Quatro valores que parecem todos indicar "quanto dinheiro ganhámos" são, na verdade, coisas distintas: vendas (o que vendeu), pagamentos (dinheiro que se movimentou), receita (valor que entregou) e passivos (valor que ainda deve). O Owneli mantém-nos intencionalmente em relatórios separados. Confundi-los é a razão pela qual muitas empresas encontram um défice nos cartões-oferta no final do ano.
Por que razão as minhas vendas e os meus pagamentos não coincidem?
Porque vender e receber pagamentos são eventos diferentes que muitas vezes ocorrem em dias diferentes:
- Um sinal é um pagamento feito hoje para uma venda que fica concluída na próxima semana.
- Uma venda com pagamento posterior é uma venda hoje cujo pagamento apenas chega mais tarde.
- O resgate de um cartão-oferta é receita hoje paga com dinheiro que recebeu há meses.
- Uma sessão de um pacote é realizada hoje, mas foi vendida e paga antecipadamente.
Cada relatório responde com rigor a uma pergunta específica, em vez de as misturar:
| Valor | Relatório | A pergunta |
|---|---|---|
| Vendas | Resumo de vendas / Lista de vendas | O que vendemos neste período, líquido de descontos e reembolsos? |
| Pagamentos | Resumo de pagamentos / Transações de pagamento | Que dinheiro entrou, por método de pagamento, menos reembolsos e taxas de processamento? |
| Posição de tesouraria | Demonstração de fluxo de caixa, Transferências | O que entrou na caixa e no banco, dia a dia? |
| Passivos | Resumo do passivo, Lista de pré-pagamentos | O que é que os clientes nos pagaram e nós ainda não entregámos? |
| Movimentação do passivo | Atividade do passivo, Receita diferida e MRR | O que movimentou esses saldos e qual é a tendência? |
O modelo de receita diferida
Quando um cliente paga antecipadamente, seja por um cartão-oferta, um pacote, um período pré-pago de adesão ou um sinal, esse dinheiro ainda não é receita. Permanece como um passivo até realizar o serviço:
O dinheiro dá entrada
O pagamento surge no Resumo de pagamentos e na Demonstração de fluxo de caixa. O saldo do passivo aumenta no mesmo montante.
Presta o serviço
O resgate aparece como receita; o passivo diminui. Não surge nada de novo em Pagamentos, porque o dinheiro já tinha dado entrada anteriormente.
Os relatórios mantêm-se rigorosos
Vendas indica o desempenho comercial, Pagamentos permite conciliar com o banco e o Resumo do passivo indica o que ficaria a dever se todos os clientes comparecessem amanhã para fazer o resgate.
Conciliar o banco
Para associar o Owneli a um extrato bancário, utilize o Resumo de pagamentos para os totais por método de pagamento, as Transações de pagamento para a correspondência linha a linha, a Demonstração de fluxo de caixa para o padrão diário e as Transferências para verificar quando a Stripe liquida os recebimentos por cartão na sua conta (o dinheiro dos cartões entra em lotes, não por cada venda individual).
Se algo correr mal
Que valor único representa a "nossa receita deste mês"?
Para o desempenho comercial, consulte as vendas líquidas no Resumo de vendas. Para a receita contabilística, o cálculo corresponde às vendas menos os novos pré-pagamentos mais os resgates. Os relatórios financeiros fornecem ao seu contabilista cada uma destas partes de forma discriminada, e não misturada.
Onde aparecem os reembolsos?
Em todos os locais a que pertencem legitimamente: em Reembolsos e anulações para os registos do evento, como valores negativos no Resumo de pagamentos relativamente ao dinheiro, e no período em que o reembolso ocorreu, e não no período da venda original.
Por que motivo existem simultaneamente um relatório de Resumo do passivo e um de Atividade do passivo?
O resumo representa o saldo (uma fotografia do montante pendente); a atividade representa o movimento (todas as transações vendidas/resgatadas no período). Perguntas sobre saldos consultam-se num; questões sobre "o que mudou" consultam-se no outro.