Κατεβάστε τα αρχεία που χρειάζεστε και ανοίξτε τα για να τα ελέγξετε. Ξεκινήστε επιλέγοντας τη σωστή εξαγωγή: μια λίστα επαφών πελατών, μια επιχειρηματική αναφορά και τα δεδομένα ενός μεμονωμένου πελάτη εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς.
Επιλέξτε το σωστό αρχείο
| Χρειάζεστε | Χρησιμοποιήστε | Τι να περιμένετε |
|---|---|---|
| Ένα υπολογιστικό φύλλο επαφών | Πελάτες → Εξαγωγή | Ονόματα, διευθύνσεις email, αριθμοί τηλεφώνου, ημερομηνίες γέννησης, ετικέτες, σημειώσεις και ημερομηνίες δημιουργίας, ανάλογα με τα δικαιώματά σας. |
| Δεδομένα ραντεβού, πωλήσεων ή άλλων αναφορών | Το μενού Επιλογές της αναφοράς | CSV, Excel ή PDF για τις ημερομηνίες, την τοποθεσία και τα φίλτρα της αναφοράς. |
| Ένα αντίγραφο των πληροφοριών ενός πελάτη | Ενέργειες → Αιτήματα δεδομένων του προφίλ τους | Μια ευανάγνωστη σύνοψη ή ένα αρχείο δεδομένων JSON. Οι φωτογραφίες και τα έγγραφα παρατίθενται. Τα αρχικά αρχεία δεν είναι ενσωματωμένα. |
Αυτές οι εξαγωγές είναι ξεχωριστές. Ένα υπολογιστικό φύλλο επαφών δεν περιλαμβάνει το ιστορικό ραντεβού του πελάτη, τις συμπληρωμένες φόρμες, τις φωτογραφίες ή τις αποδείξεις.
Πριν ξεκινήσετε
- Ποιος μπορεί να το κάνει: Η εξαγωγή της λίστας πελατών απαιτεί άδεια διαχείρισης πελατών. Τα μεμονωμένα αιτήματα δεδομένων είναι για ιδιοκτήτες και διαχειριστές. Οι αναφορές ακολουθούν την πρόσβασή σας στην αναφορά.
- Ελέγξτε την τοποθεσία που θέλετε να εξαγάγετε. Επιλέξτε συγκεκριμένους πελάτες εάν χρειάζεστε μόνο αυτά τα αρχεία.
- Επιλέξτε μια ιδιωτική τοποθεσία αποθήκευσης στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση τα κατάλληλα άτομα στην επιχείρησή σας.
Λήψη και έλεγχος της λίστας πελατών
Ανοίξτε τους Πελάτες
Μεταβείτε στους Πελάτες και επιλέξτε την τοποθεσία που χρειάζεστε. Επιλέξτε μεμονωμένες γραμμές εάν θέλετε μια μικρότερη εξαγωγή.
Εξαγωγή της λίστας
Επιλέξτε Εξαγωγή, που εμφανίζεται ως εικονίδιο λήψης σε τηλέφωνο. Το CSV κατεβαίνει με τους επιλεγμένους πελάτες ή τους πελάτες στην επιλεγμένη τοποθεσία όταν δεν έχουν επιλεγεί γραμμές. Χωρίς επιλογή τοποθεσίας ή γραμμής, εξάγει τον κατάλογο.
Ανοίξτε το αρχείο
Ανοίξτε το CSV στην εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων σας. Ελέγξτε τις επικεφαλίδες των στηλών, τον αριθμό των γραμμών και μερικούς γνωστούς πελάτες. Ένα πεδίο επαφής που λείπει μπορεί να αντικατοπτρίζει τα δικαιώματά σας. Δεν σημαίνει απαραίτητα ότι η εγγραφή είναι κενή.
Ονομάστε το αντίγραφο
Δώστε στο αποθηκευμένο αντίγραφο ένα όνομα που προσδιορίζει την ημερομηνία και την τοποθεσία του. Διατηρήστε την αρχική λήψη αμετάβλητη εάν σκοπεύετε να επεξεργαστείτε ένα αντίγραφο εργασίας για άλλο σύστημα.
Τα φίλτρα αναζήτησης και ετικετών δεν περιορίζουν αυτήν την εξαγωγή από μόνα τους. Επιλέξτε τις γραμμές που σκοπεύετε να κατεβάσετε και ελέγξτε το αρχείο που προκύπτει.
Ολοκληρώστε το σύνολο των αρχείων σας
Για ιστορικό ραντεβού ή οικονομικό ιστορικό, ανοίξτε την σχετική αναφορά και ορίστε τις ημερομηνίες και την τοποθεσία της πριν την εξαγωγή. Ακολουθήστε την ενότητα Εξαγωγή αναφοράς για να επιλέξετε CSV, Excel ή PDF. Διατηρήστε τις αναφορές για διαφορετικές περιόδους σαφώς επισημασμένες, ώστε να μην μετρήσετε την ίδια δραστηριότητα δύο φορές.
Για αίτημα μεμονωμένου πελάτη, ακολουθήστε την ενότητα Δώστε σε έναν πελάτη ένα αντίγραφο των δεδομένων του. Ελέγξτε τη σύνοψη ή το αρχείο δεδομένων και οργανώστε τυχόν απαιτούμενες πρωτότυπες φωτογραφίες ή έγγραφα ξεχωριστά. Μην αντιμετωπίζετε το CSV επαφών ως πλήρες αρχείο πελάτη.
Ελέγξτε ότι λειτούργησε
Τα αρχεία ανοίγουν, οι επιλεγμένες τοποθεσίες και περίοδοι είναι σωστές και οι μετρήσεις γραμμών ταιριάζουν με το εύρος που περιμένατε. Εάν ετοιμάζεστε να μεταφέρετε συστήματα, συγκρίνετε μερικά πλήρη ιστορικά πελατών πριν αποφασίσετε ότι το αντίγραφό σας είναι επαρκές.
Εάν κάτι πάει στραβά
Λείπουν ορισμένοι πελάτες ή πεδία
Ελέγξτε τις επιλεγμένες γραμμές, την τοποθεσία και την πρόσβαση πεδίων του ρόλου σας. Η εξαγωγή καταλόγου έχει όριο 50.000 πελάτες ανά αρχείο. Για έναν μεγαλύτερο κατάλογο, χρησιμοποιήστε μικρότερες εξαγωγές τοποθεσίας ή επιλεγμένων πελατών και επαληθεύστε τον συνδυασμένο αριθμό.
Χρειάζομαι κάθε έγγραφο καθώς και το υπολογιστικό φύλλο
Μια εξαγωγή λίστας πελατών είναι ένα αρχείο επαφών. Μια εξαγωγή μεμονωμένων δεδομένων παραθέτει φωτογραφίες και αρχεία χωρίς να συσκευάζει τα πρωτότυπα. Προσδιορίστε τα έγγραφα που χρειάζεστε και οργανώστε αυτά τα αντίγραφα πριν κλείσετε την πρόσβαση στα αρχεία σας.
Η εξαγωγή απορρίπτεται
Ζητήστε από έναν ιδιοκτήτη ή διαχειριστή να ελέγξει τα δικαιώματά σας. Επαναλαμβανόμενα αιτήματα εξαγωγής μπορούν επίσης να φτάσουν σε ένα προσωρινό όριο. Περιμένετε πριν προσπαθήσετε ξανά. Μην υποθέτετε ότι μια αποτυχημένη λήψη παρήγαγε ένα χρησιμοποιήσιμο αρχείο.