Um cliente sem histórico de marcações pode ser eliminado em definitivo. Um cliente que já tenha efetuado visitas não pode ser eliminado dessa forma, pois os seus registos clínicos e financeiros têm de ser guardados por lei. Quando este pede para ser esquecido, deve eliminar os respetivos dados pessoais, ficando os registos de guarda obrigatória bloqueados em segurança.
Antes de começar
- Quem o pode fazer: a eliminação definitiva requer permissão para eliminar clientes, e a base de dados apenas permite administradores e proprietários. A eliminação de dados pessoais e a transferência dos dados de um cliente destinam-se a administradores e proprietários.
- Duplicados? Em alternativa, faça a fusão. A fusão preserva o histórico.
Eliminar um cliente sem histórico
Abrir o cliente
Abra o perfil do cliente e selecione Ações → Eliminar cliente.
Confirmar
Verifique o nome e confirme. A eliminação não pode ser anulada.
Se o cliente tiver histórico de marcações, o sistema apresenta a seguinte mensagem: "Este cliente tem histórico de marcações e não pode ser eliminado. Em alternativa, proceda à fusão ou arquivamento." Utilize a eliminação de dados, descrita abaixo, caso o cliente tenha pedido para ser esquecido.
Fornecer a um cliente uma cópia dos respetivos dados
Abrir Pedidos de dados
Abra o perfil do cliente e selecione Ações → Pedidos de dados.
Registar a forma do pedido
Selecione uma opção sob Como efetuou o pedido? e adicione uma nota, como por exemplo a forma como verificou a identidade do cliente.
Efetuar a transferência
Sob Fornecer uma cópia dos dados, selecione Transferir resumo (uma página que abre em qualquer navegador e imprime para PDF, no idioma do cliente) ou Transferir ficheiro de dados (JSON).
A cópia inclui o perfil, visitas, formulários e respostas, fichas de registo, a lista de fotografias e ficheiros, notas, adesões, recibos e mensagens. Cada transferência fica registada sob Histórico de pedidos.
Eliminar os dados pessoais de um cliente
Abrir Pedidos de dados
Abra o perfil do cliente e selecione Ações → Pedidos de dados, seguido de Eliminar os dados pessoais.
Ler o que irá acontecer
O painel discrimina com precisão o que é eliminado, o que é mantido de forma bloqueada e o que é mantido inalterado.
Iniciar
Selecione o botão denominado Eliminar dados pessoais, indique a opção em Como efetuou o pedido? e adicione uma nota caso seja útil.
Confirmar
Introduza o nome do cliente exatamente como indicado e selecione Eliminar dados pessoais. Esta ação não pode ser anulada; por isso, se o cliente também solicitou uma cópia, transfira os dados do cliente previamente.
| Elemento | O que acontece |
|---|---|
| Nome, email, telefones, data de nascimento, morada, notas, alergias, alerta de equipa, etiquetas e outros detalhes de perfil, bem como os respetivos detalhes de contacto em orçamentos, lista de espera, avaliações, emails programados e listas de campanhas | Eliminados imediatamente. O perfil passa a surgir como "Cliente eliminado", e o respetivo consentimento de marketing é revogado. As hiperligações que lhe foram enviadas para formulários e páginas de cuidados deixam de funcionar. |
| Cartões guardados | Removidos, inclusivamente no processador de pagamentos |
| O respetivo acesso à sua conta online com o seu estabelecimento | Terminado |
| Formulários e fichas assinados, validações, testes de toque, fotografias e ficheiros, notas de visita e mensagens | Guardados, mas bloqueados. A sua equipa não os pode abrir. Um proprietário ou administrador pode recuperá-los para dar resposta a um pedido legal, ficando cada recuperação registada. |
| Histórico de vendas, pagamentos, recibos, adesões, pacotes, cartões-oferta e fidelização | Guardados sem alterações, por motivos de legislação fiscal e requisitos legais |
O pedido, a pessoa responsável pelo tratamento e o resultado ficam gravados no perfil do cliente e no registo de auditoria.
Confirmar que a operação foi concluída
O perfil apresenta Dados pessoais eliminados a acompanhado da data, e o cliente surge identificado como "Cliente eliminado". A secção Histórico de pedidos apresenta a eliminação e eventuais transferências efetuadas.
Se ocorrer algum problema
"Este cliente ainda não pode ser eliminado"
O painel explica o motivo. Poderá ser um dos seguintes:
- O cliente tem marcações futuras ou tem vaga reservada numa aula futura: cancele-as primeiro.
- O cliente tem uma adesão ou subscrição ativa: termine-a primeiro.
- Os registos do cliente estão sob retenção legal.
- O cliente já foi eliminado anteriormente.
"Não foi possível eliminar o registo de cliente na Stripe"
Tudo o resto foi concluído. A nota no pedido lembra-o de remover o registo diretamente na Stripe.
Bloquear é o mesmo que eliminar?
Não. O bloqueio impede marcações online e comunicações de marketing, mas preserva todos os dados. Consulte Clientes bloqueados e sinalizados.