Escolha durante quanto tempo as respostas a formulários concluídos são mantidas antes de a Owneli as eliminar, proteja registos que precisa de manter com uma retenção legal e ative ou desative os registos clínicos. Tudo isto está disponível em Definições → Plano e dados → Dados e privacidade.
Antes de começar
- Quem pode fazer isto: administradores e proprietários.
- Verifique as suas obrigações. A legislação de saúde e de defesa do consumidor determina frequentemente durante quanto tempo os registos devem ser guardados. Decida o período com os seus consultores.
Definir durante quanto tempo as respostas a formulários são mantidas
Abra a definição
Aceda a Definições → Plano e dados → Dados e privacidade.
Ative a funcionalidade
Em Retenção de dados, ative a opção Ativar a eliminação automática de dados.
Escolha o período
Introduza o Período de retenção em dias, no mínimo 30. As respostas a formulários concluídos anteriores a este prazo são eliminadas.
Pré-visualize
Selecione o botão Pré-visualizar próxima limpeza. Pode ver quantos Envios de formulários, Registos de resposta e Registos de email seriam eliminados, e quantos estão protegidos por retenções. Nada é eliminado.
Guarde
Selecione o botão Guardar alterações.
O que nunca é eliminado
- O registo de auditoria. Os inícios de sessão, alterações de permissões e exportações de dados são mantidos indefinidamente. Consulte Ler o registo de auditoria.
- Registos sob retenção legal. Em Retenções legais, pode ver cada cliente ou envio protegido contra eliminação, por exemplo durante um litígio. Selecione a opção Libertar bloqueio quando já não for necessário.
Registos clínicos
A opção Registos clínicos (PHI) permite aos prestadores preencher fichas de tratamento nas marcações. Está desativada por predefinição, porque as fichas contêm informações de saúde protegidas. Só a ative quando os seus contratos e medidas de segurança para dados de saúde estiverem em vigor. Cada visualização de ficha é registada no registo de auditoria.
As fichas têm o seu próprio período de Retenção de registos clínicos, de 2920 dias (cerca de 8 anos), a menos que o altere. Em Formulários como fichas de prestador, escolha quais os formulários que os prestadores abrem como fichas.
Verificar se funcionou
A opção Pré-visualizar próxima limpeza apresenta as contagens esperadas para o seu período, e a definição continua ativada quando reabre a página.
Se algo correr mal
A retenção elimina clientes ou vendas?
Não. Elimina apenas as respostas a formulários concluídos e os respetivos emails. Os clientes, as marcações e as vendas mantêm-se.
Alguém precisa que uma entrada de auditoria seja removida por motivos legais
As entradas de auditoria não podem ser editadas. Contacte o apoio da Owneli.