Notas: o manual de procedimentos da sua equipa

As notas são o conhecimento prático registado da sua equipa: o protocolo do laser, a lista de verificação do autoclave, o que fazer caso alguém desmaie. Podem ser pesquisadas, mantêm um histórico de todas as versões e permitem solicitar à equipa que confirme a sua leitura. As notas encontram-se em Operações → Notas.

Antes de começar

Quem o pode fazer: qualquer pessoa cuja função inclua notas pode lê-las; redigir e publicar requer permissão para gerir notas.

Escrever uma nota

Iniciar

Aceda a Operações → Notas e selecione o botão Nova nota.

Escolher uma categoria

Escolha Tratamento, Equipamento, Formação, Emergência, Pessoal ou Outro. O modelo ajusta-se à opção selecionada.

Escrever o conteúdo

Introduza um Título claro, adicione etiquetas (prima Enter ou uma vírgula após cada uma) e descreva Como fazer: para que serve, quando se aplica, a que ter atenção. Adicione Passos apenas quando a ordem for relevante, como "premir o botão de paragem de emergência, evacuar, chamar o médico".

Escolher quem pode ver

Em Alcance, escolha Privada (apenas o próprio), A minha equipa (o próprio, as chefias na hierarquia e todos os que lhe reportam) ou Toda a organização. A hierarquia baseia-se no campo Reporta a de cada pessoa em Equipa. Os proprietários e administradores podem abrir qualquer nota publicada, independentemente do respetivo alcance.

Solicitar confirmação de leitura, se necessário

Ative a opção Exigir confirmação da equipa para que todos os que têm acesso tenham de a marcar como lida. Em Aplicação, selecione Lembrete suave (um lembrete nas respetivas notificações) ou Bloqueio total, ecrã sobreposto inteiro (a aplicação fica bloqueada até confirmarem).

Publicar ou guardar

Selecione Publicar para partilhar imediatamente ou Guardar rascunho para terminar mais tarde. Num telemóvel existe apenas um botão na parte inferior: ative a opção com o rótulo Publicar agora para publicar, ou deixe-a desativada para guardar um rascunho.

Utilize a opção Bloqueio total apenas para procedimentos críticos de segurança, como lasers, objetos cortantes ou emergências. Isto impede as pessoas de trabalhar até confirmarem.

Alterar uma nota

Abra a nota e selecione Editar. Para uma alteração real no procedimento, selecione Incrementar versão (alteração substancial) e explique o que mudou. É solicitada uma nova confirmação a todos, e as pessoas que confirmaram a versão anterior verão a indicação Desatualizado · assinou a v2. Não incremente a versão apenas por um erro tipográfico, caso contrário todos terão de confirmar novamente sem necessidade. O separador Histórico mantém todas as versões publicadas.

Confirmar uma nota que lhe pediram para ler

As notas pendentes mostram uma contagem em Notas na barra lateral e em Hoje. Selecione Confirmações pendentes para as consultar. Leia cada uma e selecione Confirmar leitura. Uma nota com bloqueio total solicita a sua assinatura, seja através de uma assinatura guardada, do seu nome digitado ou de uma assinatura desenhada.

Localizar e gerir notas

Pesquise em simultâneo por títulos, texto e etiquetas, e filtre por Categoria e visibilidade. Escolha o comando Afixar nas notas que utiliza todos os dias para que fiquem no topo. Numa nota, o botão Anular publicação retira-a de circulação, o botão Arquivar oculta-a mantendo-a para os seus registos, e a opção Iniciar sessão abre-a para rever o procedimento com um formando.

Notas ou políticas?

As notas descrevem a forma de executar o trabalho. As políticas são regras que as pessoas devem seguir no local de trabalho, como conduta, deveres de segurança, privacidade ou termos de emprego, acompanhadas de um registo assinado. Para essas situações, consulte Políticas.