Faça a mudança por etapas: guarde os registos antigos, verifique a importação e teste a nova ligação de reserva antes de a partilhar. Termine com uma única agenda que toda a equipa utiliza e um plano claro para tudo o que não foi transferido.
Antes de começar
- Quem pode fazê-lo: o proprietário ou um administrador com permissão para gerir definições.
- Mantenha o acesso ao sistema antigo até ter verificado os registos necessários.
- Escolha uma data de mudança e informe a equipa sobre qual o sistema a utilizar até lá. Duas agendas a aceitar reservas podem criar conflitos.
- Mantenha uma cópia intacta de cada exportação. Faça correções numa cópia de trabalho separada.
Preparar os ficheiros
Obtenha exportações detalhadas com uma linha por registo e o intervalo de datas mais alargado de que necessitar. Um relatório de totais ou um PDF é útil para comparação, mas não é um ficheiro de importação.
| Origem da mudança | Comece por aqui |
|---|---|
| Fresha | Siga a lista relatório a relatório em Importar os seus dados. Utilize o relatório Sales log detail para as vendas. |
| Vagaro | O proprietário da empresa pode exportar a lista de clientes como Excel. Escolha a folha de cálculo em vez de PDF. Consulte o guia de exportação de clientes da Vagaro. |
| Square | Exporte o diretório de clientes a partir do menu Import / Export do painel de controlo. Siga a secção Export customer data no guia de exportação da Square. |
| GlossGenius ou outro sistema | Obtenha uma folha de cálculo de clientes e quaisquer ficheiros separados de histórico ou de saldo junto do seu fornecedor. Verifique o que cada ficheiro contém antes de o carregar. |
A Owneli aceita ficheiros CSV, ficheiros separados por tabulações e livros do Excel, com um máximo de 15 000 linhas por ficheiro. Selecione CSV genérico para um fornecedor sem opção de origem própria. Trata-se de uma importação de ficheiros; não mantém os dois sistemas sincronizados.
Verificar a mudança
Pré-visualizar o seu primeiro ficheiro
Abra Definições → Plano e dados → Importar. Carregue o ficheiro e reveja o mapeamento de colunas em relação aos respetivos valores de exemplo. Utilize o guia de importação para consultar os controlos exatos e os registos suportados.
Comparar a simulação
Selecione Continuar para a simulação. Reveja Criar, Associar a existentes, Ignorar e Erros, incluindo as linhas associadas a quaisquer avisos. Verifique o consentimento para email e SMS em separado; ter um endereço de contacto não constitui aceitação (opt-in).
Importar os registos verificados
Selecione Executar importação quando a pré-visualização corresponder ao pretendido. Guarde o relatório de resultados com o ficheiro de origem. Crie planos de pacotes e de adesões antes de importar saldos que precisem de corresponder a esses planos.
Verificar exemplos individuais
Abra vários clientes importados e as respetivas próximas marcações. Compare nomes, dados de contacto, serviços, equipa, estabelecimento e horas de início com o sistema antigo. Verifique o saldo de um cartão-oferta ou pacote em separado dos totais de vendas.
Testar a nova ligação de reserva
Siga as instruções em Testar a sua ligação de reserva num telemóvel. Peça à pessoa que está a assegurar a receção para verificar onde a visita surge, bem como o que o cliente vê.
Mudar as ligações públicas
Na hora acordada para a mudança, atualize as ligações de reserva no seu website, redes sociais e quaisquer códigos QR impressos. Interrompa novas reservas através do sistema antigo. Reconcilie quaisquer marcações alteradas entre a exportação e a mudança antes de abrir o dia.
Planear os registos que precisam de tratamento separado
| Registo | O que verificar antes de mudar |
|---|---|
| Formulários, consentimentos, fotografias e ficheiros | Não são transferidos através deste importador. Guarde os originais e decida como a sua equipa terá acesso aos mesmos. |
| Cartões guardados | Os dados do cartão não passam numa folha de cálculo. Defina novamente os dados de pagamento através do fluxo de pagamento. |
| Adesões | As adesões importadas são apenas registos: a renovação automática está desativada, não existe data da próxima renovação e não são concedidos créditos passíveis de utilização. Reveja a faturação em separado. |
| Cartões-oferta e pacotes | Verifique o valor ou as sessões em falta e as datas de validade. Trata-se de saldos devidos a clientes, não de novas vendas. |
| Equipa e serviços | Verifique horários de trabalho, estabelecimentos, serviços, preços e durações. Registos importados por si só não tornam todas as pessoas disponíveis para marcação. |
Verificar que correu bem
As suas próximas marcações coincidem com a agenda antiga, os saldos verificados correspondem aos ficheiros de origem e a sua equipa consegue encontrar os registos de que necessita. As suas ligações públicas encaminham para o estabelecimento correto da Owneli. Mantenha os ficheiros de comparação até a sua verificação estar concluída.
Se algo correr mal
O número importado é inferior ao da folha de cálculo
Leia o relatório de resultados antes de tentar novamente. A associação a registos existentes, linhas ignoradas e várias linhas de serviço agrupadas numa única marcação podem alterar a contagem. Investigue qualquer diferença que não consiga explicar.
Uma exportação mais recente não atualizou uma marcação existente
As importações associam registos existentes em vez de substituírem alterações já efetuadas na Owneli. Reveja as alterações efetuadas durante a mudança e corrija deliberadamente os registos afetados.
Preciso de anular a importação
A opção Reverter importação elimina os registos que a importação criou; não altera registos associados. Pode ficar bloqueada quando os registos importados já se encontram em utilização. Leia Anular uma importação antes de confirmar, pois a reversão não pode, em si mesma, ser anulada.