Traga seus clientes, serviços, produtos, equipe, assinaturas, pacotes, vales-presente, saldos de fidelidade, agendamentos e vendas do Fresha ou de outro sistema em Configurações → Plano e dados → Importar. Nada é gravado antes de você ver exatamente o que acontecerá: cada coluna é exibida ao lado dos seus próprios dados, uma simulação mostra o que seria criado ou vinculado e toda a importação pode ser desfeita depois.
Antes de começar
- Quem pode fazer: administradores e proprietários.
- Exporte seus arquivos do sistema antigo primeiro. Veja abaixo.
- Crie seus pacotes e planos de assinatura primeiro em Varejo, para que os pacotes e assinaturas vendidos tenham um plano correspondente por nome.
Como exportar seus arquivos
Do Fresha
- Clientes → Opções → Exportar para CSV
- Equipe → Opções → Exportar para CSV
- Todo o restante por meio de Relatórios: Client list (contém os pontos de fidelidade), Service list, Product list, Membership list, Packages list, Gift card list, Waitlist detail, Stock movement summary, Appointment list, Sales log detail
Para vendas, exporte Sales log detail. O relatório simples de vendas (Sales list) possui uma linha por venda sem os itens vendidos; portanto, o importador o rejeita e indica qual relatório você deve usar.
De qualquer outro sistema
Envie um arquivo CSV, separado por tabulações (.tsv ou .txt) ou Excel (.xlsx) com uma linha de cabeçalho e uma linha por registro. As exportações do Square, Vagaro, Boulevard, Mindbody, Acuity, Pabau, GlossGenius, Booksy, Timely, Jane, HoneyBook, Dubsado, Studio Ninja e da maioria das outras ferramentas de agendamento são reconhecidas. Relatórios com título acima dos nomes das colunas são aceitos normalmente, e cada aba de uma planilha se torna um arquivo próprio. Limite de até 15.000 linhas por arquivo.
Colunas sem correspondência no Owneli, como local da tatuagem, link de galeria ou status de contrato, podem ser preservadas nas observações de cada registro usando a opção Manter nas observações, em vez de serem descartadas.
O que não é transferido
Três itens, e é importante entender o motivo antes de começar:
- Cartões salvos. Por motivos de conformidade com o padrão PCI, os dados de cartões trafegam diretamente entre processadores, nunca por arquivos. Você precisará coletá-los novamente.
- Formulários, consentimentos e fotos. Esses dados não fazem parte de uma exportação padrão em nenhuma dessas plataformas.
- Cobranças de assinaturas no meio do ciclo. Nunca são retomadas de forma automática. Consulte o aviso abaixo.
Importe seus arquivos
Origem
Em De onde vêm estes dados?, escolha Fresha, Zenoti, Mangomint ou CSV genérico, para que o Owneli reconheça o layout do arquivo. Depois, arraste e solte seus arquivos.
Cada arquivo é analisado e identificado com base no conteúdo detectado. Se um arquivo não puder ser lido como uma lista de registros, ele será marcado como tal e ignorado; seus outros arquivos não serão afetados. Qualquer item sobre o qual o importador tiver dúvidas poderá ser ajustado manualmente na etapa seguinte.
Mapear colunas
Todas as colunas de cada arquivo são listadas, ao lado de valores de amostra dos seus próprios dados, com o campo para o qual serão importadas. Uma coluna sem destino é aquela que você decidiu deixar de fora. Nada é descartado sem aviso.
Três tipos de coluna:
- Mapeada: possui um destino. Reconhecida de forma automática, sugerida pela IA ou configurada por você.
- Requer decisão: não foi reconhecida. Aponte-a para um campo para mantê-la ou confirme o descarte de forma explícita para continuar.
- Não importada por definição: reconhecida e intencionalmente deixada de fora, com o motivo exibido. As colunas de impostos e comissões se enquadram aqui: elas são calculadas pelos próprios mecanismos do Owneli com base nas suas configurações, e importar números de outro sistema geraria divergências entre duas fontes de dados.
Você confirma o mapeamento de cada arquivo antes de avançar.
Simulação
Nada foi gravado ainda. Os números nesta tela mostram exatamente o que a importação fará:
| Coluna | Significado |
|---|---|
| Criar | Novos registros que serão adicionados |
| Vincular a existentes | Linhas correspondentes a registros que você já possui. Elas são vinculadas, sem gerar duplicidades. |
| Ignorar | Linhas que não serão importadas |
| Erros | Linhas que falharam na validação |
Os problemas de validação são listados com o número das linhas correspondentes à sua planilha (em que a linha 1 é o cabeçalho) e podem ser baixados em CSV para que você corrija o arquivo de origem.
Se houver algum impedimento para a importação, a tela informará claramente e nada poderá ser gravado até que você o resolva.
Consentimento. O consentimento de marketing segue as informações do seu arquivo. Um novo cliente só terá a opção de e-mail ou SMS ativada se a coluna de consentimento do próprio arquivo para esse canal indicar que sim (por exemplo, Accepts Marketing e Accepts SMS Marketing do Fresha). A data de consentimento é obtida do arquivo, quando disponível; caso contrário, será registrada a data e hora da importação, e o cliente receberá uma observação indicando a origem do consentimento. Uma resposta negativa, um campo em branco ou um arquivo sem coluna de consentimento manterá o cliente desmarcado, e os clientes que você já possui mantêm o consentimento atual. A verificação indica quantos novos clientes serão incluídos e o motivo. Antes de continuar, confirme que você possui uma base legal para armazenar os dados e entrar em contato com esses clientes.
Importar
Os arquivos são gravados na ordem de dependência, e não na ordem em que foram enviados: os registros referenciados por outras linhas são criados primeiro. Serviços antes das assinaturas e dos agendamentos associados a eles; vendas por último, já que uma linha de venda pode referenciar qualquer item.
Selecione o botão nomeado Continuar para a simulação para conferir e, em seguida, o botão nomeado Executar importação. A importação ocorre em segundo plano, permitindo que você saia da página e retorne mais tarde.
Confira se tudo funcionou
Você visualiza um detalhamento por tipo de registro com criados, vinculados, ignorados e com erro, além de um relatório para baixar.
Importação em etapas
Não é necessário importar tudo de uma só vez. Você pode importar seus serviços hoje e seus clientes na próxima semana; um arquivo enviado depois se conectará ao que já foi importado antes:
- Os agendamentos localizam o cliente pelo ID do sistema antigo, depois por e-mail, telefone e nome. Nomes no formato "Sobrenome, Nome" são lidos em qualquer ordem. Um cliente correspondente apenas pelo nome, mas com e-mail diferente, nunca é vinculado; a linha é reportada para sua análise.
- Os serviços são vinculados por nome, e os membros da equipe por nome completo ou pelo primeiro nome caso seja exclusivo na sua equipe. Se apenas uma pessoa na sua empresa receber agendamentos, uma exportação sem coluna de equipe agendará os serviços com ela.
- Importar o mesmo arquivo novamente, ou uma versão mais recente dele, nunca gera duplicidades. Os registros já existentes são vinculados e mantidos exatamente como estão: uma importação nunca sobrescreve alterações feitas desde então, e as linhas ausentes no arquivo mais recente não são excluídas.
Reversão de uma importação
O botão nomeado Reverter importação exclui apenas as linhas criadas por esta importação específica. As linhas vinculadas a registros preexistentes permanecem inalteradas.
Pontos de fidelidade, vales-presente e pacotes
Esses itens representam compromissos que o negócio tem com seus clientes, de modo que entram como saldos e nunca como vendas.
- Pontos de fidelidade. Quando um arquivo contém saldo de pontos, a etapa de mapeamento pergunta uma única vez quanto valia um ponto no sistema antigo. Cada cliente recebe um saldo inicial correspondente ao mesmo valor financeiro na sua própria pontuação, identificado como Imported from Fresha balance. Ele expira de acordo com a sua regra de validade, contada a partir do dia da importação. O nível de fidelidade do sistema antigo não é copiado: as categorias são recalculadas com base nos seus próprios limites. Importar o arquivo novamente nunca cria um segundo saldo.
- Um segundo arquivo de clientes. A lista de clientes adiciona o saldo de pontos, um aviso da equipe e observações aos clientes que você já possui. Ela nunca sobrescreve um aviso da equipe já configurado, e a reversão remove apenas exatamente o que foi adicionado.
- Vales-presente. Cada cartão preserva seu código, saldo restante, datas de emissão e de validade, comprador e destinatário. Seu histórico exibe um registro de Imported balance com o valor pendente. Códigos já cadastrados aqui são recusados.
- Pacotes. Cada pacote vendido é vinculado a um pacote de mesmo nome em Varejo → Pacotes, portanto crie-os com antecedência. Uma linha contendo um pacote inexistente aqui é reportada e não importada. As sessões restantes e a data de validade são transferidas normalmente.
Histórico de vendas
- O item de assinatura é vinculado ao plano de assinatura correspondente, se houver; caso contrário, é mantido como uma linha avulsa e reportado.
- Vendas avulsas no balcão e vendas cujo cliente não foi localizado ou cujo nome coincide com mais de uma pessoa são salvas sem cliente e listadas para revisão, mantendo os totais de vendas completos.
- Agendamentos sem cliente associado são listados e não importados, pois todo agendamento aqui precisa pertencer a um cliente. As vendas desses agendamentos são importadas normalmente.
- Recibos importados recebem a indicação Importado de Fresha e não podem ser reembolsados por aqui, já que o pagamento foi recebido no sistema antigo.
- Taxas cobradas pelo sistema antigo em uma visita, como taxas de não comparecimento, são registradas como observações no agendamento e não somadas a ele, pois o valor já consta nas vendas.
As assinaturas são importadas apenas como registros
Ordem sugerida
Embora o importador gerencie as dependências por conta própria, realizar a importação em etapas facilita o isolamento de eventuais problemas:
Clientes
É o maior arquivo e a base de referência para todo o restante. Verifique com atenção a divisão entre registros vinculados e criados.
Serviços e produtos
Seu catálogo. Revise preços e durações após a importação.
Equipe
Em seguida, configure os horários de trabalho. Membros da equipe importados não aparecem na agenda enquanto não tiverem horários cadastrados.
Assinaturas, pacotes, vales-presente, lista de espera e estoque
Assinaturas entram apenas como registros; confira o aviso acima. Crie seus pacotes antes de importar os pacotes vendidos.
Agendamentos e vendas
O histórico fica por último. Como eles fazem referência a todos os outros dados, importe-os apenas quando o restante estiver pronto.
Após a importação
- Configure os horários de trabalho da equipe importada em Equipe → Agendamento.
- Verifique os preços e durações importados em Operações → Serviços.
- Procure por clientes duplicados e faça a mesclagem. Consulte Adicionar, encontrar e mesclar clientes.
- Colete os dados de cartão novamente para todos os clientes em planos de assinatura.
Solução de problemas
O importador recusou um arquivo
Provavelmente trata-se de um relatório de resumo. Exporte a versão de detalhes (detail) com o intervalo de datas definido como All Time (Todo o período). Para vendas do Fresha, use Sales log detail.
Agendamentos ou vendas não foram vinculados a um cliente
Eles são listados no resultado final para a sua revisão. Os agendamentos tentam localizar clientes pelo ID do sistema antigo, depois por e-mail, telefone e nome. Importe ou corrija o cadastro do cliente e depois importe o arquivo novamente: nada que já foi importado será duplicado.
Quero começar de novo
Selecione a ação nomeada Reverter importação na importação desejada. Consulte a seção Reversão de uma importação acima.