Escolha por quanto tempo as respostas de formulários preenchidos são mantidas antes que o Owneli as limpe, proteja registros que você precisa manter com uma retenção legal e ative ou desative o prontuário clínico. Tudo isso fica em Configurações → Plano e dados → Dados e privacidade.
Antes de começar
- Quem pode fazer isso: administradores e proprietários.
- Verifique suas obrigações. Leis de saúde e do consumidor geralmente determinam por quanto tempo os registros devem ser mantidos. Defina o período com seus assessores.
Definir por quanto tempo as respostas dos formulários são mantidas
Abra a configuração
Acesse Configurações → Plano e dados → Dados e privacidade.
Ative a opção
Em Retenção de dados, ative Ativar limpeza automática de dados.
Escolha o período
Insira o Período de retenção em dias, no mínimo 30. As respostas de formulários preenchidos anteriores a esse prazo são limpas.
Visualize
Selecione o botão Visualizar próxima limpeza. Você verá quantos Envios de formulário, Registros de resposta e Registros de e-mail seriam limpos, e quantos estão protegidos por retenções. Nada é excluído.
Salve
Selecione o botão Salvar alterações.
O que nunca é limpo
- O registro de auditoria. Acessos à conta, alterações de permissão e exportações de dados são mantidos indefinidamente. Consulte Ler o registro de auditoria.
- Registros sob retenção legal. Em Retenções legais, você vê cada cliente ou envio protegido contra a limpeza, por exemplo, durante uma disputa. Selecione Liberar retenção quando não for mais necessária.
Prontuário clínico
O recurso Prontuário clínico (PHI) permite que profissionais preencham fichas de tratamento nos agendamentos. Ele fica desativado a menos que você o ative, pois os prontuários são informações de saúde protegidas. Só ative depois que seus contratos e a segurança para dados de saúde estiverem estabelecidos. Cada visualização de prontuário é registrada no registro de auditoria.
Os prontuários têm sua própria Retenção de prontuários clínicos, de 2920 dias (cerca de 8 anos), a menos que você a altere. Em Formulários usados como prontuários do profissional, escolha quais formulários os profissionais abrem como prontuários.
Verifique se funcionou
O recurso Visualizar próxima limpeza mostra as contagens esperadas para o seu período, e a configuração continua ativada quando você reabre a página.
Se algo der errado
A retenção exclui clientes ou vendas?
Não. Ela limpa as respostas de formulários preenchidos e seus e-mails. Clientes, agendamentos e vendas são mantidos.
Alguém precisa remover uma entrada de auditoria por motivos legais
As entradas de auditoria não podem ser editadas. Entre em contato com o suporte do Owneli.