Ένας πελάτης μπορεί να κάνει κράτηση ενώ η ρεσεψιόν εξυπηρετεί κάποιον άλλο. Δώστε στην ομάδα επαρκή προειδοποίηση και έναν σαφή τρόπο να ελέγχει τα νέα ραντεβού πριν φτάσει ο πελάτης.
Πόση προειδοποίηση πρέπει να επιτρέπουμε;
Επιλέξτε μια Ελάχιστη προειδοποίηση που αφήνει χρόνο για την προετοιμασία του δωματίου και την ενημέρωση του παρόχου. Αυτό ελέγχει πόσο κοντά στην ώρα έναρξης μπορεί ένας πελάτης να κάνει κράτηση online. Ένα σύντομο διαθέσιμο ραντεβού στο ημερολόγιο δεν χρειάζεται να γίνει άμεση κράτηση.
Θα το βρείτε στην ενότητα Κανόνες κρατήσεων στις ρυθμίσεις online κρατήσεων. Ακολουθήστε το Ρύθμιση online κράτησης για την πλήρη διαδρομή και τις ρυθμίσεις τοποθεσίας. Ελέγξτε κάθε τοποθεσία που δέχεται online κρατήσεις.
Πού πρέπει να κοιτάζει η ρεσεψιόν;
Διατηρήστε το Ημερολόγιο στη σωστή ημερομηνία και τοποθεσία, με τους σχετικούς παρόχους ορατούς. Ένα φίλτρο ή μια προβολή ενός παρόχου μπορεί να κρύψει ένα ραντεβού αλλού στην επιχείρηση. Δείτε το Πώς να περιηγηθείτε στο ημερολόγιο.
Το ημερολόγιο ανανεώνεται όταν φτάνουν αλλαγές ραντεβού μέσω της ζωντανής σύνδεσής του. Εάν υποψιάζεστε ότι είναι παλιό, ανανεώστε και επαληθεύστε την ίδια την κράτηση. Μια ειδοποίηση είναι μια προτροπή για έλεγχο, όχι υποκατάστατο της καταγραφής του ραντεβού.
Ανοίξτε το ραντεβού για να ελέγξετε τον πελάτη, την υπηρεσία, την ώρα και τον ανατεθειμένο πάροχο. Ορίστε ένα άτομο σε κάθε βάρδια υπεύθυνο για τη μεταβίβαση των νέων αφίξεων στο σωστό μέλος της ομάδας.
Ποιος λαμβάνει ειδοποίηση για νέα online κράτηση;
| Επιφάνεια | Τι να περιμένετε |
|---|---|
| Ημερολόγιο | Οι κρατήσεις εμφανίζονται εντός της ημερομηνίας, της τοποθεσίας και της προβολής ομάδας στην οποία έχετε πρόσβαση. |
| Καμπανάκι ειδοποιήσεων | Οι πρόσφατες κρατήσεις εμφανίζονται ανάλογα με τον ρόλο και την πρόσβασή σας. Το τακτικό προσωπικό βλέπει τις κρατήσεις που του έχουν ανατεθεί. |
| Σήμερα | Οι κρατήσεις που αναμένουν επιβεβαίωση μπορούν να εμφανιστούν στην ουρά επιβεβαίωσης. Αυτή δεν είναι μια λίστα με κάθε επιβεβαιωμένη κράτηση. |
| Προαιρετικό email | Το μέλος της ομάδας με την κράτηση, ιδιοκτήτες και διαχειριστές ή διευθύνσεις που ορίζετε, όπως τα εισερχόμενα της ρεσεψιόν, σύμφωνα με την επιλογή της επιχείρησης. |
Για να επιλέξει ποιος λαμβάνει email, ένας διαχειριστής ανοίγει Ρυθμίσεις → Κρατήσεις → Online κρατήσεις και, στην ενότητα Ειδοποιήσεις μέσω email, ενεργοποιεί Αποστολή email στα μέλη της ομάδας που έχουν κράτηση, Αποστολή email σε ιδιοκτήτες και διαχειριστές ή Αποστολή email σε συγκεκριμένες διευθύνσεις, και μετά επιλέγει Αποθήκευση ειδοποιήσεων email. Αρχικά είναι ενεργή μόνο η πρώτη επιλογή. Τα κοινόχρηστα εισερχόμενα της ρεσεψιόν μπαίνουν στις συγκεκριμένες διευθύνσεις. Δείτε Λήψη email για online κρατήσεις.
Μην βασίζεστε στην άμεση άφιξη του email. Συμφωνήστε ποιος παρακολουθεί το ημερολόγιο κατά τη διάρκεια της βάρδιας.
Πώς μπορούμε να ελέγξουμε τη ρύθμισή μας;
Χρησιμοποιήστε έναν δοκιμαστικό πελάτη που ελέγχετε και συμφωνήστε για τη δοκιμή με τη ρεσεψιόν. Ανοίξτε τον δημόσιο σύνδεσμο κράτησης σε ένα τηλέφωνο και κάντε κράτηση για μια διαθέσιμη ώρα που πληροί τον κανόνα προειδοποίησης. Οι διαμορφωμένες απαιτήσεις κατάθεσης ή κάρτας εξακολουθούν να ισχύουν.
Ελέγξτε και τα τρία αποτελέσματα:
- Το τηλέφωνο εμφανίζει την ολοκληρωμένη κράτηση και τη σωστή ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία της.
- Η ρεσεψιόν βρίσκει το ίδιο ραντεβού στο ημερολόγιό της και ανοίγει τις λεπτομέρειες.
- Το προβλεπόμενο μέλος του προσωπικού μπορεί να δει την κράτηση, και όποιος επιλέξατε να λαμβάνει email ελέγχει ότι έφτασε.
Ελέγξτε την εμπειρία χρησιμοποιώντας και τον λογαριασμό του ρεσεψιονίστ. Η προβολή ενός ιδιοκτήτη από μόνη της δεν αποδεικνύει ότι η ρεσεψιόν λαμβάνει τις ίδιες ειδοποιήσεις. Ακυρώστε το δοκιμαστικό ραντεβού αργότερα και ελέγξτε τυχόν πληρωμή ξεχωριστά.
Συχνές ερωτήσεις
Ο πελάτης έχει επιβεβαίωση, αλλά δεν μπορώ να δω την κράτηση
Ελέγξτε την τοποθεσία, την ημερομηνία, τα φίλτρα παρόχου και την πρόσβασή σας πριν δημιουργήσετε άλλο ραντεβού. Ανανεώστε το ημερολόγιο και ζητήστε από έναν διαχειριστή να αναζητήσει την αρχική αναφορά εάν εξακολουθεί να λείπει.
Πρέπει ένας πελάτης αυθημερόν να λαμβάνει όλες τις συνήθεις υπενθυμίσεις;
Όχι. Μια υπενθύμιση της οποίας η προγραμματισμένη ώρα έχει ήδη περάσει παραλείπεται. Δείτε το Ρύθμιση υπενθυμίσεων ραντεβού. Η επιβεβαίωση κράτησης και η αναθεώρηση της ομάδας είναι ξεχωριστές από τις υπενθυμίσεις.
Μπορώ να καταλάβω ότι μια κράτηση είναι νέα μόνο από το χρώμα της;
Χρησιμοποιήστε τις λεπτομέρειες του ραντεβού και το καμπανάκι ειδοποιήσεων για να ελέγξετε. Τα χρώματα του ημερολογίου εξαρτώνται από την επιλεγμένη ρύθμιση χρώματος· δεν αποτελούν εγγυημένη ειδοποίηση για μια νέα κράτηση αυθημερόν.