O registo de incidentes é um registo de RH privado no painel de cada membro da equipa: o que aconteceu, a gravidade da situação e as medidas tomadas. Apenas administradores e proprietários têm acesso para o consultar, e a pessoa a quem diz respeito nunca o vê.
Para ocorrências que envolvam clientes, visitantes ou as instalações, consulte antes Registar e acompanhar incidentes nas instalações.
Antes de começar
- Quem pode executar: administradores e proprietários.
- Atenha-se aos factos. Redija como gostaria que fosse lido num litígio: o que foi dito ou feito, quando, sem quaisquer suposições.
Registar um incidente
Aceder aos respetivos incidentes
Aceda a Equipa, selecione a pessoa e abra Incidentes.
Começar
Selecione o botão com o nome Registar incidente.
Escolher o tipo
Escolha a Categoria (Assiduidade, Conduta, Desempenho, Segurança, Reclamação de cliente, Política interna ou Outro) e a Gravidade (Leve, Grave ou Muito grave).
Indicar quando e o que aconteceu
Defina a Data da ocorrência; pode indicar uma data anterior correspondente ao dia real, mas nunca uma data futura. Descreva O que aconteceu. Se a descrição se assemelhar a uma opinião, ser-lhe-á solicitado que descreva antes o comportamento. Adicione a Medida tomada (opcional).
Assinalar ausência protegida
Selecione a opção Ausência protegida / justificada para faltas que não devam prejudicar o colaborador, tais como baixas médicas documentadas ou licenças aprovadas.
Guardar
Selecione a opção Registar incidente. É apresentada a mensagem Incidente registado, ficando listado com a indicação Registado por, o seu nome e a data.
Identificar um padrão
Em Regra de padrões (toda a organização), defina Sinalizar após (incidentes) e No prazo de (dias), e selecione Guardar. Quando alguém atingir esse número de incidentes da mesma categoria no período definido, o respetivo registo apresentará um aviso, por exemplo "3 incidentes de assiduidade nos últimos 90 dias". As ausências protegidas nunca são contabilizadas.
Exportar o registo
Selecione Exportar CSV para transferir o registo completo da pessoa.
Confirmar se funcionou
O incidente surge no topo da respetiva lista de Incidentes, acompanhado da categoria, da gravidade e da data.
Resolução de problemas
"A data do incidente não pode ser no futuro."
Altere a Data da ocorrência para a data de hoje ou uma anterior.
O colaborador pode consultar o seu próprio registo?
Não. A decisão de partilhar essa informação, bem como o modo como o faz, insere-se nos seus processos internos de RH.
Devem todas as queixas ser registadas?
Registe tudo aquilo de que pretenda manter um registo datado: um padrão de atrasos, uma reclamação de cliente, um problema de segurança. Uma conversa pontual de orientação habitualmente não carece de registo. Um registo bem organizado fundamenta igualmente qualquer decisão futura de cessação de funções. Consulte Suspender, arquivar ou desvincular um membro da equipa.