Κάντε την αλλαγή σταδιακά: διατηρήστε τα παλιά αρχεία, ελέγξτε την εισαγωγή και δοκιμάστε τον νέο σύνδεσμο κρατήσεων πριν τον μοιραστείτε. Ολοκληρώστε με ένα ημερολόγιο που χρησιμοποιεί όλη η ομάδα σας και ένα σαφές σχέδιο για οτιδήποτε δεν μεταφέρθηκε.
Πριν ξεκινήσετε
- Ποιος μπορεί να το κάνει: ο ιδιοκτήτης ή ένας διαχειριστής που μπορεί να διαχειρίζεται τις ρυθμίσεις.
- Διατηρήστε την πρόσβαση στο παλιό σύστημα μέχρι να ελέγξετε τα αρχεία που χρειάζεστε.
- Επιλέξτε μια ημερομηνία αλλαγής και ενημερώστε την ομάδα ποιο σύστημα θα χρησιμοποιεί μέχρι τότε. Δύο ημερολόγια που δέχονται κρατήσεις μπορούν να δημιουργήσουν συγκρούσεις.
- Κρατήστε ένα ανέγγιχτο αντίγραφο κάθε εξαγωγής. Κάντε διορθώσεις σε ένα ξεχωριστό αντίγραφο εργασίας.
Προετοιμάστε τα αρχεία
Λάβετε λεπτομερείς εξαγωγές με μία γραμμή ανά εγγραφή και το ευρύτερο εύρος ημερομηνιών που χρειάζεστε. Μια αναφορά συνόλων ή ένα PDF είναι χρήσιμο για σύγκριση, αλλά δεν είναι αρχείο εισαγωγής.
| Μετακίνηση από | Ξεκινήστε εδώ |
|---|---|
| Fresha | Ακολουθήστε τη λίστα αναφοράς προς αναφορά στην ενότητα Εισαγωγή των δεδομένων σας. Χρησιμοποιήστε την επιλογή Λεπτομέρειες αρχείου καταγραφής πωλήσεων για τις πωλήσεις. |
| Vagaro | Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να εξάγει τη λίστα πελατών ως Excel. Επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο, αντί για PDF. Δείτε τον οδηγό εξαγωγής πελατών της Vagaro. |
| Square | Εξάγετε τον κατάλογο πελατών από το μενού Εισαγωγή / Εξαγωγή του πίνακα ελέγχου. Ακολουθήστε την ενότητα Εξαγωγή δεδομένων πελατών στον οδηγό εξαγωγής της Square. |
| GlossGenius ή άλλο σύστημα | Λάβετε ένα υπολογιστικό φύλλο πελατών και τυχόν ξεχωριστά αρχεία ιστορικού ή υπολοίπων από τον πάροχό σας. Ελέγξτε τι περιέχει κάθε αρχείο πριν το ανεβάσετε. |
Το Owneli δέχεται αρχεία CSV, αρχεία διαχωρισμένα με tab και βιβλία εργασίας Excel, με έως και 15.000 γραμμές ανά αρχείο. Επιλέξτε Γενικό αρχείο CSV για έναν πάροχο χωρίς δική του επιλογή πηγής. Πρόκειται για εισαγωγή αρχείου. Δεν διατηρεί τα δύο συστήματα σε συγχρονισμό.
Ελέγξτε την αλλαγή
Προεπισκόπηση του πρώτου σας αρχείου
Ανοίξτε Ρυθμίσεις → Πρόγραμμα και δεδομένα → Εισαγωγή. Ανεβάστε το αρχείο και ελέγξτε την αντιστοίχιση των στηλών με τις τιμές δείγματος. Χρησιμοποιήστε τον οδηγό εισαγωγής για τους ακριβείς ελέγχους και τις υποστηριζόμενες εγγραφές.
Συγκρίνετε τη δοκιμαστική εκτέλεση
Επιλέξτε Συνέχεια σε δοκιμαστική εκτέλεση. Ελέγξτε τις επιλογές Δημιουργία, Συσχέτιση με υπάρχοντα, Παράλειψη και Σφάλματα, συμπεριλαμβανομένων των γραμμών πίσω από τυχόν προειδοποιήσεις. Ελέγξτε ξεχωριστά τη συγκατάθεση για email και SMS. Η ύπαρξη διεύθυνσης επικοινωνίας δεν αποτελεί opt-in.
Εισαγωγή των ελεγμένων εγγραφών
Επιλέξτε Εκτέλεση εισαγωγής όταν η προεπισκόπηση ταιριάζει με αυτό που σκοπεύετε. Κρατήστε την αναφορά αποτελεσμάτων με το αρχείο προέλευσης. Δημιουργήστε πακέτα και σχέδια συνδρομών πριν εισαγάγετε υπόλοιπα που πρέπει να ταιριάζουν με αυτά τα σχέδια.
Ελέγξτε μεμονωμένα παραδείγματα
Ανοίξτε αρκετούς εισαγόμενους πελάτες και τα επερχόμενα ραντεβού τους. Συγκρίνετε ονόματα, στοιχεία επικοινωνίας, υπηρεσίες, προσωπικό, τοποθεσία και ώρες έναρξης με το παλιό σύστημα. Ελέγξτε ξεχωριστά ένα υπόλοιπο δωροκάρτας ή πακέτου από τα σύνολα πωλήσεων.
Δοκιμάστε τον νέο σύνδεσμο κρατήσεων
Ακολουθήστε την ενότητα Δοκιμάστε τον σύνδεσμο κρατήσεων στο τηλέφωνο. Ζητήστε από το άτομο που καλύπτει τη ρεσεψιόν να ελέγξει πού εμφανίζεται η επίσκεψη, καθώς και τι βλέπει ο πελάτης.
Μετακινήστε τους δημόσιους συνδέσμους
Την συμφωνημένη ώρα αλλαγής, ενημερώστε τους συνδέσμους κρατήσεων στον ιστότοπό σας, στα προφίλ κοινωνικών μέσων και σε τυχόν εκτυπωμένους κωδικούς QR. Σταματήστε τις νέες κρατήσεις μέσω του παλιού συστήματος. Συμφιλιώστε τυχόν ραντεβού που άλλαξαν μεταξύ της εξαγωγής και της αλλαγής πριν ανοίξετε την ημέρα.
Σχεδιάστε για αρχεία που χρειάζονται ξεχωριστό χειρισμό
| Εγγραφή | Τι να ελέγξετε πριν την αλλαγή |
|---|---|
| Έντυπα, συγκαταθέσεις, φωτογραφίες και αρχεία | Αυτά δεν μεταφέρονται μέσω αυτού του εισαγωγέα. Κρατήστε τα πρωτότυπα και αποφασίστε πώς η ομάδα σας θα έχει πρόσβαση σε αυτά. |
| Αποθηκευμένες κάρτες | Τα στοιχεία της κάρτας δεν μετακινούνται σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Κανονίστε ξανά τα στοιχεία πληρωμής μέσω της ροής πληρωμής. |
| Συνδρομές | Οι εισαγόμενες συνδρομές είναι μόνο αρχεία: η αυτόματη ανανέωση είναι απενεργοποιημένη, δεν υπάρχει επόμενη ημερομηνία ανανέωσης και δεν χορηγούνται εξαργυρώσιμες πιστώσεις. Ελέγξτε ξεχωριστά την τιμολόγηση. |
| Δωροκάρτες και πακέτα | Ελέγξτε την υπολειπόμενη αξία ή τις συνεδρίες και τις ημερομηνίες λήξης. Αυτά είναι υπόλοιπα που οφείλονται στους πελάτες, όχι νέες πωλήσεις. |
| Προσωπικό και υπηρεσίες | Ελέγξτε τις ώρες εργασίας, τις τοποθεσίες, τις υπηρεσίες, τις τιμές και τις διάρκειες. Οι εισαγόμενες εγγραφές από μόνες τους δεν καθιστούν κάθε άτομο διαθέσιμο για κράτηση. |
Ελέγξτε ότι λειτούργησε
Τα επόμενα ραντεβού σας ταιριάζουν με το παλιό ημερολόγιο, τα ελεγμένα υπόλοιπα ταιριάζουν με τα αρχεία προέλευσης και η ομάδα σας μπορεί να βρει τα αρχεία που χρειάζεται. Οι δημόσιοι σύνδεσμοί σας οδηγούν στη σωστή τοποθεσία του Owneli. Κρατήστε τα αρχεία σύγκρισης μέχρι να ολοκληρωθεί η αναθεώρησή σας.
Αν κάτι πάει στραβά
Ο αριθμός των εισαγόμενων είναι μικρότερος από το υπολογιστικό φύλλο
Διαβάστε την αναφορά αποτελεσμάτων πριν προσπαθήσετε ξανά. Η αντιστοίχιση υπαρχόντων αρχείων, οι παραλειφθείσες γραμμές και αρκετές γραμμές υπηρεσιών που γίνονται ένα ραντεβού μπορούν να αλλάξουν τον αριθμό. Διερευνήστε οποιαδήποτε διαφορά δεν μπορείτε να εξηγήσετε.
Μια νεότερη εξαγωγή δεν ενημέρωσε ένα υπάρχον ραντεβού
Οι εισαγωγές αντιστοιχούν σε υπάρχουσες εγγραφές αντί να αντικαθιστούν αλλαγές που έχουν ήδη γίνει στο Owneli. Ελέγξτε τις αλλαγές που έγιναν κατά την αλλαγή και διορθώστε τις επηρεαζόμενες εγγραφές σκόπιμα.
Πρέπει να αναιρέσω την εισαγωγή
Η επιλογή Επαναφορά εισαγωγής διαγράφει τις εγγραφές που δημιούργησε η εισαγωγή. Αφήνει ανέπαφες τις αντιστοιχισμένες εγγραφές. Μπορεί να αποκλειστεί όταν οι εισαγόμενες εγγραφές χρησιμοποιούνται ήδη. Διαβάστε την ενότητα Αναίρεση εισαγωγής πριν επιβεβαιώσετε, επειδή η επαναφορά δεν μπορεί να αναιρεθεί.