Τα φύλλα παρουσίας καταγράφουν τις ώρες που εργάστηκε πραγματικά η ομάδα σας, έτοιμα για έγκριση για τη μισθοδοσία. Η άδεια είναι ο τρόπος με τον οποίο οι εργαζόμενοι ζητούν ημέρες απουσίας και ο τρόπος με τον οποίο τις εγκρίνετε εσείς. Οι ώρες εργασίας καλύπτονται στην ενότητα Ορισμός ωρών εργασίας και προτύπων βαρδιών.
Πριν ξεκινήσετε
- Ποιος μπορεί να το κάνει: τα φύλλα παρουσίας χρειάζονται δικαίωμα διαχείρισης προγραμματισμού. Όποιος έχει ρόλο που περιλαμβάνει άδειες μπορεί να τις ζητήσει. Οι Υπεύθυνοι έγκρισης αδειών που ορίζονται στις Ρυθμίσεις τις εγκρίνουν· αν δεν έχει οριστεί κανείς, τις εγκρίνουν οι διαχειριστές, οι ιδιοκτήτες και όποιος διαχειρίζεται άδειες για όλη την επιχείρηση.
- Επιλέξτε πώς καταγράφονται οι ώρες. Στην ενότητα Ομάδα → Προγραμματισμός → Φύλλα παρουσίας, επιλέξτε Ρυθμίσεις μισθοδοσίας (δείτε παρακάτω).
Έγκριση των φύλλων παρουσίας της εβδομάδας
Άνοιγμα φύλλων παρουσίας
Μεταβείτε στην ενότητα Ομάδα → Προγραμματισμός και ανοίξτε τα Φύλλα παρουσίας.
Έλεγχος των ωρών
Χρησιμοποιήστε τα Φίλτρα για να περιορίσετε την αναζήτηση κατά Κατάσταση ή Μέλος της ομάδας. Επιλέξτε μια σειρά για να δείτε την έναρξη και λήξη βάρδιας, τα διαλείμματα και τον πληρωμένο χρόνο.
Διόρθωση τυχόν σφαλμάτων
Σε ένα φύλλο παρουσίας, επιλέξτε Επεξεργασία για να διορθώσετε τις ώρες. Για μια χαμένη έναρξη βάρδιας, επιλέξτε Προσθήκη φύλλου παρουσίας, επιλέξτε το Μέλος της ομάδας και την Ημερομηνία, και εισαγάγετε την Έναρξη βάρδιας και τη Λήξη βάρδιας.
Έγκριση
Επιλέξτε Έγκριση επιλέξιμων, ή Έγκριση σε ένα φύλλο παρουσίας. Τα εγκεκριμένα φύλλα παρουσίας κλειδώνονται και μεταφέρονται στη μισθοδοσία.
| Κατάσταση | Σημασία |
|---|---|
| Σε βάρδια | Εργάζονται τώρα |
| Λήξη βάρδιας | Τελείωσε, δεν έχει ελεγχθεί ακόμα |
| Τροποποιημένο | Αλλαγμένο από υπεύθυνο |
| Εγκεκριμένο | Υπογεγραμμένο και κλειδωμένο για τη μισθοδοσία |
| Ακυρωμένο | Αφαιρέθηκε από τη μισθοδοσία αλλά διατηρήθηκε στα αρχεία |
Για να μοιραστείτε μια εβδομάδα, ανοίξτε τις Ενέργειες και επιλέξτε Εξαγωγή αυτής της εβδομάδας σε CSV.
Ρυθμίσεις μισθοδοσίας
| Ρύθμιση | Επιλογές |
|---|---|
| Τρόπος καταγραφής βαρδιών | Η ομάδα κάνει έναρξη & λήξη βάρδιας (πατούν Έναρξη βάρδιας στην ενότητα Σήμερα) ή Αυτόματα από τις βάρδιες (οι ώρες ακολουθούν την προγραμματισμένη βάρδια τους) |
| Βάση πληρωμής | Πραγματικός χρόνος μεταξύ έναρξης και λήξης βάρδιας, μείον τα απλήρωτα διαλείμματα, ή Προγραμματισμένες ώρες |
Επιλέξτε Αποθήκευση ρυθμίσεων. Οι αλλαγές εφαρμόζονται σε νέα φύλλα παρουσίας. τα καταγεγραμμένα διατηρούν τη βάση τους. Τα μέλη της ομάδας βλέπουν τις δικές τους ώρες στην ενότητα Οι ώρες μου. Δείτε Δείτε τις δικές σας ώρες.
Αίτημα και έγκριση άδειας
Αίτημα
Μεταβείτε στην ενότητα Λειτουργίες → Άδειες και επιλέξτε Αίτημα άδειας. Στο πεδίο Τύπος, επιλέξτε μια τιμή (Κανονική άδεια, Αναρρωτική άδεια, Προσωπική άδεια, Άδεια άνευ αποδοχών ή Άλλο), ορίστε τις Ημερομηνίες και μια Αιτιολογία (προαιρετικό). Επιλέξτε Υποβολή αιτήματος.
Αν εγκρίνετε άδειες, μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα Μέλος ομάδας στο πλαίσιο για να προσθέσετε άδεια για αυτό. Εγκρίνεται μόλις επιλέξετε Προσθήκη άδειας και το άτομο ενημερώνεται αμέσως.
Αναθεώρηση
Οι υπεύθυνοι το βλέπουν στην ενότητα Αναμονή από εσάς, με το πόσα μέλη της ομάδας απουσιάζουν επίσης τότε.
Έγκριση ή απόρριψη
Επιλέξτε Έγκριση ή Απόρριψη, με μια σημείωση αν θέλετε. Η έγκριση μπλοκάρει αυτές τις ημερομηνίες στο ημερολόγιο.
Η σελίδα εμφανίζει τις Δικαιούμενες, Εγκρίθηκε, Σε εκκρεμότητα και Υπόλοιπο ημέρες σας. Μόνο οι πληρωμένες κανονικές άδειες υπολογίζονται έναντι του επιδόματος. οι αναρρωτικές, προσωπικές και άνευ αποδοχών ημέρες παρακολουθούνται ξεχωριστά. Όταν το Ορατότητα αδειών ομάδας είναι ενεργό στις Ρυθμίσεις, το Ποιοι λείπουν δείχνει τις άδειες της ομάδας, μόνο με ονόματα και ημερομηνίες.
Οι ημέρες που υπολογίζονται ως εργάσιμες, οι τύποι αιτημάτων και ποιος λαμβάνει email για τα αιτήματα ορίζονται στην ενότητα Ρυθμίσεις → Ομάδα και πρόσβαση → Άδειες και ειδοποιήσεις.
Έλεγχος λειτουργίας
Τα εγκεκριμένα φύλλα παρουσίας εμφανίζουν Εγκεκριμένο και εμφανίζονται στην εκτέλεση μισθοδοσίας. Οι εγκεκριμένες άδειες εμφανίζονται στο ημερολόγιο ως μπλοκαρισμένες και το Υπόλοιπο του ατόμου μειώνεται.
Εάν κάτι πάει στραβά
«Τίποτα προς έγκριση»
Δεν υπάρχουν φύλλα παρουσίας με λήξη βάρδιας ή τροποποιημένα σε αυτήν την προβολή. Ελέγξτε την εβδομάδα και τα Φίλτρα.
Κάποιος ξέχασε να κάνει λήξη βάρδιας
Ανοίξτε το φύλλο παρουσίας του, επιλέξτε Επεξεργασία και ορίστε την ώρα λήξης βάρδιας. Στη συνέχεια, εγκρίνετέ το.
Ένα εγκεκριμένο φύλλο παρουσίας είναι λάθος
Τα εγκεκριμένα φύλλα παρουσίας κλειδώνονται για τη μισθοδοσία. Ζητήστε από έναν διαχειριστή. η αλλαγή ενός φύλλου παρουσίας σε μια κλειστή εκτέλεση μισθοδοσίας απαιτεί επιπλέον άδεια.