Salas e aparelhos são os seus recursos. Configure-os uma vez, indique quais serviços precisam deles e cada agendamento reserva um item disponível por conta própria. Quando nada estiver livre, o agendamento não poderá ser feito.
Antes de começar
- Quem pode fazer isso: administradores e qualquer pessoa que possa gerenciar agendamentos.
- Encontre essas opções em Configurações → Agendamento → Salas e equipamentos.
Configurar uma sala ou aparelho
Iniciar um novo recurso
Na página Recursos, selecione Novo recurso.
Escolher a categoria
Escolha Sala (uma sala de atendimento, cabine de laser ou sala de consulta) ou Equipamento (um laser, aparelho de microcorrentes ou kit de peeling).
Nomear e definir um tipo
Insira um Nome, como "Treatment Room 1", e um Tipo, como "Laser". Os serviços solicitam um tipo, de modo que qualquer recurso disponível desse tipo será suficiente.
Definir a quantidade
Quantidade é o número de unidades idênticas que você possui. Dois aparelhos de laser do mesmo tipo significam que dois clientes podem usar um ao mesmo tempo.
Escolher a unidade
Escolha a Unidade onde o recurso fica localizado. Ele só será oferecido para agendamentos nesse local.
Criar o recurso
Selecione o botão nomeado Criar recurso.
Indicar quais serviços precisam dele
Abrir o serviço
Acesse Operações → Serviços, abra o serviço e selecione Recursos na lista de seções.
Escolher do que ele precisa
Em Recursos necessários, ative Exige uma sala se o serviço precisar de uma sala e escolha cada tipo de equipamento utilizado.
Salvar
Salve o serviço.
Como funciona no agendamento
No painel de agendamento, o campo Sala é preenchido com uma sala livre: "Atribuído automaticamente a uma sala livre. Altere se você preferir outra.". Apenas as salas livres para aquele horário exato são oferecidas. O Equipamento necessário também é reservado, e uma unidade ocupada em outro lugar aparece como em uso.
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Nenhuma sala livre naquele horário | O agendamento não pode ser feito: Nenhuma sala está livre neste horário. Escolha outro horário. |
| O equipamento está ocupado | O agendamento é recusado ao salvar, para que duas recepções não reservem o último aparelho ao mesmo tempo |
| Um atendimento em uma série recorrente não tem nada livre | Esse atendimento é pulado e contabilizado na mensagem |
| Um grupo não comporta os recursos de todos os convidados | O grupo inteiro é recusado em vez de ficar com reservas parciais |
Isso se aplica mesmo quando o agendamento duplo está ativado. Essa configuração diz respeito ao tempo das pessoas, nunca a salas e aparelhos. O agendamento online oferece apenas horários em que a sala e o equipamento estão livres.
Ver as salas no calendário
Na barra de ferramentas do calendário, abra Equipe programada e escolha Todos os recursos ou Toda a equipe e recursos. Cada recurso ganha uma coluna. Um agendamento aparece tanto na coluna do membro da equipe quanto na coluna da sala: arraste aquele na coluna do membro da equipe para movê-lo.
Tirar algo de serviço
Abra o recurso e defina Fora de serviço até com um Motivo para a equipe. Nenhum serviço que precise dele poderá ser agendado antes desse dia. Agendamentos que já constavam nesse dia exibem um aviso para serem movidos. Para uma pausa mais longa, mude para Pausado ou use a opção Arquivar.
Conferir se funcionou
Agende um serviço que precise do recurso: o campo Sala é preenchido automaticamente. Na página Recursos, cada recurso mostra suas unidades e quantos serviços o utilizam.
Se algo der errado
Não consigo escolher a sala que quero
Apenas as salas livres para aquele horário e duração exatos são oferecidas. Altere o horário e a lista será atualizada.
"1 removido, mas 1 ainda tem agendamentos futuros"
Você reduziu a Quantidade enquanto algumas unidades ainda tinham agendamentos futuros. Mova ou cancele esses agendamentos primeiro.
A aba Recursos informa que não há tipos de recursos
Defina primeiro um Tipo para suas salas e equipamentos na página Recursos; depois, exija esse tipo no serviço.