Çdo ndryshim në një rezervim nis nga takimi. Zhvendosja e tij e ruan atë si të njëjtin takim, kështu që historiku i klientit mbetet i pandarë në vend të një anulimi plus një rezervim të ri.
Përpara se të filloni
- Kush mund ta bëjë: çdokush që mund të menaxhojë takime. Stafi mund të ndryshojë vetëm kalendarin e vet, përveç rastit kur roli i tyre lejon më shumë.
- Tarifat mund të ngarkohen vetëm kur është ruajtur një kartë për rezervimin. Shihni Parapagimet, tarifat e anulimit dhe të mosparaqitjes.
Riprogramimi
Hapni takimin
Zgjidhni atë në kalendar, pastaj ikonën ⋮ në fund të panelit.
Zgjidhni mënyrën e përzgjedhjes së orarit të ri
Opsioni Riprogramo ju lejon të zgjidhni një orar të ri të lirë në kalendar: një shirit në krye tregon atë që po lëvizni dhe ju lejon të ndryshoni ditën. Butoni Riprogramo sipas datës… ju lejon të zgjidhni nga një formular opsionet Data e re, Ora e fillimit dhe Anëtar i ekipit.
Kontrolloni orarin e ri
Owneli kontrollon orarin e lirë. Nëse është jashtë turnit të anëtarit të ekipit, shënoni kutizën për ta rezervuar gjithsesi.
Vendosni nëse do të njoftoni klientin
Kutiza për të njoftuar klientin është e shënuar, kështu që atij i dërgohet orari i ri. Hiqni shenjën nëse e keni njoftuar tashmë.
Konfirmoni
Zgjidhni butonin Përditëso (ose Riprogramo, nëse keni përdorur formularin).
Ju gjithashtu mund ta tërhiqni bllokun në një orar të ri ose në kolonën e një anëtari tjetër të ekipit. Shihni Tërheqja, ndryshimi i madhësisë dhe rirezervimi nga rrjeti. Pas një zhvendosjeje, butoni Zhbëj e kthen atë përsëri.
Anulimi
Hapni takimin
Zgjidhni atë në kalendar, zgjidhni statusin e tij në krye (si p.sh. Rezervuar) dhe zgjidhni Anuluar.
Jepni një arsye
Zgjidhni opsionin Arsyeja, si p.sh. Anuluar nga klienti ose Rezervuar gabimisht, dhe shtoni një fushë Shënim nëse ju ndihmon. Të dyja janë opsionale, por një arsye i mundëson seksionit Raportet të numërojë anulimet sipas arsyes. Lista e biznesit tuaj gjendet në Cilësimet → Rezervimi → Arsyet e anulimit, ku mund të shtoni, riemërtoni, rirenditni dhe arkivoni arsyet. Kur një klient anulon në internet, ose anulohet një grup, Owneli e regjistron vetë arsyen.
Vendosni për parapagimin
Nëse klienti ka paguar një parapagim, zgjidhni nën Çfarë ndodh me parapagimin. Opsioni Ndiq rregulloren tregon se çfarë mban dhe rimburson rregullorja. Opsionet Rimburso të gjithë ose Mbaj të gjithë kërkojnë një arsye.
Vendosni për tarifën
Nëse anulimi bëhet brenda dritares kohore të rregullores suaj, mund të shënoni kutizën Ngarko tarifën e anulimit prej $X në kartën e regjistruar. Ajo qëndron e çaktivizuar derisa ta shënoni.
Vendosni nëse do të njoftoni klientin
Opsioni Njofto klientin është i shënuar si parazgjedhje. Nëse ngarkohet një tarifë, klienti njoftohet gjithmonë.
Anulojeni atë
Zgjidhni butonin Anulo takimin.
Për një takim të përsëritur, shënoni kutizën Anulo çdo vizitë të ardhshme në këtë seri për të anuluar edhe pjesën tjetër të serisë.
Shënimi i një mosparaqitjeje
Zgjidhni Mosparaqitje
Hapni takimin, zgjidhni statusin e tij dhe zgjidhni Mosparaqitje.
Vendosni për parapagimin dhe tarifën
Ashtu si me një anulim, zgjidhni se çfarë ndodh me çdo parapagim dhe shënoni kutizën Ngarko tarifën e mosparaqitjes prej $X në kartën e regjistruar nëse dëshironi ta ngarkoni atë.
Vendosni nëse do të njoftoni klientin
Opsioni Njofto klientin është i çaktivizuar si parazgjedhje për një mosparaqitje, pasi ata e dinë tashmë. Ai dërgohet gjithmonë nëse atyre iu ngarkua pagesa.
Konfirmoni
Zgjidhni butonin Shëno si mosparaqitje. Orari lirohet dhe mosparaqitja regjistrohet te klienti.
Zhbërja e një anulimi ose mosparaqitjeje
Menjëherë pasi anuloni ose shënoni një mosparaqitje, një mesazh ofron butonin Zhbëj për 30 sekonda. Ai e kthen takimin përsëri në kalendar, përveç rastit kur dikush e ka rezervuar atë orar që atëherë. Një rezervim që ishte i konfirmuar rikthehet i konfirmuar.
Nëse keni ngarkuar një tarifë anulimi ose mosparaqitjeje, butoni Zhbëj pyet fillimisht me pyetjen Të rimbursohet edhe tarifa prej $X?, sepse rezervimi nuk mund të rikthehet ndërkohë që klienti vazhdon të paguajë për humbjen e tij:
- Butoni Rimburso dhe zhbëj kthen mbrapsht tarifën në kartën e klientit dhe rikthen rezervimin në një hap të vetëm. Do të shihni mesazhet Takimi u rikthye dhe Tarifa prej $X u rimbursua. Nëse rimbursimi nuk kryhet me sukses, rezervimi mbetet i anuluar ose mosparaqitje.
- Butoni Jo tani e lë gjithçka siç është, duke përfshirë tarifën.
Rimbursimi i tarifës kërkon leje për lëshimin e rimbursimeve. Ju gjithashtu mund të rimbursoni tarifën fillimisht nga shitja, e më pas të përdorni zhbërjen. Një tarifë që klienti e ka kontestuar me bankën e tij nuk mund të rimbursohet ndërkohë që banka e shqyrton atë, kështu që rezervimi mbetet siç është. Shihni Përgjigjuni një kontestimi të kartës.
Plotësimi i orarit të liruar
Pas një anulimi, Owneli shqyrton listën tuaj të pritjes. Nëse dikush po pret për atë lloj orari, një mesazh tregon emrin e tyre, me butonin Njoftojini për t'u treguar se është liruar një vend. Shihni Bllokimi i kohës dhe lista e pritjes.
Anuluar me përgjigje SMS
Një klient mund të anulojë edhe duke iu përgjigjur SMS-së së kujtesës me fjalën tuaj të anulimit. Anulimi ndjek atëherë të njëjtat rregulla si lidhja e menaxhimit: afatin tuaj online dhe nëse lejohet anulimi online. Një ndryshim: një anulim me SMS nuk merr kurrë para. Nëse anulimi në atë çast do t’i kushtonte diçka klientit, një tarifë anulimi të vonuar ose një depozitë të mbajtur, nuk anulohet asgjë dhe përgjigja jep në vend të kësaj shumën, lidhjen dhe numrin tuaj të telefonit.
Një takim i anuluar kështu tregon arsyen Anuluar me përgjigje SMS dhe aktiviteti i tij thotë të njëjtën gjë, që raportet t’i dallojnë anulimet me SMS nga ato me lidhje. Meqë u lejua vetëm sa ishte falas, asnjë tarifë anulimi nuk mund të ngarkohet për të më pas, as nga shlyerja e depozitës dhe as me dorë.
Kontrolloni nëse funksionoi
- Blloku zhvendoset, ose shfaqet si i anuluar apo mosparaqitje. Takimet e anuluara fshihen përveç rastit kur opsioni Shfaq takimet e anuluara është i aktivizuar.
- Një mesazh konfirmon atë që ndodhi, si p.sh. Anuluar së bashku me çdo vendim për tarifën dhe parapagimin.
- Shtegu ⋮ → Shiko aktivitetin te takimi liston ndryshimin dhe se kush e ka kryer atë.
- Shtegu Raportet → Anulimet dhe mosparaqitjet shfaq përqindjet sipas klientit, shërbimit dhe anëtarit të ekipit. Shtegu Raportet → Tarifat e anulimit dhe mosparaqitjes liston çdo tarifë të ngarkuar.
Nëse diçka shkon keq
"Orari është i zënë"
Dikush e rezervoi atë orar përpara jush. Zgjidhni një orar tjetër të lirë.
Opsioni i tarifës nuk shfaqet
Rezervimi nuk ka asnjë kartë të regjistruar, anulimi është jashtë dritares së rregullores ose nuk është caktuar asnjë tarifë.
"Ky orar u zu, prandaj nuk mund të rikthehet"
Opsioni Zhbëj nuk mundi ta kthente takimin përsëri sepse ai orar u rezervua sërish. Rezervoni klientin në një orar të ri.
"U ngarkua një tarifë për këtë rezervim"
Rezervimi ende ruan tarifën e tij, prandaj nuk mund të rikthehet i vetëm. Përdorni përsëri butonin Zhbëj dhe zgjidhni Rimburso dhe zhbëj, ose rimbursoni tarifën nga shitja dhe më pas kryeni zhbërjen.
Klienti nuk u njoftua për ndryshimin
Mesazhi tregon arsyen kur klienti nuk mund të njoftohej, për shembull sepse nuk ka një adresë emaili të regjistruar ose ka çaktivizuar njoftimet.