Trae a tus clientes, servicios, productos, equipo, membresías, paquetes, tarjetas de regalo, saldos de lealtad, citas y ventas desde Fresha u otro sistema en Configuración → Plan y datos → Importar. Nada se escribe hasta que hayas visto exactamente lo que sucederá: cada columna se muestra junto a tus propios datos, una simulación muestra lo que se crearía o coincidiría, y toda la importación se puede deshacer después.
Antes de empezar
- Quién puede hacerlo: administradores y propietarios.
- Exporta tus archivos del sistema antiguo primero. Consulta a continuación.
- Crea tus paquetes y planes de membresía primero en Comercio, para que los paquetes y membresías vendidos tengan un plan con el que coincidir por nombre.
Obtén tus archivos
Desde Fresha
- Clientes → Opciones → Exportar a CSV
- Equipo → Opciones → Exportar a CSV
- Todo lo demás a través de Informes: Lista de clientes (contiene puntos de lealtad), Lista de servicios, Lista de productos, Lista de membresías, Lista de paquetes, Lista de tarjetas de regalo, Detalle de lista de espera, Resumen de movimiento de stock, Lista de citas, Detalle de registro de ventas
Para las ventas, exporta el Detalle de registro de ventas. La Lista de ventas simple tiene una fila por venta sin los artículos vendidos, por lo que el importador la rechaza y te indica qué informe usar.
Desde cualquier otro sistema
Sube un archivo CSV, separado por tabulaciones (.tsv o .txt) o Excel (.xlsx) con una fila de encabezado y una fila por registro. Se reconocen las exportaciones de Square, Vagaro, Boulevard, Mindbody, Acuity, Pabau, GlossGenius, Booksy, Timely, Jane, HoneyBook, Dubsado, Studio Ninja y la mayoría de las otras herramientas de reserva. Un informe con un título encima de los nombres de las columnas está bien, y cada hoja de un libro de trabajo se convierte en su propio archivo. Hasta 15,000 filas por archivo.
Las columnas sin un lugar en Owneli, como la ubicación de un tatuaje, un enlace a una galería o un estado de contrato, se pueden mantener en las notas de cada registro con Guardar en notas en lugar de omitirlas.
Lo que no se transferirá
Tres cosas, y vale la pena saber por qué antes de empezar:
- Tarjetas guardadas. Por razones de PCI, los detalles de las tarjetas se mueven de procesador a procesador, nunca a través de un archivo. Los vuelves a recopilar.
- Formularios, consentimientos y fotos. Estos no forman parte de una exportación estándar de ninguna de estas plataformas.
- Facturación de membresía a mitad de ciclo. Nunca se reanuda automáticamente. Consulta la advertencia a continuación.
Importa tus archivos
Origen
En ¿De dónde provienen estos datos?, elige Fresha, Zenoti, Mangomint o CSV genérico, para que Owneli reconozca el diseño del archivo. Luego, arrastra tus archivos.
Cada archivo se analiza y se etiqueta con lo que parece ser. Si un archivo no se puede leer como una lista de registros, se marca como tal y se omite; tus otros archivos no se ven afectados. Cualquier cosa de la que el importador no esté seguro, la configurarás manualmente en el siguiente paso.
Mapear columnas
Cada columna de cada archivo se lista, junto a tus propios valores de muestra, con el campo en el que se importará. Una columna sin destino es una que elegiste omitir. Nada se elimina silenciosamente.
Tres tipos de columna:
- asignadas: tiene un destino. Reconocida automáticamente, sugerida por IA o configurada por ti.
- Requiere decisión: no fue reconocida. Apúntala a un campo para conservarla, o reconoce la pérdida explícitamente y continúa.
- excluidas a propósito: reconocida y omitida deliberadamente, con la razón mostrada. Las columnas de impuestos y comisiones están en este grupo: son calculadas por los propios motores de Owneli a partir de tu configuración, e importar los números de otra persona pondría en conflicto dos fuentes de verdad.
Confirmas el mapeo de cada archivo antes de poder continuar.
Simulación
Nada se ha escrito todavía. Los números en esta pantalla son exactamente lo que hará la importación:
| Columna | Significado |
|---|---|
| Crear | Nuevos registros que se agregarán |
| Vincular con existentes | Filas que coinciden con registros que ya tienes. Se vinculan, no se duplican. |
| Omitir | Filas que no se importarán |
| Errores | Filas que fallaron la validación |
Los problemas de validación se enumeran con números de fila que coinciden con tu hoja de cálculo, donde la fila 1 es el encabezado, y se pueden descargar como un CSV para que puedas corregir el archivo de origen.
Si algo bloquea la importación, la pantalla lo indica claramente y no se puede escribir nada hasta que lo resuelvas.
Consentimiento. El consentimiento de marketing sigue tu archivo. Un nuevo cliente opta por recibir correos electrónicos o SMS solo cuando la columna de consentimiento del archivo para ese canal dice sí (por ejemplo, Accepts Marketing y Accepts SMS Marketing de Fresha). La fecha de consentimiento proviene del archivo cuando lo tiene, de lo contrario es el momento de la importación, y el cliente guarda una nota de dónde provino el consentimiento. Un no, un espacio en blanco o un archivo sin columna de consentimiento deja al cliente excluido, y los clientes que ya tienes conservan el consentimiento que tienen. La verificación muestra cuántos clientes nuevos optarán por participar y por qué. Antes de continuar, confirma que tienes una base legal para retener y contactar a estos clientes.
Importar
Los archivos se escriben en orden de dependencia, no en el orden en que los subiste: lo que otras filas apuntan se crea primero. Servicios antes de las membresías y citas que los nombran; ventas al final, porque una línea de venta puede hacer referencia a cualquier cosa.
Selecciona Continuar a la simulación para verificar, luego Ejecutar importación. La importación se ejecuta en segundo plano, por lo que puedes salir de la página y volver.
Verifica que funcionó
Obtienes un desglose por entidad de lo creado, lo que coincidió, lo omitido y lo que tuvo errores, además de un informe descargable.
Importar por etapas
No tienes que importar todo a la vez. Importa tus servicios hoy y tus clientes la próxima semana, y un archivo posterior se vinculará a lo que una importación anterior trajo:
- Las citas encuentran a su cliente por el ID de cliente del sistema antiguo, luego por correo electrónico, luego por teléfono, luego por nombre. Un nombre "Apellido, Nombre" se lee de cualquier manera. Un cliente que coincide solo por nombre pero tiene un correo electrónico diferente nunca se vincula; la fila se informa en su lugar.
- Los servicios se comparan por nombre, y los miembros del equipo por nombre o por un nombre de pila que solo una persona aquí tiene. Si solo una persona aquí toma reservas, una exportación sin columna de personal se reserva con ellos.
- Importar el mismo archivo de nuevo, o una exportación más reciente del mismo, nunca crea duplicados. Los registros que ya están aquí se comparan y se mantienen exactamente como están: una importación nunca sobrescribe los cambios que hayas realizado desde entonces, y las filas que faltan en el archivo más reciente nunca se eliminan.
Deshacer una importación
Revertir importación elimina solo las filas que esta importación creó. Las filas que coincidieron con registros existentes se dejan intactas.
Puntos de lealtad, tarjetas de regalo y paquetes
Estos son lo que el negocio debe a sus clientes, por lo que se transfieren como saldos, nunca como ventas.
- Puntos de lealtad. Cuando un archivo contiene saldos de puntos, el paso de mapeo pregunta una vez cuánto valía un punto en el sistema antiguo. Cada cliente obtiene un saldo inicial que vale el mismo dinero con tu propio valor de punto, etiquetado como Saldo importado de Fresha. Expira según tu propia regla de vencimiento, contada desde el día de la importación. El nivel del sistema antiguo no se copia: los niveles se calculan de nuevo a partir de tus propios umbrales. Importar el archivo de nuevo nunca agrega un segundo saldo.
- Un segundo archivo de cliente. La Lista de clientes agrega el saldo de puntos, una alerta de personal y notas a los clientes que ya tienes. Nunca sobrescribe una alerta de personal que ya está configurada, y la reversión recupera exactamente lo que agregó.
- Tarjetas de regalo. Cada tarjeta conserva su código, saldo restante, fechas de emisión y vencimiento, comprador y destinatario. Su historial muestra una entrada de Saldo importado por lo que aún se debe. Un código ya utilizado aquí es rechazado.
- Paquetes. Cada paquete vendido se compara con un paquete del mismo nombre en Comercio → Paquetes, así que créalos primero. Una fila que nombra un paquete que no existe aquí se informa y no se importa. Las sesiones restantes y la fecha de vencimiento se transfieren.
Historial de ventas
- Una línea de membresía se vincula al plan de membresía correspondiente cuando existe; de lo contrario, se mantiene como una línea simple y se informa.
- Las ventas sin cita previa, y las ventas cuyo cliente no se puede encontrar o cuyo nombre coincide con más de un cliente, se mantienen sin un cliente y se listan para revisión, para que tus totales de ventas permanezcan completos.
- Las citas sin cita previa sin cliente se listan y no se importan, porque cada cita aquí pertenece a un cliente. Sus ventas aún se transfieren.
- Los recibos importados dicen Importado de Fresha y no se pueden reembolsar aquí, porque el dinero se cobró en el sistema antiguo.
- Los cargos que el sistema antiguo cobraba por una visita, como un cargo por inasistencia, se anotan en la cita en lugar de agregarse a ella, porque el cargo ya está en las ventas.
Las membresías se importan solo como registros
Orden sugerido
Aunque el importador maneja las dependencias por sí mismo, importar por etapas facilita el aislamiento de problemas:
Clientes
El archivo más grande y al que todo lo demás hace referencia. Revisa cuidadosamente la división entre lo que coincidió y lo que se creó.
Servicios y productos
Tu catálogo. Revisa los precios y duraciones después de la importación.
Equipo
Luego establece sus horas de trabajo. Los miembros del equipo importados no aparecen en el calendario hasta que tienen horas.
Membresías, paquetes, tarjetas de regalo, lista de espera y stock
Solo registros para membresías; consulta la advertencia anterior. Crea tus paquetes antes de importar los paquetes vendidos.
Citas y ventas
El historial al final. Estos hacen referencia a todo lo demás, así que impórtalos una vez que el resto esté establecido.
Después de la importación
- Establece las horas de trabajo para los miembros del equipo importados en Equipo → Horarios.
- Verifica los precios y duraciones importados en Operaciones → Servicios.
- Busca clientes duplicados y fúndelos. Consulta Agregar, buscar y fusionar clientes.
- Vuelve a recopilar los detalles de la tarjeta para cualquier persona con una membresía.
Si algo sale mal
El importador rechazó un archivo
Probablemente sea un informe de resumen. Exporta la versión de detalle con el rango de fechas establecido en Todo el tiempo. Para las ventas de Fresha, usa Detalle de registro de ventas.
Las citas o ventas no se vincularon a un cliente
Se enumeran en el resultado para revisión. Las citas coinciden con los clientes por el ID de cliente del sistema antiguo, luego por correo electrónico, teléfono y nombre. Importa o corrige al cliente, luego importa el archivo de nuevo: nada de lo ya importado se duplica.
Quiero empezar de nuevo
Selecciona Revertir importación en la importación. Consulta Deshacer una importación arriba.