Το αρχείο καταγραφής περιστατικών είναι ένα ιδιωτικό αρχείο HR στον πίνακα κάθε μέλους της ομάδας: τι συνέβη, πόσο σοβαρό ήταν και τι κάνατε γι' αυτό. Μόνο οι διαχειριστές και οι ιδιοκτήτες μπορούν να το δουν, και το άτομο στο οποίο αναφέρεται δεν το βλέπει ποτέ.
Για κάτι που αφορά έναν πελάτη, έναν επισκέπτη ή τις εγκαταστάσεις, χρησιμοποιήστε το Καταγραφή και παρακολούθηση περιστατικών χώρου αντ' αυτού.
Πριν ξεκινήσετε
- Ποιος μπορεί να το κάνει: διαχειριστές και ιδιοκτήτες.
- Εμείνετε στα γεγονότα. Γράψτε το όπως θα θέλατε να διαβαστεί σε μια διαφωνία: τι ειπώθηκε ή έγινε, πότε, και τίποτα που έχετε υποθέσει.
Καταγραφή περιστατικού
Ανοίξτε τα περιστατικά τους
Μεταβείτε στην Ομάδα, επιλέξτε το άτομο και ανοίξτε τα Περιστατικά.
Έναρξη
Επιλέξτε Καταγραφή περιστατικού.
Επιλέξτε τον τύπο
Επιλέξτε την Κατηγορία (Παρουσία, Συμπεριφορά, Απόδοση, Ασφάλεια, Παράπονο πελάτη, Πολιτική ή Άλλο) και τη Σοβαρότητα (Μικρής σημασίας, Σοβαρό ή Πολύ σοβαρό).
Πείτε πότε και τι
Ορίστε το πεδίο Πότε συνέβη· αναδρομολογήστε το στην πραγματική ημέρα, αλλά όχι στο μέλλον. Περιγράψτε Τι συνέβη. Εάν διαβάζεται ως γνώμη, θα σας ζητηθεί να περιγράψετε τη συμπεριφορά αντ' αυτού. Προσθέστε την Ενέργεια που έγινε (προαιρετικά).
Σημειώστε την προστατευόμενη άδεια
Επιλέξτε το πλαίσιο Προστατευόμενη / δικαιολογημένη άδεια για απουσίες που δεν πρέπει να προσμετρώνται εις βάρος κάποιου, όπως τεκμηριωμένη ιατρική άδεια ή εγκεκριμένη άδεια.
Αποθήκευση
Επιλέξτε Καταγραφή περιστατικού. Θα δείτε το μήνυμα Το περιστατικό καταγράφηκε, και θα εμφανίζεται στη λίστα με το πεδίο Καταγράφηκε από το όνομά σας και την ημερομηνία.
Εντοπισμός μοτίβου
Στο πεδίο Κανόνας μοτίβου (σε όλη την επιχείρηση), ορίστε τα πεδία Επισήμανση μετά από (περιστατικά) και Εντός (ημέρες), και επιλέξτε Αποθήκευση. Όταν κάποιος φτάσει αυτόν τον αριθμό περιστατικών μιας κατηγορίας εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου, το αρχείο καταγραφής του το αναφέρει, για παράδειγμα "3 περιστατικά παρουσίας τις τελευταίες 90 ημέρες". Η προστατευόμενη άδεια δεν προσμετράται ποτέ.
Εξαγωγή του αρχείου καταγραφής
Επιλέξτε Εξαγωγή CSV για να κατεβάσετε το πλήρες αρχείο του ατόμου.
Ελέγξτε αν λειτούργησε
Το περιστατικό βρίσκεται στην κορυφή της λίστας Περιστατικά με την κατηγορία, τη σοβαρότητα και την ημερομηνία του.
Εάν κάτι πάει στραβά
"Η ημερομηνία του περιστατικού δεν μπορεί να είναι στο μέλλον"
Αλλάξτε το πεδίο Πότε συνέβη στην τρέχουσα ή σε προηγούμενη ημερομηνία.
Μπορεί ο εργαζόμενος να δει το αρχείο καταγραφής του;
Όχι. Το αν και πώς το μοιράζεστε αποτελεί μέρος της διαδικασίας HR σας.
Πρέπει να καταγράφεται κάθε παράπονο;
Καταγράψτε ό,τι θα θέλατε να έχετε ένα χρονολογημένο αρχείο: ένα μοτίβο καθυστερήσεων, ένα παράπονο πελάτη, ένα ζήτημα ασφάλειας. Μια εφάπαξ συζήτηση καθοδήγησης συνήθως δεν χρειάζεται καταγραφή. Ένα καλά τηρούμενο αρχείο υποστηρίζει επίσης οποιαδήποτε μεταγενέστερη απόφαση για την αποχώρηση κάποιου. Δείτε Αναστολή, αρχειοθέτηση ή απομάκρυνση μέλους ομάδας.