Sua política de pagamento define com o que o cliente se compromete ao agendar: nada, um cartão salvo ou um sinal. Ela também define o custo de um cancelamento tardio ou de um não comparecimento. Este artigo aborda o que acontece no dia a dia: no agendamento, na finalização da venda e quando você cobra uma taxa.
Antes de começar
- Os Pagamentos com cartão precisam estar conectados. Consulte Conectar pagamentos com cartão.
- Um administrador define a política em Configurações → Pagamentos e vendas → Política de pagamento. Consulte Definir sua política de pagamento.
- Cobrar uma taxa exige um cartão registrado para aquele agendamento, por meio de um sinal ou de um cartão salvo.
As três opções
| Política | No agendamento | É possível cobrar uma taxa depois? |
|---|---|---|
| Sem política | Nada é solicitado | Não, não há cartão para cobrar |
| Cartão salvo | O cliente adiciona um cartão. Nada é cobrado. | Sim |
| Sinal | O cliente paga um sinal | Sim |
Qual é o valor do sinal
- O sinal é uma porcentagem da visita ou um valor fixo. Ele nunca é superior ao preço do serviço.
- Em uma visita com vários serviços, calcula-se um único sinal para todos eles juntos. Um sinal fixo de $25 é de $25 para a visita, não $25 por serviço.
- Um serviço com sinal próprio adiciona esse valor ao total.
Quando a política se aplica
| Configuração | O que faz |
|---|---|
| Apenas para visitas acima de | Abaixo desse valor, nada é solicitado. Deixe em 0 para aplicar a todos os agendamentos. |
| Exigir um sinal para reservas grandes | Um agendamento igual ou superior a um total, ou uma visita mais longa do que um número de horas, exige um sinal mesmo quando a política pede apenas um cartão. |
| A própria Política de pagamento de um serviço | Definida na seção Configurações do serviço. Ela substitui a política da unidade em qualquer agendamento que o inclua, a qualquer preço. |
| A própria política de uma unidade | Em Cada unidade, uma unidade pode usar sua própria política integralmente em vez da política da empresa. |
| Um único agendamento | A equipe que faz o agendamento pela agenda pode alterar a exigência para esse cliente neste horário. |
Quando os serviços de uma mesma visita entram em conflito, a regra mais rigorosa prevalece: um sinal prevalece sobre o cartão, e um cartão prevalece sobre nada.
Na finalização da venda
O sinal já aparece como Pago e é abatido do valor que o cliente deve. Receba o restante normalmente. Consulte Receber um pagamento.
Se a conta final for menor que o sinal, por exemplo após um desconto, o carrinho exibirá a mensagem O sinal é $X a mais que esta comanda. Em Destino do sinal não utilizado, escolha Reembolsar no cartão ou Manter como crédito. O processamento ocorre quando você conclui a venda.
Cobrar uma taxa de cancelamento tardio
Abra o agendamento
Na agenda, abra o agendamento. Selecione o status dele (como Agendado) e escolha Cancelado.
Informe um motivo
Responda a Por que você está cancelando?
Decida sobre o sinal
Se o cliente pagou um sinal, faça sua escolha em O que acontece com o sinal. A opção de seguir a política mostra o que ela retém e o que reembolsa. As opções Reembolsar todo o valor de e Reter todo o valor de mostram o valor do sinal. Escolher uma delas exige um motivo, registrado no histórico de atividades do agendamento.
Cobre a taxa
Marque a opção para cobrar a taxa de cancelamento de $X no cartão salvo. Ela fica desmarcada até ser selecionada, permitindo isentar um cliente habitual. A opção só é exibida quando o cancelamento ocorre dentro da janela prevista na política.
Confirme
Selecione o botão Cancelar agendamento. Quando algum valor é cobrado, o cliente sempre é informado.
Cobrar uma taxa de não comparecimento
Marque o não comparecimento
Abra o agendamento, selecione o status dele e escolha Não comparecimento.
Decida sobre o sinal
Assim como no cancelamento, faça a escolha em O que acontece com o sinal.
Cobre a taxa
Marque a opção para cobrar a taxa de não comparecimento de $X no cartão salvo.
Confirme
Selecione o botão Marcar não comparecimento. O horário fica vago novamente e o não comparecimento é registrado no histórico do cliente.
Se o sinal não cobrir toda a taxa, a caixa exibirá a opção de cobrar o valor restante de $X no cartão salvo.
Quando o próprio cliente cancela
- Fora do prazo: sem custos. O sinal é reembolsado integralmente.
- Dentro do prazo: online, é solicitado o pagamento da taxa de cancelamento. Reagendar dentro do prazo é bloqueado em vez de ser cobrado.
O que é informado ao cliente
No momento do agendamento, o cliente visualiza os termos em palavras simples: o sinal, o prazo para cancelamento gratuito e as taxas, em dólares. Os mesmos termos constam na página de agendamento dele. Cada agendamento mantém as condições sob as quais foi feito; portanto, alterar a política afeta apenas novos agendamentos.
Conferir se deu certo
- Uma mensagem confirma a conclusão, como Taxa de cancelamento cobrada: $40.
- A taxa e qualquer decisão sobre o sinal são registradas no histórico de atividades do agendamento.
- Relatórios → Taxas de cancelamento e não comparecimento lista todas as cobranças efetuadas. Relatórios → Cancelamentos e não comparecimentos mostra os índices por cliente, serviço e profissional. Relatórios → Pagamentos antecipados e Receita diferida e MRR informam valores recebidos por atendimentos ainda não realizados.
Se algo der errado
Não há opção de taxa ao cancelar
O agendamento não tem um cartão registrado, o cancelamento ocorreu fora do prazo ou não há cobrança configurada para esse tipo de cancelamento.
"Não foi possível cobrar a taxa: nenhum cartão salvo"
O agendamento não tem um cartão utilizável. O agendamento exibe Taxa de cancelamento pendente ou Taxa de não comparecimento pendente com o valor A pagar. Selecione Cobrar taxa no agendamento para receber por outro meio.
O cliente diz que não reconhece a taxa
Ele recebeu um e-mail quando a taxa foi cobrada, e ela vem identificada com clareza na fatura dele. Se ele contestar a transação junto ao banco, consulte Responder a uma contestação de cartão.
O sinal não pôde ser reembolsado
A venda é sinalizada para verificação. Na finalização da venda, selecione o botão Tentar reembolso novamente ou Manter como crédito, caso o cliente concorde.