Një klient mund të rezervojë ndërkohë që recepsioni po ndihmon dikë tjetër. Jipini ekipit njoftim të mjaftueshëm paraprak dhe një mënyrë të qartë për të kontrolluar takimet e reja përpara se klienti të mbërrijë.
Sa kohë njoftimi paraprak duhet të lejojmë?
Zgjidhni një Njoftimi minimal paraprak që lë kohë për të përgatitur dhomën dhe për të njoftuar ofruesin e shërbimit. Ky cilësim kontrollon se sa afër orës së fillimit mund të rezervojë një klient online. Një hapësirë e shkurtër e lirë në kalendar nuk ka pse të kthehet në një rezervim të menjëhershëm.
E gjeni te Rregullat e rezervimit në cilësimet tuaja të rezervimit online. Ndiqni Konfiguroni rezervimin online për rrugën e plotë dhe cilësimet e lokacionit. Kontrolloni çdo lokacion që pranon rezervime online.
Ku duhet të shikojë recepsioni?
Mbajeni Kalendari në datën dhe lokacionin e saktë, me ofruesit përkatës të shërbimit të dukshëm. Një filtër ose një pamje e një ofruesi të vetëm mund të fshehë një takim diku tjetër në biznes. Shihni Orientohuni në kalendar.
Kalendari rifreskohet kur ndryshimet e takimeve mbërrijnë përmes lidhjes së tij të drejtpërdrejtë. Nëse dyshoni se nuk është i përditësuar, rifreskojeni dhe verifikoni vetë rezervimin. Një njoftim është një nxitje për të kontrolluar, jo një zëvendësues për regjistrimin e takimit.
Hapni takimin për të kontrolluar klientin, shërbimin, orën dhe ofruesin e caktuar. Caktoni një person në çdo turn që të jetë përgjegjës për t'ia përcjellë mbërritjet e reja anëtarit të duhur të ekipit.
Kush merr njoftim për një rezervim të ri online?
| Sipërfaqja | Çfarë të prisni |
|---|---|
| Kalendari | Rezervimet shfaqen brenda pamjes së datës, lokacionit dhe ekipit ku keni qasje. |
| Zilja e njoftimeve | Rezervimet e fundit shfaqen sipas rolit dhe qasjes suaj. Stafi i rregullt sheh rezervimet e caktuara për ta. |
| Sot | Rezervimet që presin konfirmim mund të shfaqen në radhën e konfirmimit. Kjo nuk është një listë e çdo rezervimi të konfirmuar. |
| Email opsional | Anëtari i rezervuar i ekipit, pronarët dhe administratorët, ose adresat që listoni, si një kuti hyrëse e recepsionit, sipas përzgjedhjes së biznesit. |
Për të zgjedhur se kujt i dërgohet email, një administrator hap Cilësimet → Rezervimi → Rezervim online dhe, nën Njoftimet me email, aktivizon Dërgojuni emaile anëtarëve të rezervuar të ekipit, Dërgojuni emaile pronarëve dhe administratorëve ose Dërgojuni emaile adresave specifike, dhe më pas zgjedh butonin e emërtuar Ruaj njoftimet me email. Vetëm i pari është i aktivizuar fillimisht. Një kuti hyrëse e përbashkët e recepsionit vendoset nën adresat specifike. Shihni Merrni emaile rreth rezervimeve online.
Mos u mbështetni te fakti që emaili mbërrin menjëherë. Bini dakord se kush e monitoron kalendarin gjatë turnit.
Si mund ta kontrollojmë konfigurimin tonë?
Përdorni një klient testues që e kontrolloni vetë dhe bini dakord për testimin me recepsionin. Hapni lidhjen publike të rezervimit në një telefon dhe rezervoni një orar të lirë që përputhet me rregullin tuaj të njoftimit paraprak. Kërkesat tuaja të konfiguruara për depozitë ose kartë vlejnë gjithsesi.
Kontrolloni të tria rezultatet:
- Telefoni shfaq rezervimin e përfunduar dhe datën, orën dhe lokacionin e saktë të tij.
- Recepsioni e gjen po atë takim në kalendarin e vet dhe hap detajet.
- Anëtari i synuar i stafit mund ta shohë rezervimin, dhe cilido që keni zgjedhur për të marrë email kontrollon nëse emaili ka mbërritur.
Kontrolloni përvojën duke përdorur edhe llogarinë personale të recepsionistit. Vetëm pamja e pronarit nuk provon se recepsioni merr të njëjtat njoftime. Anuloni takimin testues më pas dhe shqyrtoni çdo pagesë veçmas.
Pyetje të shpeshta
Klienti ka një konfirmim, por unë nuk e shoh rezervimin
Kontrolloni lokacionin, datën, filtrat e ofruesve dhe qasjen tuaj përpara se të krijoni një takim tjetër. Rifreskoni kalendarin dhe kërkojini një administratori të kërkojë referencën origjinale nëse ajo vazhdon të mungojë.
A duhet të marrë një klient i së njëjtës ditë të gjitha rikujtesat e zakonshme?
Jo. Një rikujtesë, ora e planifikuar e së cilës ka kaluar tashmë, kapërcehet. Shihni Konfiguroni rikujtesat e takimeve. Konfirmimi i rezervimit dhe shqyrtimi nga ekipi janë të ndara nga rikujtesat.
A mund ta dalloj që një rezervim është i ri vetëm nga ngjyra e tij?
Përdorni detajet e takimit dhe zilen e njoftimeve për të kontrolluar. Ngjyrat e kalendarit varen nga cilësimi i zgjedhur i ngjyrave; ato nuk janë një sinjalizim i garantuar për një rezervim të ri të së njëjtës ditë.