Elige cuánto tiempo se guardan las respuestas de formularios completados antes de que Owneli las borre, protege los registros que debes conservar con una retención legal y activa o desactiva la ficha clínica. Todo esto se encuentra en Configuración → Plan y datos → Datos y privacidad.
Antes de empezar
- Quién puede hacerlo: administradores y propietarios.
- Verifica tus obligaciones. Las leyes de salud y del consumidor a menudo establecen cuánto tiempo deben conservarse los registros. Decide el periodo con tus asesores.
Establece cuánto tiempo se guardan las respuestas de los formularios
Abre la configuración
Ve a Configuración → Plan y datos → Datos y privacidad.
Actívala
En Retención de datos, activa Habilitar purga automática de datos.
Elige el periodo
Ingresa el Período de retención en días, al menos 30. Las respuestas de formularios completados más antiguas que este periodo se borrarán.
Previsualízalo
Selecciona Previsualizar próxima limpieza. Verás cuántos Envíos de formularios, Registros de respuestas y Registros de correos se borrarían, y cuántos están protegidos por retenciones. No se elimina nada.
Guarda
Selecciona Guardar cambios.
Lo que nunca se borra
- El registro de auditoría. Los inicios de sesión, los cambios de permisos y las exportaciones de datos se conservan indefinidamente. Consulta Leer el registro de auditoría.
- Registros bajo una retención legal. En Retenciones legales, verás cada cliente o envío protegido de la eliminación, por ejemplo, durante una disputa. Selecciona Liberar retención cuando ya no sea necesario.
Ficha clínica
La Historia clínica (PHI) permite a los profesionales completar las fichas de tratamiento en las citas. Está desactivada a menos que la actives, porque las fichas son información de salud protegida. Solo actívala una vez que tus acuerdos y seguridad para los datos de salud estén implementados. Cada vista de ficha se registra en el registro de auditoría.
Las fichas tienen su propia Retención de historias clínicas, 2920 días (aproximadamente 8 años) a menos que la cambies. En Formularios usados como historia clínica, elige qué formularios abren los profesionales como fichas.
Verifica que funcionó
Previsualizar próxima limpieza muestra los recuentos que esperas para tu periodo, y la configuración sigue activada cuando vuelves a abrir la página.
Si algo sale mal
¿La retención elimina clientes o ventas?
No. Borra las respuestas de formularios completados y sus correos electrónicos. Los clientes, citas y ventas permanecen.
Alguien necesita que se elimine una entrada de auditoría por razones legales
Las entradas de auditoría no se pueden editar. Comunícate con el soporte de Owneli.