Επιλέξτε οποιοδήποτε ραντεβού στο ημερολόγιο για να ανοίξετε τον πίνακα του. Είναι η «έδρα» του ραντεβού: ο πελάτης στα αριστερά, και η ώρα, οι υπηρεσίες και η πληρωμή στα δεξιά, με το επόμενο βήμα στο κάτω μέρος.
Διαχείριση της επίσκεψης από τον πίνακα
Check-in του πελάτη
Όταν φτάσει ο πελάτης, επιλέξτε Check-in στο κάτω μέρος του πίνακα. Εάν είναι νωρίτερα, το Νωρίτερα από την προγραμματισμένη ώρα σας ζητά να επιβεβαιώσετε. Το Check-in εμφανίζεται την ημέρα του ραντεβού.
Έναρξη της υπηρεσίας
Όταν περάσουν, επιλέξτε Έναρξη υπηρεσίας. Ο πίνακας τότε εμφανίζει Σε εξέλιξη.
Ταμείο
Όταν ολοκληρωθεί η επίσκεψη, επιλέξτε Ταμείο. Η πώληση ανοίγει με τον πελάτη, τις υπηρεσίες και το μέλος της ομάδας ήδη καταχωρημένα. Δείτε Είσπραξη πληρωμής.
Μόλις πληρωθεί η πώληση, το κουμπί γράφει Προβολή πώλησης. Εάν ο ρόλος σας δεν μπορεί να εισπράξει πληρωμές, ο πίνακας αναφέρει ότι η ρεσεψιόν μπορεί να την καταχωρήσει.
Αλλαγή της κατάστασης
Επιλέξτε την κατάσταση στην κορυφή (όπως Κλεισμένο ή Επιβεβαιώθηκε) και επιλέξτε μια άλλη:
| Κατάσταση | Πώς ορίζεται |
|---|---|
| Κλεισμένο | Όταν γίνεται το ραντεβού |
| Επιβεβαιώθηκε | Από αυτό το μενού |
| Ολοκληρωμένο | Μόνο με την ολοκλήρωση της πληρωμής, ή με Σήμανση ως ολοκληρωμένο (χωρίς χρέωση) στο μενού ⋮ |
| Μη προσέλευση | Από αυτό το μενού. Ρωτά για τυχόν χρέωση και αν θα ενημερωθεί ο πελάτης. |
| Ακυρώθηκε | Από αυτό το μενού. Ζητά έναν λόγο, τυχόν χρέωση και αν θα ενημερωθεί ο πελάτης. |
Δείτε Επαναπρογραμματισμός, ακύρωση και σήμανση μη προσέλευσης και Επιλογή του τι ενημερώνεται ο πελάτης.
Μεταφορά μιας κράτησης σε άλλο μέλος της ομάδας
Ανοίξτε μια υπηρεσία, επιλέξτε άλλο Μέλος της ομάδας, και μετά αποθηκεύστε. Όταν αλλάζει μόνο το άτομο, ο πίνακας ρωτά Ενημέρωση {name} για την αλλαγή, με το όνομα του πελάτη. Εάν είναι επιλεγμένο, ο πελάτης λαμβάνει ένα email, στη γλώσσα του, που αναφέρει ποιον θα δει τώρα. Ξεκινά επιλεγμένο όταν η επιλογή Αποστολή email στον πελάτη κατά τη μεταφορά της κράτησής του σε άλλο μέλος της ομάδας είναι ενεργοποιημένη στις Ρυθμίσεις → Κρατήσεις → Κανόνες κρατήσεων. Η μεταφορά μιας κράτησης στη στήλη άλλου ατόμου την ίδια ώρα θέτει την ίδια ερώτηση. Σε τηλέφωνο ανοίγει από το κάτω μέρος της οθόνης.
Εάν αλλάξει και η ώρα, η συνήθης ερώτηση επαναπρογραμματισμού αποφασίζει, και αυτό το email αναφέρει ήδη το μέλος της ομάδας.
Προσθήκη ετικέτας κατάστασης
Μια ετικέτα κατάστασης είναι η δική σας σημείωση για την κατάσταση μιας επίσκεψης, όπως Καθυστέρηση ή Αναμονή συγκατάθεσης. Δημιουργήστε τις ετικέτες σας στις Ρυθμίσεις → Κρατήσεις → Ετικέτες κατάστασης: ένα όνομα έως 20 χαρακτήρες, ένα χρώμα και ένα εικονίδιο. Αρχειοθετήστε μια ετικέτα που δεν χρησιμοποιείτε πλέον. Διαγράψτε μια ετικέτα μόνο εάν καμία επίσκεψη δεν την φέρει.
Για να προσθέσετε μία σε μια επίσκεψη, επιλέξτε Προσθήκη ετικέτας δίπλα στην κατάσταση και επιλέξτε την. Επιλέξτε Αφαίρεση ετικέτας για να την αφαιρέσετε. Η ετικέτα εμφανίζεται στο ημερολόγιο και στην προεπισκόπηση, δίπλα στην κατάσταση.
- Μια ετικέτα είναι επιπλέον πληροφορία. Η κατάσταση εξακολουθεί να καθορίζει πληρωμές, υπενθυμίσεις, αναφορές και το kiosk.
- Μόνο μια επίσκεψη που είναι κλεισμένη ή επιβεβαιωμένη λαμβάνει ετικέτα. Η ολοκλήρωση, η ακύρωση ή η σήμανση μη προσέλευσης την αφαιρεί.
- Χρειάζεστε άδεια για να αλλάξετε την επίσκεψη. Τα μέλη της ομάδας που βλέπουν μόνο το δικό τους ημερολόγιο μπορούν να επισημάνουν μόνο τις δικές τους επισκέψεις.
Τι δείχνει ο πίνακας
| Μέρος | Τι περιλαμβάνει |
|---|---|
| Ο πελάτης | Όνομα, email και τηλέφωνο, Επισκέψεις και Συνολικά δαπάνες, συνδρομές και πακέτα με υπολειπόμενες συνεδρίες, ημερομηνία γέννησης και ετικέτες. Η Προβολή προφίλ ανοίγει το πλήρες προφίλ τους. Το ⋮ δίπλα περιλαμβάνει Μηνύματα, Αποστολή φόρμας ή οδηγού φροντίδας, Επεξεργασία στοιχείων πελάτη, Αντιγραφή αριθμού, Αντιγραφή διεύθυνσης, Επαναποστολή επιβεβαίωσης και Προσθήκη ετικέτας. |
| Κλινικές λεπτομέρειες | Ειδοποίηση για την ομάδα, Αλλεργίες, κατάσταση Τεστ αλλεργίας και Σημειώσεις πελάτη. Εάν ο ρόλος σας δεν μπορεί να τα δει, ο πίνακας αναφέρει ότι είναι κρυμμένα. Ποτέ δεν τα εμφανίζει ως κενά. |
| Υπηρεσίες | Κάθε υπηρεσία με την ώρα, τη διάρκεια, το μέλος της ομάδας και την τιμή της, τυχόν προσφορά που επισυνάπτεται, και Προσθήκη υπηρεσίας |
| Πληρωμή | Μια Εκτιμώμενο σύνοψη: υποσύνολο, εκπτώσεις, φόρος, τυχόν προκαταβολή που έχει καταβληθεί, και Προς πληρωμή. Η Προβολή ανάλυσης δείχνει κάθε γραμμή. |
| Σημειώσεις | Εσωτερική σημείωση · μόνο για την ομάδα και οτιδήποτε Από τον πελάτη |
Εάν το ραντεβού δεν έχει ακόμη εξασφαλιστεί και η επιχείρησή σας ζητά κάρτα ή προκαταβολή, η επιλογή Εξασφάλιση αυτής της κράτησης προσφέρει Προσθήκη πολιτικής πληρωμών, και μετά Αποστολή ασφαλούς συνδέσμου στον πελάτη.
Το μενού ⋮
Επιλέξτε το ⋮ στο κάτω μέρος του πίνακα για όλα τα υπόλοιπα:
| Ενέργεια | Τι κάνει |
|---|---|
| Προσθήκη εσωτερικής σημείωσης | Μια σημείωση μόνο για το προσωπικό. Επιλέξτε Καρφίτσωμα και στο προφίλ πελάτη για να εμφανίζεται σε κάθε μελλοντική επίσκεψη. |
| Έναρξη συμβουλευτικής (tablet) | Ανοίγει τη ροή συμβουλευτικής. Ένα ραντεβού βίντεο εμφανίζει Έναρξη βιντεοκλήσης. |
| Άνοιγμα φορμών σε kiosk | Ανοίγει κάθε μη υπογεγραμμένη φόρμα για αυτήν την υπηρεσία στο tablet, για να τη συμπληρώσει ο πελάτης |
| Επαναποστολή επιβεβαίωσης | Στέλνει ξανά την επιβεβαίωση κράτησης |
| Άνοιγμα κλινικής καρτέλας | Ανοίγει την καρτέλα του πελάτη, όταν η καταγραφή είναι ενεργοποιημένη |
| Επαναπρογραμματισμός | Επιλέξτε μια νέα διαθέσιμη ώρα στο ημερολόγιο |
| Μεταφορά σε άλλη ημερομηνία… | Επιλέξτε μια νέα ημερομηνία και ώρα από μια λίστα |
| Σήμανση ως ολοκληρωμένο (χωρίς χρέωση) | Ολοκληρώνει την επίσκεψη χωρίς πώληση |
| Νέα κράτηση για τον πελάτη | Ξεκινά την επόμενη κράτηση του πελάτη |
| Αυτοματισμοί | Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τις υπενθυμίσεις και τις παρακολουθήσεις για αυτό το ραντεβού |
| Προβολή δραστηριότητας | Ποιος έκανε τι σε αυτό το ραντεβού, και πότε |
Εάν κάτι πάει στραβά
Δεν υπάρχει κουμπί Check-in
Το ραντεβού είναι σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Το Check-in εμφανίζεται την ημέρα.
Λείπει το Ταμείο
Η πώληση έχει ήδη πληρωθεί (εμφανίζεται Προβολή πώλησης αντ' αυτού), η επίσκεψη έχει ακυρωθεί ή είναι μη προσέλευση, ή ο ρόλος σας δεν μπορεί να εισπράξει πληρωμές.
Το Άνοιγμα φορμών σε kiosk λέει "Όλες οι φόρμες υπογεγραμμένες"
Κάθε φόρμα που συνδέεται με την υπηρεσία έχει ήδη συμπληρωθεί. Το "Δεν υπάρχουν φόρμες συνδεδεμένες με αυτήν την υπηρεσία" σημαίνει ότι η υπηρεσία δεν έχει φόρμες για υπογραφή.
Έγινε αποστολή email στον πελάτη;
Επιλέξτε ⋮ → Προβολή δραστηριότητας. Παραθέτει κάθε γεγονός και ποιος ή τι το έκανε, συμπεριλαμβανομένων των αυτοματισμών.
Ποιος μπορεί να δει την εσωτερική σημείωση;
Μόνο η ομάδα σας. Ποτέ δεν εμφανίζεται σε email προς τον πελάτη, στην πύλη πελατών ή στις αποδείξεις.