Um cliente pode agendar enquanto a recepção está atendendo outra pessoa. Dê à equipe aviso prévio suficiente e uma maneira clara de verificar novos agendamentos antes de o cliente chegar.
Quanto aviso prévio devemos permitir?
Escolha um Aviso prévio mínimo que deixe tempo suficiente para preparar a sala e avisar o profissional. Isso controla o quão perto do horário de início um cliente pode agendar online. Um pequeno horário vago na agenda não precisa se transformar em um agendamento imediato.
Encontre essa opção em Regras de agendamento nas configurações de agendamento online. Siga Configurar agendamento online para ver o caminho completo e as configurações por unidade. Verifique cada unidade que aceita agendamentos online.
Onde a recepção deve procurar?
Mantenha a Agenda na data e unidade corretas, com os profissionais pertinentes visíveis. Um filtro ou a visualização de apenas um profissional pode ocultar um agendamento em outra parte da empresa. Consulte Como se orientar na agenda.
A agenda é atualizada quando chegam alterações de agendamentos por meio de sua conexão em tempo real. Se você suspeitar que ela está desatualizada, atualize a tela e verifique o próprio agendamento. Uma notificação é um aviso para checar, não um substituto para o registro do agendamento.
Abra o agendamento para conferir o cliente, o serviço, o horário e o profissional atribuído. Defina uma pessoa em cada turno como responsável por repassar as novas chegadas ao membro da equipe correto.
Quem recebe o aviso de um novo agendamento online?
| Superfície | O que esperar |
|---|---|
| Agenda | Os agendamentos aparecem dentro da visualização de data, unidade e equipe à qual você tem acesso. |
| Sino de notificações | Os agendamentos recentes aparecem de acordo com a sua função e nível de acesso. Membros comuns da equipe veem os agendamentos atribuídos a eles. |
| Hoje | Os agendamentos que aguardam confirmação podem aparecer na fila de confirmação. Esta não é uma lista de todos os agendamentos confirmados. |
| E-mail opcional | O membro da equipe agendado, proprietários e administradores, ou endereços que você listar, como a caixa de entrada da recepção, conforme a escolha da empresa. |
Para escolher quem recebe os e-mails, um administrador abre Configurações → Agendamento → Agendamento online e, sob Notificações por e-mail, ativa Enviar e-mails aos membros da equipe agendados, Enviar e-mails a proprietários e administradores ou Enviar e-mails para endereços específicos, selecionando em seguida o botão Salvar notificações por e-mail. Apenas a primeira opção vem ativada inicialmente. Uma caixa de entrada compartilhada da recepção fica sob endereços específicos. Consulte Receber e-mails sobre agendamentos online.
Não dependa da chegada imediata do e-mail. Combine quem acompanhará a agenda durante o turno.
Como podemos verificar nossa configuração?
Use um cliente de teste que você controle e combine o teste com a recepção. Abra o link público de agendamento em um celular e agende um horário disponível que cumpra a sua regra de aviso prévio. As exigências configuradas de sinal ou cartão continuam valendo.
Verifique todos os três resultados:
- O celular mostra o agendamento concluído com data, horário e unidade corretos.
- A recepção encontra esse mesmo agendamento na agenda e abre os detalhes.
- O membro da equipe pretendido consegue ver o agendamento, e quem você escolheu para receber o e-mail verifica se ele chegou.
Verifique a experiência usando também a própria conta do recepcionista. Apenas a visualização de um proprietário não prova que a recepção recebe os mesmos avisos. Cancele o agendamento de teste depois e analise qualquer pagamento separadamente.
Perguntas frequentes
O cliente tem uma confirmação, mas não consigo ver o agendamento
Verifique a unidade, a data, os filtros de profissionais e o seu nível de acesso antes de criar outro agendamento. Atualize a agenda e peça a um administrador para procurar a referência original caso continue sem aparecer.
Um cliente do mesmo dia deve receber todos os lembretes habituais?
Não. Um lembrete cujo horário programado já passou é ignorado. Consulte Configurar lembretes de agendamento. A confirmação do agendamento e a revisão da equipe são separadas dos lembretes.
Posso saber se um agendamento é novo apenas pela cor?
Use os detalhes do agendamento e o sino de notificações para verificar. As cores da agenda dependem da configuração de cores selecionada; elas não são um alerta garantido para um novo agendamento no mesmo dia.