Tu política de pagos decide a qué se compromete un cliente cuando reserva: nada, una tarjeta registrada o un depósito. También decide el costo de una cancelación tardía o una inasistencia. Este artículo cubre lo que sucede día a día: al reservar, al pagar y al cobrar un cargo.
Antes de empezar
- Los Pagos con tarjeta deben estar conectados. Consulta Conectar pagos con tarjeta.
- Un administrador establece la política en Configuración → Pagos y ventas → Política de pago. Consulta Establecer tu política de pagos.
- Para cobrar un cargo se necesita una tarjeta registrada para esa reserva, ya sea mediante un depósito o una tarjeta registrada.
Las tres opciones
| Política | Al reservar | ¿Puedes cobrar un cargo más tarde? |
|---|---|---|
| Sin política | No se pide nada | No, no hay tarjeta para cobrar |
| Tarjeta registrada | El cliente agrega una tarjeta. No se cobra nada. | Sí |
| Depósito | El cliente paga un depósito | Sí |
Cuánto es el depósito
- Un depósito es un porcentaje de la visita o una cantidad fija. Nunca es más que el precio del servicio.
- En una visita con varios servicios, se calcula un depósito para todos ellos juntos. Un depósito fijo de $25 es de $25 para la visita, no $25 por servicio.
- Un servicio con su propio depósito agrega ese depósito adicional.
Cuándo se aplica la política
| Configuración | Qué hace |
|---|---|
| Solo para visitas de más de | Por debajo de esta cantidad, no se pide nada. Déjalo en 0 para aplicarlo a cada reserva. |
| Requerir un depósito para reservas grandes | Una reserva igual o superior a un total, o una visita de más de un número de horas, requiere un depósito incluso cuando la política solo pide una tarjeta. |
| Política de pago propia de un servicio | Se establece en la sección Ajustes del servicio. Anula la política de la ubicación para cualquier cita que la incluya, a cualquier precio. |
| Política propia de una ubicación | En Cada ubicación, una ubicación puede usar su propia política completa en lugar de la del negocio. |
| Una reserva | El personal que reserva desde el calendario puede cambiar lo que este cliente debe hacer para esta cita. |
Cuando los servicios de una visita no coinciden, prevalece la más estricta: un depósito supera a una tarjeta, y una tarjeta supera a nada.
Al pagar
El depósito ya aparece como Pagado y se deduce de lo que el cliente debe. Cobra el resto como de costumbre. Consulta Cobrar un pago.
Si la factura resulta ser menor que el depósito, por ejemplo, después de un descuento, el carrito muestra El depósito supera esta cuenta en $X. En A dónde va el depósito no usado, elige Reembolsar a la tarjeta o Guardar como saldo. Esto sucede cuando completas la venta.
Cobrar un cargo por cancelación tardía
Abrir la cita
En el calendario, abre la cita. Selecciona su estado (como Reservada) y elige Cancelada.
Dar una razón
Responde ¿Por qué cancelas?
Decidir sobre el depósito
Si el cliente pagó un depósito, elige en Qué pasa con el depósito. Seguir la política muestra lo que la política retiene y reembolsa. Elegir Reembolsar los o Retener los en su lugar requiere una razón, que se registra en el historial de actividad de la reserva.
Cobrar el cargo
Marca Cobrar un cargo por cancelación de $X a la tarjeta registrada. Está desactivado hasta que lo marques, para que puedas eximir a un cliente frecuente. Solo aparece cuando la cancelación cae dentro del plazo de la política.
Confirmar
Selecciona Cancelar cita. Cuando se cobra dinero, siempre se le informa al cliente.
Cobrar un cargo por inasistencia
Marcar la inasistencia
Abre la cita, selecciona su estado y elige No asistió.
Decidir sobre el depósito
Al igual que con una cancelación, elige en Qué pasa con el depósito.
Cobrar el cargo
Marca Cobrar un cargo por inasistencia de $X a la tarjeta registrada.
Confirmar
Selecciona Marcar inasistencia. El espacio se libera y la inasistencia se registra en el cliente.
Si el depósito no cubre la totalidad del cargo, el cuadro dice Cargar los $X restantes a la tarjeta guardada.
Cuando el cliente cancela por sí mismo
- Fuera del plazo: gratis. Un depósito se reembolsa en su totalidad.
- Dentro del plazo: en línea, se les pide que paguen el cargo por cancelación. La reprogramación dentro del plazo se bloquea en lugar de cobrarse.
Qué se le informa al cliente
Al reservar, el cliente ve los términos en palabras claras: el depósito, el plazo de cancelación gratuita y los cargos, en dólares. Los mismos términos están en su página de reserva. Cada reserva mantiene los términos bajo los que se realizó, por lo que cambiar la política solo afecta a las nuevas reservas.
Comprobar que funcionó
- Un mensaje confirma lo sucedido, como Cargo por cancelación cobrado: $40.
- El cargo y cualquier decisión sobre el depósito aparecen en la actividad de la cita.
- Informes → Cargos por cancelación e inasistencia enumera todos los cargos cobrados. Informes → Cancelaciones e inasistencias muestra las tasas por cliente, servicio y profesional. Informes → Lista de pagos anticipados e Ingresos diferidos y MRR muestran el dinero cobrado por trabajo aún no realizado.
Si algo sale mal
No aparece el cuadro de cargo cuando cancelo
La reserva no tiene una tarjeta registrada, la cancelación está fuera del plazo o no se ha establecido ningún cargo para este tipo de cancelación.
"No se pudo cobrar el cargo: no hay tarjeta registrada"
La reserva no tiene una tarjeta utilizable. La cita muestra Cargo por cancelación pendiente o Cargo por inasistencia pendiente con la cantidad A pagar. Selecciona Cobrar cargo en la cita para cobrarlo de otra manera.
El cliente dice que no reconoció el cargo
Se les envió un correo electrónico cuando se cobró, y está claramente etiquetado en su extracto. Si lo disputan con su banco, consulta Responder a una disputa de tarjeta.
No se pudo devolver el depósito
La venta se marca para ti. Al pagar, selecciona Reintentar reembolso, o Guardar como saldo si el cliente está de acuerdo.