Toda alteração em uma reserva começa a partir do agendamento. Mover a reserva a mantém como o mesmo agendamento, assim o histórico do cliente permanece completo em vez de gerar um cancelamento e uma nova reserva.
Antes de começar
- Quem pode fazer isso: qualquer pessoa que possa gerenciar agendamentos. A equipe só pode alterar seu próprio calendário, a menos que sua função permita mais.
- Taxas só podem ser cobradas se um cartão tiver sido registrado para a reserva. Consulte Sinais, taxas de cancelamento e de não comparecimento.
Reagendar
Abra o agendamento
Selecione-o no calendário e, em seguida, toque em ⋮ na parte inferior do painel.
Escolha como definir o novo horário
Reagendar permite que você selecione um novo horário vago no calendário: uma barra no topo mostra o que você está movendo e permite alterar o dia. Reagendar por data… permite escolher Nova data, Horário de início e Membro da equipe diretamente em um formulário.
Verifique o novo horário
O Owneli verifica o horário. Se estiver fora do turno do membro da equipe, marque a opção para agendar mesmo assim.
Decida se vai avisar o cliente
A caixa para avisar o cliente vem marcada, para que o novo horário seja enviado a ele. Desmarque-a se você já o avisou.
Confirme
Selecione Atualizar (ou Reagendar, se você tiver usado o formulário).
Você também pode arrastar o bloco para um novo horário ou para a coluna de outro membro da equipe. Consulte Arrastar, redimensionar e reagendar na grade. Após uma alteração, a opção Desfazer restaura a posição anterior.
Cancelar
Abra o agendamento
Selecione-o no calendário, selecione o status no topo (como Agendado) e escolha Cancelado.
Informe um motivo
Escolha um Motivo, como Cliente cancelou ou Agendado por engano, e adicione uma Observação, se desejar. Ambos são opcionais, mas o motivo permite que os Relatórios contabilizem os cancelamentos por categoria. A lista da sua empresa fica em Configurações → Agendamento → Motivos de cancelamento, onde você pode adicionar, renomear, reordenar e arquivar motivos. Quando um cliente cancela online, ou uma sessão em grupo é cancelada, o próprio Owneli registra o motivo.
Decida o que fazer com o sinal
Se o cliente pagou um sinal, selecione uma opção sob O que acontece com o sinal. Seguir a política mostra o que a política retém e reembolsa. Reembolsar todo o valor de ou Reter todo o valor de exige um motivo.
Decida sobre a taxa
Se o cancelamento estiver dentro do período previsto na sua política, você pode marcar a opção Cobrar taxa de cancelamento de $X no cartão registrado. Ela fica desmarcada até que você a selecione.
Decida se vai avisar o cliente
A opção Avisar o cliente vem marcada por padrão. Se uma taxa for cobrada, o cliente será sempre avisado.
Cancele
Selecione Cancelar agendamento.
Para um agendamento recorrente, marque Cancelar todas as próximas visitas desta série para cancelar também os demais agendamentos da série.
Marcar não comparecimento
Escolha Não comparecimento
Abra o agendamento, selecione seu status e escolha Não comparecimento.
Decida sobre o sinal e a taxa
Assim como no cancelamento, escolha o que acontece com qualquer sinal pago e marque Cobrar taxa de não comparecimento de $X no cartão registrado se quiser fazer a cobrança.
Decida se vai avisar o cliente
A opção Avisar o cliente vem desmarcada por padrão no não comparecimento, já que ele já sabe do ocorrido. O aviso sempre é enviado se houver cobrança.
Confirme
Selecione Marcar não comparecimento. O horário fica livre e o não comparecimento é registrado no histórico do cliente.
Desfazer um cancelamento ou não comparecimento
Logo após cancelar ou marcar um não comparecimento, uma mensagem exibe Desfazer durante 30 segundos. Isso recoloca o agendamento no calendário, a menos que alguém tenha agendado aquele horário nesse intervalo. Uma reserva que já estava confirmada volta como confirmada.
Se você tiver cobrado uma taxa de cancelamento ou de não comparecimento, a opção Desfazer perguntará primeiro Reembolsar a taxa de $X também?, pois a reserva não pode voltar enquanto o cliente ainda estiver pagando pela ausência:
- Reembolsar e desfazer devolve a taxa ao cartão do cliente e restaura a reserva em uma única etapa. Você verá as mensagens Agendamento restaurado e Taxa de $X reembolsada. Se o reembolso não for concluído, a reserva continuará cancelada ou como não comparecimento.
- Agora não mantém tudo como está, inclusive a taxa cobrada.
O reembolso da taxa exige permissão para emitir reembolsos. Você também pode reembolsar a taxa a partir da venda primeiro e depois desfazer. Uma taxa que o cliente contestou junto ao banco não pode ser reembolsada enquanto o banco estiver em processo de análise, portanto a reserva permanece inalterada. Consulte Responder a uma contestação de cartão.
Preencher o horário vago
Após um cancelamento, o Owneli consulta sua lista de espera. Se alguém estiver aguardando por esse tipo de horário, uma mensagem informará o nome da pessoa com o botão Avisar para notificá-la de que uma vaga foi aberta. Consulte Bloquear horários e lista de espera.
Cancelado por resposta de SMS
Um cliente também pode cancelar respondendo ao SMS de lembrete com a sua palavra de cancelamento. O cancelamento segue então as mesmas regras do link de gerenciamento: o seu prazo limite online e se o cancelamento online é permitido. Uma diferença: um cancelamento por SMS nunca cobra dinheiro. Se cancelar naquele momento custasse algo ao cliente, uma taxa de cancelamento tardio ou um depósito retido, nada é cancelado e a resposta informa o valor, o link e o seu número de telefone.
Um horário cancelado assim mostra o motivo Cancelado por resposta de SMS e a atividade dele diz o mesmo, para os relatórios distinguirem cancelamentos por SMS dos pelo link. Como só foi permitido enquanto era grátis, nenhuma taxa de cancelamento pode ser cobrada por ele depois, nem pelo acerto do depósito nem manualmente.
Verifique se funcionou
- O bloco muda de posição ou aparece como cancelado ou não comparecimento. Os agendamentos cancelados ficam ocultos, a menos que Mostrar agendamentos cancelados esteja ativo.
- Uma mensagem confirma o que ocorreu, como Cancelado, junto com a decisão sobre taxas e sinal.
- O caminho ⋮ → Ver atividade no agendamento lista a alteração e quem a realizou.
- O menu Relatórios → Cancelamentos e não comparecimentos mostra os índices por cliente, serviço e membro da equipe. O menu Relatórios → Taxas de cancelamento e de não comparecimento lista cada taxa cobrada.
Se algo der errado
"Horário ocupado"
Outra pessoa agendou esse horário primeiro. Escolha outro horário vago.
A opção de taxa não aparece
A reserva não tem cartão registrado, o cancelamento ocorreu fora do período da política ou nenhuma taxa foi definida.
"Aquele horário foi ocupado, portanto não pode ser restaurado"
A opção de desfazer não pôde recolocar o agendamento porque o horário foi reservado novamente. Agende o cliente em um novo horário.
"Foi cobrada uma taxa para esta reserva"
A reserva ainda mantém a cobrança da taxa vinculada, portanto não pode ser restaurada isoladamente. Tente desfazer novamente e escolha Reembolsar e desfazer, ou reembolse a taxa a partir da venda e depois desfaça.
O cliente não foi avisado sobre a alteração
A mensagem informa quando não foi possível notificar o cliente, por exemplo, caso ele não tenha e-mail registrado ou tenha desativado as notificações.