
|---|---|
| Fresha | Siga a lista relatório por relatório em Importar seus dados. Use Detalhes do registro de vendas (Sales log detail) para vendas. |
| Vagaro | O proprietário da empresa pode exportar a lista de clientes em formato Excel. Escolha a planilha, em vez de PDF. Consulte o guia de exportação de clientes do Vagaro. |
| Square | Exporte o diretório de clientes no menu Importar / Exportar (Import / Export) do painel. Siga a seção Exportar dados de clientes (Export customer data) no guia de exportação do Square. |
| GlossGenius ou outro sistema | Obtenha uma planilha de clientes e quaisquer arquivos separados de histórico ou saldo com o seu provedor. Verifique o conteúdo de cada arquivo antes de enviá-lo. |
A Owneli aceita arquivos CSV, separados por tabulação e pastas de trabalho do Excel, com até 15.000 linhas por arquivo. Selecione CSV genérico para um provedor que não tenha sua própria opção de origem. Esta é uma importação de arquivos; ela não mantém os dois sistemas sincronizados.
Verifique a transição
Visualize o seu primeiro arquivo
Abra Configurações → Plano e dados → Importar. Envie o arquivo e analise o mapeamento das colunas em relação aos valores de amostra. Use o guia de importação para ver os controles exatos e os registros aceitos.
Compare a simulação
Selecione o botão denominado Continuar para a simulação. Analise Criar, Vincular a existentes, Ignorar e Erros, incluindo as linhas associadas a eventuais avisos. Verifique o consentimento para e-mail e SMS separadamente; ter um endereço de contato não significa consentimento prévio.
Importe os registros verificados
Selecione o botão denominado Executar importação quando a pré-visualização corresponder ao desejado. Salve o relatório de resultados junto com o arquivo de origem. Crie planos de pacotes e assinaturas antes de importar saldos que precisem corresponder a esses planos.
Verifique exemplos individuais
Abra diversos clientes importados e seus próximos agendamentos. Compare nomes, dados de contato, serviços, equipe, unidade e horários de início com o sistema antigo. Verifique o saldo de um vale-presente ou pacote separadamente dos totais de vendas.
Teste o novo link de agendamento
Siga o guia Testar seu link de agendamento no celular. Peça para a pessoa responsável pela recepção verificar onde a visita aparece, além do que o cliente vê.
Altere os links públicos
No horário de transição combinado, atualize os links de agendamento no seu site, perfis de redes sociais e eventuais códigos QR impressos. Interrompa novos agendamentos pelo sistema antigo. Concilie quaisquer agendamentos alterados entre a exportação e a transição antes de abrir o dia.
Planeje os registros que exigem tratamento separado
| Registro | O que verificar antes da transição |
|---|---|
| Formulários, consentimentos, fotos e arquivos | Não são transferidos por este importador. Mantenha os originais e decida como sua equipe terá acesso a eles. |
| Cartões salvos | Os dados do cartão não são transferidos em uma planilha. Organize os dados de pagamento novamente pelo fluxo de pagamento. |
| Assinaturas | Assinaturas importadas são apenas registros: a renovação automática fica desativada, não há data de próxima renovação e não são concedidos créditos resgatáveis. Revise o faturamento separadamente. |
| Vales-presente e pacotes | Verifique o valor ou as sessões restantes e as datas de validade. Esses são saldos devidos aos clientes, não novas vendas. |
| Equipe e serviços | Verifique horários de trabalho, unidades, serviços, preços e durações. Registros importados por si só não tornam todas as pessoas disponíveis para agendamento. |
Verifique se tudo funcionou
Seus próximos agendamentos correspondem à agenda antiga, os saldos verificados estão de acordo com os arquivos de origem e sua equipe consegue localizar os registros necessários. Seus links públicos direcionam para a unidade correta da Owneli. Mantenha os arquivos de comparação até concluir sua revisão.
Se algo der errado
O número importado é menor do que o da planilha
Leia o relatório de resultados antes de tentar novamente. A correspondência com registros existentes, linhas ignoradas e várias linhas de serviço agrupadas em um único agendamento podem alterar a contagem. Investigue qualquer diferença que não consiga explicar.
Uma exportação mais recente não atualizou um agendamento existente
As importações vinculam registros existentes em vez de substituir alterações já feitas na Owneli. Revise as alterações feitas durante a transição e corrija deliberadamente os registros afetados.
Preciso desfazer a importação
A opção Reverter importação exclui os registros que essa importação criou; ela não altera os registros vinculados. O processo pode ser bloqueado quando os registros importados já estiverem em uso. Leia Como desfazer uma importação antes de confirmar, pois a reversão em si não pode ser desfeita.