Μεταφέρετε τους πελάτες, τις υπηρεσίες, τα προϊόντα, την ομάδα, τις συνδρομές, τα πακέτα, τις δωροκάρτες, τα υπόλοιπα επιβράβευσης, τα ραντεβού και τις πωλήσεις σας από το Fresha ή άλλο σύστημα, μεταβαίνοντας στις Ρυθμίσεις → Πρόγραμμα και δεδομένα → Εισαγωγή. Τίποτα δεν καταγράφεται μέχρι να δείτε ακριβώς τι θα συμβεί: κάθε στήλη εμφανίζεται δίπλα στα δικά σας δεδομένα, μια δοκιμαστική εκτέλεση δείχνει τι θα δημιουργηθεί ή θα αντιστοιχιστεί, και ολόκληρη η εισαγωγή μπορεί να αναιρεθεί αργότερα.
Πριν ξεκινήσετε
- Ποιος μπορεί να το κάνει: διαχειριστές και ιδιοκτήτες.
- Εξάγετε πρώτα τα αρχεία σας από το παλιό σύστημα. Δείτε παρακάτω.
- Δημιουργήστε πρώτα τα πακέτα και τα προγράμματα συνδρομών σας στην ενότητα Λιανική, ώστε τα πωληθέντα πακέτα και οι συνδρομές να έχουν ένα πρόγραμμα για αντιστοίχιση με βάση το όνομα.
Εξαγωγή των αρχείων σας
Από το Fresha
- Πελάτες → Επιλογές → Εξαγωγή σε CSV
- Ομάδα → Επιλογές → Εξαγωγή σε CSV
- Όλα τα άλλα μέσω Αναφορές: Λίστα πελατών (περιλαμβάνει πόντους επιβράβευσης), Λίστα υπηρεσιών, Λίστα προϊόντων, Λίστα συνδρομών, Λίστα πακέτων, Λίστα δωροκαρτών, Λεπτομέρειες λίστας αναμονής, Σύνοψη κίνησης αποθέματος, Λίστα ραντεβού, Λεπτομέρειες αρχείου καταγραφής πωλήσεων
Για τις πωλήσεις, εξάγετε τις Λεπτομέρειες αρχείου καταγραφής πωλήσεων. Η απλή Λίστα πωλήσεων έχει μία γραμμή ανά πώληση χωρίς τα πωληθέντα είδη, οπότε ο εισαγωγέας την απορρίπτει και σας ενημερώνει ποια αναφορά να χρησιμοποιήσετε.
Από οτιδήποτε άλλο
Ανεβάστε ένα αρχείο CSV, διαχωρισμένο με tab (.tsv ή .txt) ή Excel (.xlsx) με μια γραμμή κεφαλίδας και μία γραμμή ανά εγγραφή. Αναγνωρίζονται εξαγωγές από Square, Vagaro, Boulevard, Mindbody, Acuity, Pabau, GlossGenius, Booksy, Timely, Jane, HoneyBook, Dubsado, Studio Ninja και τα περισσότερα άλλα εργαλεία κρατήσεων. Μια αναφορά με τίτλο πάνω από τα ονόματα των στηλών είναι αποδεκτή, και κάθε φύλλο ενός βιβλίου εργασίας γίνεται το δικό του αρχείο. Έως 15.000 γραμμές ανά αρχείο.
Στήλες χωρίς αντίστοιχο πεδίο στο Owneli, όπως η τοποθέτηση ενός τατουάζ, ένας σύνδεσμος γκαλερί ή η κατάσταση ενός συμβολαίου, μπορούν να διατηρηθούν στις σημειώσεις κάθε εγγραφής με την επιλογή Διατήρηση αυτών στις σημειώσεις αντί να παραλειφθούν.
Τι δεν θα μεταφερθεί
Τρία πράγματα, και αξίζει να γνωρίζετε γιατί πριν ξεκινήσετε:
- Αποθηκευμένες κάρτες. Για λόγους PCI, τα στοιχεία της κάρτας μετακινούνται από επεξεργαστή σε επεξεργαστή, ποτέ μέσω αρχείου. Τα συλλέγετε ξανά.
- Έντυπα, συναινέσεις και φωτογραφίες. Αυτά δεν αποτελούν μέρος μιας τυπικής εξαγωγής από καμία από αυτές τις πλατφόρμες.
- Χρέωση συνδρομής ενδιάμεσου κύκλου. Ποτέ δεν συνεχίζεται αυτόματα. Δείτε την προειδοποίηση παρακάτω.
Εισαγωγή των αρχείων σας
Πηγή
Στην ενότητα Από πού προέρχονται αυτά τα δεδομένα;, επιλέξτε Fresha, Zenoti, Mangomint ή Generic CSV, ώστε το Owneli να αναγνωρίσει τη διάταξη του αρχείου. Στη συνέχεια, σύρετε και αποθέστε τα αρχεία σας.
Κάθε αρχείο αναλύεται και επισημαίνεται με το τι φαίνεται να είναι. Εάν ένα αρχείο δεν μπορεί να διαβαστεί ως λίστα εγγραφών, επισημαίνεται ως τέτοιο και παραλείπεται. Τα άλλα αρχεία σας δεν επηρεάζονται. Οτιδήποτε για το οποίο ο εισαγωγέας δεν είναι σίγουρος, θα το ρυθμίσετε χειροκίνητα στο επόμενο βήμα.
Αντιστοίχιση στηλών
Κάθε στήλη σε κάθε αρχείο παρατίθεται, δίπλα στις δικές σας τιμές δείγματος, με το πεδίο στο οποίο θα εισαχθεί. Μια στήλη χωρίς προορισμό είναι αυτή που επιλέξατε να παραλείψετε. Τίποτα δεν παραλείπεται σιωπηλά.
Τρία είδη στηλών:
- αντιστοιχίστηκαν: έχουν προορισμό. Αναγνωρίζονται αυτόματα, προτείνονται από την τεχνητή νοημοσύνη ή ορίζονται από εσάς.
- Απαιτείται απόφαση: δεν αναγνωρίστηκαν. Κατευθύνετέ τις σε ένα πεδίο για να τις διατηρήσετε, ή αναγνωρίστε ρητά την απώλεια και συνεχίστε.
- δεν εισάγονται βάσει σχεδιασμού: αναγνωρίζονται και παραλείπονται σκόπιμα, με τον λόγο να εμφανίζεται. Οι στήλες φόρων και προμηθειών ανήκουν σε αυτή την κατηγορία: υπολογίζονται από τους δικούς σας μηχανισμούς του Owneli από τη διαμόρφωσή σας, και η εισαγωγή αριθμών άλλου συστήματος θα έθετε σε σύγκρουση δύο πηγές αλήθειας.
Επιβεβαιώνετε την αντιστοίχιση κάθε αρχείου πριν μπορέσετε να προχωρήσετε.
Δοκιμαστική εκτέλεση
Τίποτα δεν έχει γραφτεί ακόμα. Οι αριθμοί σε αυτή την οθόνη είναι ακριβώς αυτό που θα κάνει η εισαγωγή:
| Στήλη | Σημασία |
|---|---|
| Δημιουργία | Νέες εγγραφές που θα προστεθούν |
| Συσχέτιση με υπάρχοντα | Γραμμές που αντιστοιχούν σε εγγραφές που έχετε ήδη. Συνδέονται, δεν διπλασιάζονται. |
| Παράλειψη | Γραμμές που δεν θα εισαχθούν |
| Σφάλματα | Γραμμές που απέτυχαν την επικύρωση |
Τα προβλήματα επικύρωσης παρατίθενται με αριθμούς γραμμών που αντιστοιχούν στο υπολογιστικό σας φύλλο, όπου η γραμμή 1 είναι η κεφαλίδα, και μπορούν να ληφθούν ως CSV ώστε να διορθώσετε το αρχείο πηγής.
Εάν κάτι εμποδίζει την εισαγωγή, η οθόνη το αναφέρει ξεκάθαρα και τίποτα δεν μπορεί να γραφτεί μέχρι να το επιλύσετε.
Συναίνεση. Η συναίνεση μάρκετινγκ ακολουθεί το αρχείο σας. Ένας νέος πελάτης επιλέγεται για email ή SMS μόνο όταν η στήλη συναίνεσης του αρχείου για αυτό το κανάλι λέει ναι (για παράδειγμα, το Αποδέχεται Μάρκετινγκ και Αποδέχεται SMS Μάρκετινγκ του Fresha). Η ημερομηνία συναίνεσης προέρχεται από το αρχείο όταν υπάρχει, διαφορετικά είναι η ώρα της εισαγωγής, και ο πελάτης διατηρεί μια σημείωση από πού προήλθε η συναίνεση. Ένα όχι, ένα κενό, ή ένα αρχείο χωρίς στήλη συναίνεσης αφήνει τον πελάτη εκτός επιλογής, και οι πελάτες που έχετε ήδη διατηρούν τη συναίνεση που έχουν. Ο έλεγχος δείχνει πόσοι νέοι πελάτες θα επιλεγούν και γιατί. Πριν συνεχίσετε, επιβεβαιώστε ότι έχετε νόμιμη βάση για να διατηρείτε και να επικοινωνείτε με αυτούς τους πελάτες.
Εισαγωγή
Τα αρχεία γράφονται με σειρά εξάρτησης, όχι με τη σειρά που τα ανεβάσατε: ό,τι δείχνουν άλλες γραμμές δημιουργείται πρώτα. Υπηρεσίες πριν από τις συνδρομές και τα ραντεβού που τις ονομάζουν. Οι πωλήσεις τελευταίες, επειδή μια γραμμή πώλησης μπορεί να αναφέρεται σε οτιδήποτε.
Επιλέξτε Συνέχεια σε δοκιμαστική εκτέλεση για έλεγχο, και μετά Εκτέλεση εισαγωγής. Η εισαγωγή εκτελείται στο παρασκήνιο, οπότε μπορείτε να φύγετε από τη σελίδα και να επιστρέψετε.
Ελέγξτε αν λειτούργησε
Λαμβάνετε μια ανάλυση ανά οντότητα για δημιουργημένα, αντιστοιχισμένα, παραλειφθέντα και σφάλματα, καθώς και μια αναφορά με δυνατότητα λήψης.
Εισαγωγή σε στάδια
Δεν χρειάζεται να εισάγετε τα πάντα ταυτόχρονα. Εισάγετε τις υπηρεσίες σας σήμερα και τους πελάτες σας την επόμενη εβδομάδα, και ένα μεταγενέστερο αρχείο συνδέεται με ό,τι εισήχθη από μια προηγούμενη εισαγωγή:
- Τα ραντεβού βρίσκουν τον πελάτη τους με βάση το αναγνωριστικό πελάτη του παλιού συστήματος, μετά το email, μετά το τηλέφωνο, μετά το όνομα. Ένα όνομα "Επώνυμο, Όνομα" διαβάζεται και με τους δύο τρόπους. Ένας πελάτης που αντιστοιχεί μόνο με το όνομα αλλά έχει διαφορετικό email δεν συνδέεται ποτέ. Αντίθετα, η γραμμή αναφέρεται.
- Οι υπηρεσίες αντιστοιχίζονται με βάση το όνομα, και τα μέλη της ομάδας με βάση το όνομα ή με ένα όνομα που έχει μόνο ένα άτομο εδώ. Εάν μόνο ένα άτομο εδώ δέχεται κρατήσεις, μια εξαγωγή χωρίς στήλη προσωπικού καταχωρείται σε αυτό.
- Η εισαγωγή του ίδιου αρχείου ξανά, ή μιας νεότερης εξαγωγής του, δεν δημιουργεί ποτέ διπλότυπα. Οι εγγραφές που υπάρχουν ήδη αντιστοιχίζονται και διατηρούνται ακριβώς όπως είναι: μια εισαγωγή δεν αντικαθιστά ποτέ αλλαγές που έχετε κάνει από τότε, και οι γραμμές που λείπουν από το νεότερο αρχείο δεν διαγράφονται ποτέ.
Αναίρεση μιας εισαγωγής
Η επιλογή Επαναφορά εισαγωγής διαγράφει μόνο τις γραμμές που δημιούργησε αυτή η εισαγωγή. Οι γραμμές που αντιστοιχούσαν σε υπάρχουσες εγγραφές παραμένουν ανέπαφες.
Πόντοι επιβράβευσης, δωροκάρτες και πακέτα
Αυτά είναι όσα οφείλει η επιχείρηση στους πελάτες της, οπότε μεταφέρονται ως υπόλοιπα, ποτέ ως πωλήσεις.
- Πόντοι επιβράβευσης. Όταν ένα αρχείο περιέχει υπόλοιπα πόντων, το βήμα αντιστοίχισης ρωτά μία φορά πόσο άξιζε ένας πόντος στο παλιό σύστημα. Κάθε πελάτης λαμβάνει ένα αρχικό υπόλοιπο που αξίζει τα ίδια χρήματα με τη δική σας αξία πόντου, με την ετικέτα Εισήχθη από υπόλοιπο Fresha. Λήγει σύμφωνα με τον δικό σας κανόνα λήξης, υπολογιζόμενο από την ημέρα της εισαγωγής. Το επίπεδο του παλιού συστήματος δεν αντιγράφεται: τα επίπεδα υπολογίζονται ξανά από τα δικά σας όρια. Η επανεισαγωγή του αρχείου δεν προσθέτει ποτέ δεύτερο υπόλοιπο.
- Ένα δεύτερο αρχείο πελατών. Η Λίστα πελατών προσθέτει το υπόλοιπο πόντων, μια ειδοποίηση προσωπικού και σημειώσεις σε πελάτες που έχετε ήδη. Δεν αντικαθιστά ποτέ μια ειδοποίηση προσωπικού που έχει ήδη οριστεί, και η επαναφορά ανακαλεί ακριβώς ό,τι πρόσθεσε.
- Δωροκάρτες. Κάθε κάρτα διατηρεί τον κωδικό της, το υπόλοιπο, τις ημερομηνίες έκδοσης και λήξης, τον αγοραστή και τον παραλήπτη. Το ιστορικό της δείχνει μία καταχώριση Εισαγόμενο υπόλοιπο για ό,τι οφείλεται ακόμα. Ένας κωδικός που έχει ήδη χρησιμοποιηθεί εδώ απορρίπτεται.
- Πακέτα. Κάθε πωληθέν πακέτο αντιστοιχίζεται με ένα πακέτο του ίδιου ονόματος στην ενότητα Λιανική → Πακέτα, οπότε δημιουργήστε τα πρώτα. Μια γραμμή που ονομάζει ένα πακέτο που δεν υπάρχει εδώ αναφέρεται και δεν εισάγεται. Οι υπόλοιπες συνεδρίες και η ημερομηνία λήξης μεταφέρονται.
Ιστορικό πωλήσεων
- Μια γραμμή συνδρομής συνδέεται με το αντίστοιχο πρόγραμμα συνδρομής όταν υπάρχει. Διαφορετικά, διατηρείται ως απλή γραμμή και αναφέρεται.
- Οι πωλήσεις χωρίς ραντεβού (walk-in sales) και οι πωλήσεις των οποίων ο πελάτης δεν μπορεί να βρεθεί ή των οποίων το όνομα ταιριάζει σε περισσότερους από έναν πελάτες, διατηρούνται χωρίς πελάτη και παρατίθενται για έλεγχο, ώστε τα σύνολα των πωλήσεών σας να παραμένουν πλήρη.
- Τα ραντεβού χωρίς πελάτη (walk-in appointments) παρατίθενται και δεν εισάγονται, επειδή κάθε ραντεβού εδώ ανήκει σε έναν πελάτη. Οι πωλήσεις τους εξακολουθούν να μεταφέρονται.
- Οι εισαγόμενες αποδείξεις αναφέρουν Εισήχθη από Fresha και δεν μπορούν να επιστραφούν εδώ, επειδή τα χρήματα εισπράχθηκαν στο παλιό σύστημα.
- Οι χρεώσεις που επέβαλε το παλιό σύστημα σε μια επίσκεψη, όπως μια χρέωση μη εμφάνισης, σημειώνονται στο ραντεβού αντί να προστεθούν σε αυτό, επειδή η χρέωση περιλαμβάνεται ήδη στις πωλήσεις.
Οι συνδρομές εισάγονται μόνο ως εγγραφές
Προτεινόμενη σειρά
Αν και ο εισαγωγέας χειρίζεται τις εξαρτήσεις από μόνος του, η εισαγωγή σε στάδια διευκολύνει την απομόνωση των προβλημάτων:
Πελάτες
Το μεγαλύτερο αρχείο και αυτό στο οποίο αναφέρονται όλα τα άλλα. Ελέγξτε προσεκτικά τη διάσπαση μεταξύ αντιστοιχισμένων και δημιουργημένων.
Υπηρεσίες και προϊόντα
Ο κατάλογός σας. Ελέγξτε τις τιμές και τις διάρκειες μετά την εισαγωγή.
Ομάδα
Στη συνέχεια, ορίστε τις ώρες εργασίας τους. Τα εισαγόμενα μέλη της ομάδας δεν εμφανίζονται στο ημερολόγιο μέχρι να έχουν ώρες.
Συνδρομές, πακέτα, δωροκάρτες, λίστα αναμονής και απόθεμα
Μόνο εγγραφές για συνδρομές. Δείτε την παραπάνω προειδοποίηση. Δημιουργήστε τα πακέτα σας πριν εισάγετε τα πωληθέντα πακέτα.
Ραντεβού και πωλήσεις
Το ιστορικό τελευταίο. Αυτά αναφέρονται σε όλα τα άλλα, οπότε εισάγετέ τα μόλις τα υπόλοιπα διευθετηθούν.
Μετά την εισαγωγή
- Ορίστε τις ώρες εργασίας για τα εισαγόμενα μέλη της ομάδας στην ενότητα Ομάδα → Προγραμματισμός.
- Ελέγξτε τις εισαγόμενες τιμές και διάρκειες στην ενότητα Λειτουργίες → Υπηρεσίες.
- Αναζητήστε διπλούς πελάτες και συγχωνεύστε τους. Δείτε Προσθήκη, εύρεση και συγχώνευση πελατών.
- Συλλέξτε ξανά τα στοιχεία της κάρτας για όποιον έχει συνδρομή.
Εάν κάτι πάει στραβά
Ο εισαγωγέας απέρριψε ένα αρχείο
Πιθανότατα πρόκειται για αναφορά σύνοψης. Εξάγετε την έκδοση λεπτομερειών με το εύρος ημερομηνιών ορισμένο σε Όλες οι εποχές. Για τις πωλήσεις Fresha, χρησιμοποιήστε τις Λεπτομέρειες αρχείου καταγραφής πωλήσεων.
Τα ραντεβού ή οι πωλήσεις δεν συνδέθηκαν με πελάτη
Παρατίθενται στο αποτέλεσμα για έλεγχο. Τα ραντεβού αντιστοιχίζονται με πελάτες με βάση το αναγνωριστικό πελάτη του παλιού συστήματος, μετά το email, το τηλέφωνο και το όνομα. Εισάγετε ή διορθώστε τον πελάτη, και μετά εισάγετε ξανά το αρχείο: τίποτα που έχει ήδη εισαχθεί δεν διπλασιάζεται.
Θέλω να ξεκινήσω από την αρχή
Επιλέξτε Επαναφορά εισαγωγής στην εισαγωγή. Δείτε την ενότητα Αναίρεση μιας εισαγωγής παραπάνω.