As políticas são as regras com as quais a sua equipa concorda: código de conduta, saúde e segurança, privacidade, assiduidade, o manual do colaborador. Todos as leem e assinam, e cada assinatura é mantida associada à versão exata assinada. As políticas encontram-se em Operações → Políticas.
Antes de começar
- Quem o pode fazer: todos podem ler e assinar políticas. Redigir e publicá-las requer permissão para gerir políticas. Se apenas puder ler, aparece um olho ao lado de Políticas na barra lateral.
Assinar uma política
Abra-a
Quando uma política requer a sua assinatura, ela abre-se sobre a aplicação da próxima vez que iniciar sessão, e permanece até que a assine. Também pode aceder a Operações → Políticas, onde é apresentado Requer a sua assinatura.
Leia-a
Leia a política na totalidade. O resumo no topo indica do que se trata. Quando se abrir sobre a aplicação, deslize primeiro até ao fim: até fazê-lo, verá Leia até ao fim da política para confirmar que tomou conhecimento..
Confirme a leitura
Selecione Reconhecer. Escolha Escrever nome e digite o seu nome legal completo, ou Desenhar assinatura e assine, depois selecione Tomei conhecimento. Verá Reconheceu esta política em e a data.
Redigir uma política
Comece
Aceda a Operações → Políticas e selecione Nova política.
Escolha como começar
Escolha Começar a partir de modelo (preenchido com os detalhes da sua empresa), Criar rascunho com IA (quando o assistente de IA estiver ativo), Carregar um documento (PDF, .docx ou HTML), Colar HTML ou Começar em branco. Consulte Importar uma política a partir de um documento.
Preencha-a
Introduza o Título, uma Categoria e um Resumo de uma linha; muitas pessoas leem apenas o resumo com atenção, por isso faça com que valha a pena. Edite o texto.
Peça assinaturas
Ative Exigir confirmação. Os colaboradores verão a política quando iniciarem sessão até terem assinado.
Publique
Verifique o texto e selecione Publicar. Os colaboradores recebem um email a informar que existe uma nova política.
Alterar uma política
Abra-a e selecione Editar política. Para uma alteração àquilo com que as pessoas estão a concordar, selecione a caixa Alteração substancial: exigir que todos voltem a confirmar. As assinaturas anteriores permanecem registadas, mas todos têm de assinar a nova versão. Não utilize esta opção para um erro ortográfico. Para uma política carregada, Substituir troca o ficheiro; o antigo permanece no histórico.
Ver quem assinou
Cada política mostra quantas pessoas assinaram, como por exemplo 6 / 8. Para ver cada colaborador e o que lhe falta, selecione Conformidade. Consulte Acompanhar a conformidade de políticas.
Políticas ou notas?
As políticas são regras com as quais as pessoas concordam, com um registo assinado. As notas dizem respeito ao modo como realiza o trabalho, como um procedimento de tratamento. Para essas, consulte Notas: o manual de procedimentos da sua equipa.
Verificar se funcionou
A política apresenta Publicada, ou Confirmações pendentes enquanto as pessoas ainda precisarem de assinar, com o número de assinaturas concluídas.
Se algo correr mal
Alguém diz que não lhe foi pedido para assinar
Verifique se Exigir confirmação está ativado e se a política está publicada. O pedido surge na próxima vez que a pessoa iniciar sessão.
Todos têm de assinar novamente
A política foi guardada como uma alteração substancial. Isso é o esperado.