Un cliente sin historial de citas puede ser eliminado por completo. Un cliente que ha visitado no puede serlo, porque sus registros de tratamiento y financieros deben ser conservados por ley. Cuando solicitan ser olvidados, en su lugar, borras sus datos personales, y los registros que debes conservar se guardan bajo llave.
Antes de empezar
- Quién puede hacerlo: la eliminación requiere permiso para eliminar clientes, y la base de datos solo permite a administradores y propietarios. El borrado de datos personales y la descarga de datos de un cliente son para administradores y propietarios.
- ¿Duplicados? Fusiónalos en su lugar. La fusión mantiene el historial.
Eliminar un cliente sin historial
Abrir el cliente
Abre su ficha y selecciona Acciones → Eliminar cliente.
Confirmar
Verifica el nombre y confirma. La eliminación no se puede deshacer.
Si el cliente tiene historial de citas, se te informará: "Este cliente tiene historial de citas y no puede ser eliminado. Fusionar o archivar en su lugar." Usa el borrado, a continuación, si han solicitado ser olvidados.
Darle a un cliente una copia de sus datos
Abrir Solicitudes de datos
Abre la ficha del cliente y selecciona Acciones → Solicitudes de datos.
Registrar cómo lo pidió
Elige en ¿Cómo lo pidió? y agrega una nota, como por ejemplo cómo verificaste su identidad.
Descargarlo
En Darle una copia de sus datos, selecciona Descargar resumen (una página que se abre en cualquier navegador y se imprime en PDF, en el idioma del cliente) o Descargar archivo de datos (JSON).
La copia cubre su ficha, visitas, formularios y respuestas, gráficos, la lista de fotos y archivos, notas, membresías, recibos y mensajes. Cada descarga se lista en Historial de solicitudes.
Borrar los datos personales de un cliente
Abrir Solicitudes de datos
Abre la ficha del cliente y selecciona Acciones → Solicitudes de datos, luego Borrar sus datos personales.
Leer lo que sucederá
El panel enumera exactamente qué se borra, qué se conserva pero se bloquea, y qué se conserva tal cual.
Iniciar
Selecciona Borrar datos personales, registra ¿Cómo lo pidió?, y agrega una nota si es útil.
Confirmar
Escribe el nombre del cliente exactamente como se muestra y selecciona Borrar datos personales. Esto no se puede deshacer, así que descarga sus datos primero si también pidió una copia.
| Qué | Qué sucede |
|---|---|
| Nombre, correo electrónico, teléfonos, fecha de nacimiento, dirección, notas, alergias, alerta de personal, etiquetas y otros detalles de la ficha, y sus datos de contacto en cotizaciones, la lista de espera, reseñas, correos programados y listas de campañas | Borrados ahora. Se muestran como "Cliente borrado" y se retira su consentimiento de marketing. Los enlaces que les enviaste a formularios y guías de cuidado dejan de funcionar. |
| Tarjetas guardadas | Eliminadas, también en el procesador de pagos |
| Su acceso a su cuenta en línea contigo | Finaliza |
| Formularios y gráficos firmados, aprobaciones, pruebas de parche, fotos y archivos, notas de visita y mensajes | Conservados, pero bloqueados. Tu equipo no puede abrirlos. Un propietario o administrador puede recuperarlos para una solicitud legal, y cada recuperación se registra. |
| Ventas, pagos, recibos, membresías, paquetes, tarjetas de regalo e historial de lealtad | Conservados tal cual, porque la ley fiscal y las reclamaciones legales los requieren |
La solicitud, quién la gestionó y el resultado se registran en el cliente y en el registro de auditoría.
Verificar que funcionó
La ficha muestra Datos personales borrados el y la fecha, y el cliente aparece como "Cliente borrado". Historial de solicitudes lista el borrado y cualquier descarga.
Si algo sale mal
"Este cliente no puede ser borrado todavía"
El panel indica por qué. Puede ser una de estas razones:
- Tienen citas próximas o una reserva en una clase próxima: cancélalas primero.
- Tienen una membresía o suscripción activa: finalízala primero.
- Sus registros están bajo una retención legal.
- Ya han sido borrados.
"Su registro de cliente en Stripe no pudo ser eliminado"
Todo lo demás está hecho. La nota en la solicitud te recuerda que los elimines en Stripe.
¿Es lo mismo bloquear que eliminar?
No. Bloquear detiene las reservas en línea y el marketing, pero conserva todo. Consulta Clientes bloqueados y marcados.