Traga os seus clientes, serviços, produtos, equipa, adesões, pacotes, cartões-oferta, saldos de fidelização, marcações e vendas do Fresha ou de outro sistema em Definições → Plano e dados → Importar. Nada é gravado antes de verificar exatamente o que irá acontecer: cada coluna é apresentada ao lado dos seus próprios dados, uma simulação mostra o que seria criado ou associado e toda a importação pode ser anulada posteriormente.
Antes de começar
- Quem o pode fazer: administradores e proprietários.
- Exporte primeiro os seus ficheiros do sistema antigo. Consulte os detalhes abaixo.
- Crie primeiro os seus pacotes e planos de adesão em Retalho, para que os pacotes e as adesões vendidos tenham um plano correspondente pelo nome.
Extrair os seus ficheiros
Do Fresha
- Clientes → Opções → Exportar para CSV
- Equipa → Opções → Exportar para CSV
- Tudo o resto através de Relatórios: Lista de clientes (contém pontos de fidelização), Lista de serviços, Lista de produtos, Lista de adesões, Lista de pacotes, Lista de cartões-oferta, Detalhe da lista de espera, Resumo de movimentos de stock, Lista de marcações, Detalhe do registo de vendas
Para as vendas, exporte o Detalhe do registo de vendas. A lista de vendas simples tem apenas uma linha por venda sem os itens vendidos, pelo que o importador a recusa e indica qual o relatório que deve utilizar.
De qualquer outro sistema
Carregue um ficheiro CSV, separado por tabulações (.tsv ou .txt) ou Excel (.xlsx) com uma linha de cabeçalho e uma linha por registo. São reconhecidas exportações do Square, Vagaro, Boulevard, Mindbody, Acuity, Pabau, GlossGenius, Booksy, Timely, Jane, HoneyBook, Dubsado, Studio Ninja e da maioria das outras ferramentas de marcação. Um relatório com um título acima dos nomes das colunas é perfeitamente aceite, e cada folha de um livro de cálculo torna-se no seu próprio ficheiro. Até 15 000 linhas por ficheiro.
As colunas sem equivalência no Owneli, como a localização de uma tatuagem, uma ligação para uma galeria ou o estado de um contrato, podem ser mantidas nas notas de cada registo com a opção Guardar estas nas notas em vez de serem omitidas.
O que não será transferido
Três elementos, sendo conveniente perceber o motivo antes de começar:
- Cartões guardados. Por motivos de conformidade com as normas PCI, os dados dos cartões transitam diretamente entre processadores de pagamento e nunca através de ficheiros. Terá de os recolher novamente.
- Formulários, consentimentos e fotografias. Estes dados não fazem parte de uma exportação padrão de nenhuma destas plataformas.
- Faturação de adesões a meio do ciclo. Nunca é retomada automaticamente. Consulte o aviso abaixo.
Importar os seus ficheiros
Origem
Em De onde são estes dados?, selecione Fresha, Zenoti, Mangomint ou CSV genérico, para que o Owneli reconheça a estrutura do ficheiro. Em seguida, arraste e largue os seus ficheiros.
Cada ficheiro é analisado e identificado com o conteúdo que parece conter. Se um ficheiro não puder ser lido como uma lista de registos, será assinalado como tal e ignorado; os seus restantes ficheiros não são afetados. Tudo aquilo de que o importador não tiver a certeza poderá ser configurado manualmente no passo seguinte.
Mapear colunas
Todas as colunas em cada ficheiro são listadas, ao lado dos seus próprios valores de exemplo, com o campo de destino para o qual serão importadas. Uma coluna sem destino corresponde a uma coluna que optou por omitir. Nada é descartado sem aviso.
Existem três tipos de colunas:
- Mapeada: tem um destino. Foi reconhecida automaticamente, sugerida por IA ou definida por si.
- Requer decisão: não foi reconhecida. Associe-a a um campo para a manter, ou confirme explicitamente a exclusão para continuar.
- Não importada por conceção: reconhecida e omitida deliberadamente, sendo apresentado o respetivo motivo. As colunas de impostos e de comissões pertencem a este grupo: são calculadas pelos próprios motores do Owneli com base na sua configuração, e a importação de valores de terceiros colocaria duas fontes da verdade em conflito.
Terá de confirmar o mapeamento de cada ficheiro antes de poder avançar.
Simulação
Nada foi gravado até ao momento. Os números neste ecrã refletem com exatidão o que a importação irá fazer:
| Coluna | Significado |
|---|---|
| Criar | Novos registos que serão adicionados |
| Associar a existentes | Linhas que correspondem a registos que já tem. São associadas, não duplicadas. |
| Ignorar | Linhas que não serão importadas |
| Erros | Linhas que falharam a validação |
Os problemas de validação são listados com os números de linha correspondentes aos da sua folha de cálculo, em que a linha 1 é o cabeçalho, e podem ser transferidos como ficheiro CSV para que possa corrigir o ficheiro de origem.
Se alguma situação bloquear a importação, o ecrã indica-o de forma clara e nada poderá ser gravado até que a resolva.
Consentimento. O consentimento de marketing segue o seu ficheiro. Um novo cliente só terá autorização ativada para email ou SMS se a própria coluna de consentimento do ficheiro para esse canal indicar afirmativamente (por exemplo, Accepts Marketing e Accepts SMS Marketing do Fresha). A data do consentimento é obtida do ficheiro caso este a contenha; caso contrário, é utilizada a data e hora da importação, mantendo o cliente uma nota com a proveniência do consentimento. Uma resposta negativa, um campo em branco ou um ficheiro sem coluna de consentimento deixam o cliente sem autorização ativada, e os clientes que já existem mantêm o consentimento que já tinham. A verificação mostra quantos novos clientes ficarão com autorização ativada e porquê. Antes de continuar, confirme que dispõe de uma base jurídica válida para armazenar estes dados e contactar estes clientes.
Importar
Os ficheiros são gravados pela ordem de dependência, e não pela ordem em que os carregou: tudo aquilo a que outras linhas façam referência é criado primeiro. Os serviços antes das adesões e das marcações que os indicam; as vendas por último, uma vez que uma linha de venda pode referenciar qualquer elemento.
Selecione o botão Continuar para a simulação para verificar e, de seguida, o botão Executar importação. A importação é executada em segundo plano, para que possa sair da página e regressar mais tarde.
Verificar se funcionou
Receberá uma discriminação por entidade dos registos criados, associados, ignorados e com erro, juntamente com um relatório que pode transferir.
Importar por fases
Não tem de importar tudo de uma só vez. Pode importar os serviços hoje e os clientes na próxima semana, e um ficheiro posterior estabelecerá a ligação com o que foi importado anteriormente:
- As marcações localizam o respetivo cliente através do ID de cliente do sistema antigo, seguido do email, do telefone e, por fim, do nome. Um nome no formato "Apelido, Nome" é lido em qualquer das ordens. Um cliente que apenas coincida pelo nome, mas tenha um email diferente, nunca é associado; a linha é, em vez disso, assinalada no relatório.
- Os serviços são associados pelo nome, e os membros da equipa pelo nome completo ou por um primeiro nome que pertença exclusivamente a uma pessoa no sistema. Se apenas uma pessoa no estabelecimento aceitar marcações, uma exportação sem coluna de colaborador será agendada com ela.
- Importar o mesmo ficheiro novamente, ou uma exportação mais recente do mesmo, nunca cria duplicados. Os registos que já existem são associados e mantidos exatamente como estão: uma importação nunca substitui alterações que tenha feito entretanto, e as linhas ausentes no ficheiro mais recente nunca são eliminadas.
Reverter uma importação
O botão Reverter importação elimina apenas as linhas que esta importação criou. As linhas que foram associadas a registos existentes permanecem inalteradas.
Pontos de fidelização, cartões-oferta e pacotes
Estes elementos representam o que a empresa deve aos seus clientes, pelo que são importados como saldos e nunca como vendas.
- Pontos de fidelização. Quando um ficheiro contém saldos de pontos, o passo de mapeamento pergunta uma única vez quanto valia um ponto no sistema antigo. Cada cliente recebe um saldo de abertura equivalente ao mesmo valor monetário segundo o seu próprio valor de ponto, com o descritivo Imported from Fresha balance. Este saldo expira de acordo com a sua própria regra de validade, calculada a partir do dia da importação. O nível de fidelização do sistema antigo não é copiado: os níveis são recalculados a partir dos seus próprios limites. A reimportação do ficheiro nunca adiciona um segundo saldo.
- Um segundo ficheiro de clientes. A Lista de clientes adiciona o saldo de pontos, um alerta de colaborador e notas aos clientes que já possui. Nunca substitui um alerta de colaborador que já se encontre definido, e a reversão retira exatamente aquilo que adicionou.
- Cartões-oferta. Cada cartão mantém o seu código, saldo restante, datas de emissão e de validade, comprador e destinatário. O respetivo histórico apresenta uma entrada de Imported balance correspondente ao montante ainda em dívida. Um código que já tenha sido utilizado no sistema é recusado.
- Pacotes. Cada pacote vendido é associado a um pacote com o mesmo nome em Retalho → Pacotes, pelo que deve criá-los primeiro. Uma linha que mencione um pacote inexistente no sistema é assinalada no relatório e não é importada. As sessões restantes e a data de validade são transferidas.
Histórico de vendas
- Uma linha de adesão é associada ao plano de adesão correspondente caso este exista; caso contrário, é mantida como uma linha simples e assinalada no relatório.
- As vendas sem marcação prévia e as vendas cujo cliente não seja encontrado ou cujo nome coincida com mais do que um cliente são mantidas sem cliente associado e listadas para revisão, para que os seus totais de vendas permaneçam completos.
- As marcações de clientes sem marcação prévia e sem ficha de cliente são listadas e não são importadas, visto que todas as marcações no sistema têm de pertencer a um cliente. As respetivas vendas continuam a ser importadas.
- Os recibos importados apresentam a indicação Importado de Fresha e não podem ser reembolsados no sistema, dado que o pagamento foi processado no sistema antigo.
- As taxas cobradas pelo sistema antigo numa visita, tais como uma taxa de cancelamento por falta de comparência, são registadas nas notas da marcação em vez de serem somadas à mesma, uma vez que a taxa já se encontra refletida nas vendas.
As adesões são importadas apenas como registos
Ordem sugerida
Embora o importador efetue a gestão automática das dependências, a importação por fases facilita o isolamento de eventuais problemas:
Clientes
O ficheiro de maior dimensão e aquele ao qual todos os outros fazem referência. Analise com atenção a proporção entre os registos associados e os criados.
Serviços e produtos
O seu catálogo. Reveja os preços e as durações após a importação.
Equipa
Defina em seguida os seus horários de trabalho. Os membros da equipa importados só surgem na agenda após terem horários configurados.
Adesões, pacotes, cartões-oferta, lista de espera e stock
Apenas registos no caso das adesões; consulte o aviso acima. Crie os seus pacotes antes de importar pacotes vendidos.
Marcações e vendas
O histórico por último. Estes registos referenciam todos os outros, pelo que deve importá-los assim que o restante estiver devidamente consolidado.
Após a importação
- Defina os horários de trabalho dos membros da equipa importados em Equipa → Horários.
- Verifique os preços e durações importados em Operações → Serviços.
- Procure por clientes duplicados e proceda à sua fusão. Consulte Adicionar, pesquisar e fundir clientes.
- Recolha novamente os dados do cartão de todos os clientes que tenham uma adesão.
Se algo correr mal
O importador recusou um ficheiro
Trata-se provavelmente de um relatório de resumo. Exporte a versão de detalhe com o intervalo de datas definido para Todo o período. Para as vendas do Fresha, utilize o Detalhe do registo de vendas.
As marcações ou vendas não foram associadas a um cliente
Encontram-se listadas no relatório de resultados para revisão. As marcações associam os clientes através do ID de cliente do sistema antigo, seguido de email, telefone e nome. Importe ou corrija o cliente e volte a importar o ficheiro: nada do que já tenha sido importado será duplicado.
Pretendo recomeçar
Selecione o botão Reverter importação na importação. Consulte a secção Reverter uma importação apresentada acima.