Κάθε συνομιλία με έναν πελάτη, μέσω γραπτού μηνύματος ή μέσω του ηλεκτρονικού του λογαριασμού, βρίσκεται σε ένα μέρος: Πελάτες → Μηνύματα. Κάθε πελάτης έχει ένα νήμα, οπότε δεν χρειάζεται ποτέ να αλλάζετε εφαρμογές για να απαντήσετε.
Πριν ξεκινήσετε
- Ποιος μπορεί να το κάνει: οποιοσδήποτε μπορεί να χρησιμοποιήσει τα εισερχόμενα. Είναι μια ξεχωριστή άδεια από την προβολή των στοιχείων πελατών, οπότε κάποιος μπορεί να απαντά σε μηνύματα χωρίς να βλέπει ολόκληρη τη λίστα πελατών.
- Η απάντηση μέσω SMS απαιτεί δική σας γραμμή SMS για την επιχείρηση, ρυθμισμένη στις Ρυθμίσεις → Πελάτες και μηνύματα → Μηνύματα & κλήσεις. Μέχρι να την αποκτήσετε, οι πελάτες σας λαμβάνουν email αντί για SMS. Η απάντηση πελάτη σε πρόσφατο μήνυμα από τον παλιό κοινόχρηστο αριθμό του Owneli φτάνει στα εισερχόμενά σας και ο πελάτης λαμβάνει αυτόματη απάντηση με το τηλέφωνό σας και τον σύνδεσμο κράτησης.
Απάντηση σε πελάτη
Ανοίξτε τη συνομιλία
Πηγαίνετε στα Πελάτες → Μηνύματα και επιλέξτε τη συνομιλία. Χρησιμοποιήστε τα Μη αναγνωσμένα για να δείτε τι δεν έχει ανοίξει κανείς ακόμα.
Επιλέξτε το κανάλι
Κάτω από το νήμα, επιλέξτε Πύλη (ένα μήνυμα στον ηλεκτρονικό τους λογαριασμό) ή SMS (ένα γραπτό μήνυμα). Ξεκινάει στο κανάλι που χρησιμοποίησε τελευταία ο πελάτης. Ένα κανάλι που δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί είναι γκριζαρισμένο και αναφέρει τον λόγο.
Πληκτρολογήστε και στείλτε
Πληκτρολογήστε την απάντησή σας και επιλέξτε Αποστολή.
Για να ξεκινήσετε μια νέα συνομιλία, επιλέξτε το κουμπί με το μολύβι πάνω από τη λίστα και επιλέξτε τον πελάτη.
Μοιραστείτε την εργασία
- Η επιλογή Ανάθεση σε εμένα σηματοδοτεί μια συνομιλία ως δική σας. Η επιλογή Χωρίς ανάθεση εμφανίζει αυτές που δεν έχει αναλάβει κανείς.
- Η επιλογή Κλείσιμο αρχειοθετεί μια συνομιλία που έχει ολοκληρωθεί. Η επιλογή Κλειστά τις εμφανίζει, και η επιλογή Επαναφορά επαναφέρει μία.
- Όταν κάποιος ανοίγει ένα νήμα, αυτό επισημαίνεται ως αναγνωσμένο για όλους, οπότε το "μη αναγνωσμένο" σημαίνει πραγματικά ότι κανείς δεν το έχει δει ακόμα.
Τα νέα μηνύματα εμφανίζονται καθώς φτάνουν, και ο αριθμός των μη αναγνωσμένων εμφανίζεται στα Μηνύματα στην πλαϊνή γραμμή.
Όταν ένα κανάλι δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί
| Μήνυμα | Τι να κάνετε |
|---|---|
| This client texted STOP | Έχει εξαιρεθεί από τα γραπτά μηνύματα από εσάς. Χρησιμοποιήστε την Πύλη. Τα γραπτά μηνύματα ξεκινούν ξανά μόνο αν απαντήσει START. |
| No phone on file | Προσθέστε τον αριθμό του κινητού του στο προφίλ του. |
| Μήνυμα στα αγγλικά ότι τα SMS δεν είναι ενεργοποιημένα για την επιχείρηση | Ένας διαχειριστής πρέπει να ρυθμίσει την αποστολή μηνυμάτων SMS. Χρησιμοποιήστε την Πύλη εν τω μεταξύ. |
| Ο πελάτης δεν έχει λογαριασμό στην πύλη | Απαντήστε μέσω SMS αντ' αυτού. |
| Οι απαντήσεις με SMS απαιτούν δική σας γραμμή SMS | Η επιχείρησή σας δεν έχει ακόμα δική της γραμμή SMS. Ένας διαχειριστής επιλέγει Ρύθμιση γραμμής SMS. Χρησιμοποιήστε το Πύλη στο μεταξύ. |
| Οι απαντήσεις με SMS ξεκινούν μόλις οι πάροχοι εγκρίνουν τη γραμμή SMS σας | Η γραμμή σας εξετάζεται από τους παρόχους. Χρησιμοποιήστε το Πύλη μέχρι να εγκριθεί. |
| Δεν ήταν δυνατή η αποστολή: ανεπαρκές υπόλοιπο SMS | Ένας διαχειριστής ανανεώνει το υπόλοιπο στην ενότητα Ρυθμίσεις → Πρόγραμμα και δεδομένα → Χρεώσεις → Πορτοφόλι μηνυμάτων. |
Σε ποιους μπορείτε να στείλετε γραπτό μήνυμα
- Οι Απαντήσεις είναι μηνύματα υπηρεσιών. Μπορείτε να απαντήσετε μέσω γραπτού μηνύματος σε οποιονδήποτε πελάτη με αριθμό τηλεφώνου που δεν έχει στείλει STOP.
- Οι Υπενθυμίσεις και ενημερώσεις κρατήσεων μέσω γραπτού μηνύματος σταματούν αν ο πελάτης απενεργοποιήσει τα γραπτά μηνύματα ραντεβού. Δείτε Ρύθμιση υπενθυμίσεων ραντεβού.
- Τα Μηνύματα μάρκετινγκ χρειάζονται τη συγκατάθεση του πελάτη. Δείτε Συγκατάθεση μάρκετινγκ και διαγραφές.
Το Owneli δεν στέλνει ποτέ γραπτό μήνυμα σε κάποιον που έστειλε STOP στην επιχείρησή σας. Δεν υπάρχει τρόπος να το παρακάμψετε αυτό από τα εισερχόμενα. Ένα STOP στον παλιό κοινόχρηστο αριθμό του Owneli σταματά μόνο τα μηνύματα από αυτόν τον αριθμό: οι απαντήσεις από τη δική σας γραμμή εξακολουθούν να φτάνουν.
Δείτε κάθε αυτοματοποιημένο μήνυμα
Επιλέξτε Ιστορικό στην κορυφή των Μηνυμάτων για να δείτε κάθε αυτοματοποιημένο email και γραπτό μήνυμα που στάλθηκε, όπως επιβεβαιώσεις και υπενθυμίσεις, με το αν το καθένα στάλθηκε ή απέτυχε. Επιλέξτε ένα για να το διαβάσετε.
Απαντήσεις στις υπενθυμίσεις και απάντηση εκτός ωραρίου
Έναν πελάτη που απαντά σε υπενθύμιση με τη λέξη επιβεβαίωσης ή ακύρωσης τον εξυπηρετεί το Owneli. Το νήμα δείχνει το μήνυμά του και μια σημείωση όπως Επιβεβαιώθηκε με απάντηση SMS ή Ακυρώθηκε με απάντηση SMS, ώστε να βλέπετε τι έγινε και να το αναιρείτε όπως κάθε άλλη αλλαγή. Μια απάντηση επιβεβαίωσης σημειώνεται ως αναγνωσμένη· μια ακύρωση μένει μη αναγνωσμένη ώστε η ομάδα να δει τη θέση που ελευθερώθηκε.
Όσο μια τοποθεσία είναι κλειστή και η απάντηση εκτός ωραρίου της είναι ενεργή, τα εισερχόμενα δείχνουν μια ειδοποίηση που το λέει και πότε ανοίγει ξανά. Κάθε άτομο που στέλνει μήνυμα στο μεταξύ λαμβάνει μία μόνο αυτόματη απάντηση για όλο το κλείσιμο. Το Παύση έως τότε απενεργοποιεί την απάντηση για αυτό το κλείσιμο, για παράδειγμα όταν κάποιος απαντά ακόμη σε μηνύματα αργά, και επανέρχεται μόνη της στο επόμενο άνοιγμα. Στο Όλες οι τοποθεσίες η ειδοποίηση ονομάζει κάθε κλειστή τοποθεσία και τις θέτει σε παύση μαζί.
Ελέγξτε αν λειτούργησε
Η απάντησή σας εμφανίζεται στο νήμα με το κανάλι και την ώρα της, μετά Παραδόθηκε, και Αναγνώστηκε μόλις ο πελάτης την ανοίξει στον λογαριασμό του.
Αν κάτι πάει στραβά
Ο πελάτης λέει ότι δεν έλαβε το γραπτό μου μήνυμα
Ελέγξτε το νήμα για ένα αποτυχημένο μήνυμα και τον λόγο του. Αν έστειλε STOP, χρησιμοποιήστε την Πύλη ή καλέστε τον.
Δεν μπορώ να βρω μια συνομιλία
Ελέγξτε το φίλτρο: οι Κλειστά συνομιλίες δεν εμφανίζονται στην ενότητα Όλα. Ή αναζητήστε με βάση το όνομα.
Μια συνομιλία είναι από έναν αριθμό που δεν γνωρίζω
Είναι κάποιος που δεν είναι ακόμα πελάτης. Απαντήστε ως συνήθως, ή προσθέστε τον ως πελάτη.