Cada cambio en una reserva comienza desde la cita. Moverla la mantiene como la misma cita, por lo que el historial del cliente permanece intacto en lugar de una cancelación más una nueva reserva.
Antes de empezar
- Quién puede hacerlo: cualquiera que pueda gestionar citas. El personal solo puede cambiar su propio calendario a menos que su rol permita más.
- Los Cargos solo se pueden cobrar cuando se capturó una tarjeta para la reserva. Consulta Depósitos, cargos por cancelación y por inasistencia.
Reprogramar
Abrir la cita
Selecciónala en el calendario y luego el ⋮ en la parte inferior del panel.
Elegir cómo seleccionar la nueva hora
Reprogramar te permite seleccionar un nuevo espacio en el calendario: una barra en la parte superior muestra lo que estás moviendo y te permite cambiar el día. Reprogramar por fecha… te permite elegir una Nueva fecha, Hora de inicio y Miembro del equipo desde un formulario.
Verificar la nueva hora
Owneli verifica el espacio. Si está fuera del turno del miembro del equipo, marca la casilla para reservarlo de todos modos.
Decidir si avisar al cliente
La casilla para notificar al cliente está marcada, por lo que se le envía la nueva hora. Desmárcala si ya se lo has dicho.
Confirmar
Selecciona Actualizar (o Reprogramar, si usaste el formulario).
También puedes arrastrar el bloque a una nueva hora o a la columna de otro miembro del equipo. Consulta Arrastrar, redimensionar y volver a reservar desde la cuadrícula. Después de un movimiento, Deshacer lo vuelve a colocar.
Cancelar
Abrir la cita
Selecciónala en el calendario, selecciona su estado en la parte superior (como Reservada) y elige Cancelada.
Dar un motivo
Elige un Motivo, como El cliente canceló o Reservada por error, y agrega una Nota si ayuda. Ambos son opcionales, pero un motivo permite que los Informes cuenten las cancelaciones por motivo. La lista de tu negocio se encuentra en Configuración → Reservas → Motivos de cancelación, donde puedes agregar, renombrar, reordenar y archivar motivos. Cuando un cliente cancela en línea, o se cancela una fiesta, Owneli registra el motivo por sí mismo.
Decidir sobre el depósito
Si el cliente pagó un depósito, elige en Qué pasa con el depósito. Seguir la política muestra lo que la política retiene y reembolsa. Reembolsar los o Retener los necesita un motivo.
Decidir sobre el cargo
Si la cancelación está dentro de la ventana de tu política, puedes marcar Cobrar un cargo por cancelación de $X a la tarjeta registrada. Está desactivado hasta que lo marques.
Decidir si avisar al cliente
Avisar al cliente está marcado por defecto. Si se cobra un cargo, siempre se le informa al cliente.
Cancelarla
Selecciona Cancelar cita.
Para una cita recurrente, marca Cancelar todas las visitas próximas de esta serie para cancelar también el resto de la serie.
Marcar una inasistencia
Elegir No asistió
Abre la cita, selecciona su estado y elige No asistió.
Decidir sobre el depósito y el cargo
Al igual que con una cancelación, elige qué sucede con cualquier depósito y marca Cobrar un cargo por inasistencia de $X a la tarjeta registrada si deseas cobrarlo.
Decidir si avisar al cliente
Avisar al cliente está desactivado por defecto para una inasistencia, ya que ellos ya lo saben. Siempre se envía si se les cobró.
Confirmar
Selecciona Marcar inasistencia. El espacio se libera y la inasistencia se registra en el cliente.
Deshacer una cancelación o inasistencia
Justo después de cancelar o marcar una inasistencia, un mensaje ofrece Deshacer durante 30 segundos. Vuelve a colocar la cita en el calendario, a menos que alguien haya reservado el espacio desde entonces. Una reserva que fue confirmada vuelve confirmada.
Si cobraste un cargo por cancelación o inasistencia, Deshacer pregunta primero ¿Reembolsar también el cargo de $X?, porque la reserva no puede volver mientras el cliente siga pagando por no haber asistido:
- Reembolsar y deshacer devuelve el cargo a la tarjeta del cliente y restaura la reserva en un solo paso. Verás Cita restaurada y Cargo de $X reembolsado. Si el reembolso no se realiza, la reserva permanece cancelada o como inasistencia.
- Ahora no deja todo como está, incluido el cargo.
Reembolsar el cargo requiere permiso para emitir reembolsos. También puedes reembolsar el cargo de la venta primero y luego deshacer. Un cargo que el cliente ha disputado con su banco no se puede reembolsar mientras el banco lo revisa, por lo que la reserva permanece como está. Consulta Responder a una disputa de tarjeta.
Llenar el horario libre
Después de una cancelación, Owneli revisa tu lista de espera. Si alguien está esperando ese tipo de espacio, un mensaje los nombra, con Avísale para informarles que se ha abierto un lugar. Consulta Bloquear tiempo y la lista de espera.
Cancelada por respuesta de texto
Un cliente también puede cancelar respondiendo a su recordatorio con tu frase de cancelación. La cancelación sigue entonces las mismas reglas que el enlace de gestión: tu plazo límite en línea y si la cancelación en línea está permitida. Una diferencia: una cancelación por texto nunca cobra dinero. Si cancelar en ese momento le costara algo al cliente, un cargo por cancelación tardía o un depósito retenido, no se cancela nada y la respuesta indica el importe, el enlace y tu número de teléfono.
Una cita cancelada así muestra el motivo Cancelada por respuesta de texto y su actividad dice lo mismo, para que los informes distingan las cancelaciones por texto de las del enlace. Como solo se permitió mientras era gratis, después no se le puede cobrar ningún cargo por cancelación, ni por la liquidación del depósito ni a mano.
Verificar que funcionó
- El bloque se mueve o se muestra como cancelado o como inasistencia. Las citas canceladas están ocultas a menos que Mostrar citas canceladas esté activado.
- Un mensaje confirma lo sucedido, como Cancelada con cualquier cargo y decisión de depósito.
- ⋮ → Ver actividad en la cita enumera el cambio y quién lo realizó.
- Informes → Cancelaciones e inasistencias muestra las tasas por cliente, servicio y miembro del equipo. Informes → Cargos por cancelación e inasistencia enumera cada cargo cobrado.
Si algo sale mal
"Espacio ocupado"
Alguien reservó esa hora primero. Elige otro espacio.
La opción de cargo no está disponible
La reserva no tiene una tarjeta capturada, la cancelación está fuera de la ventana de la política o no se ha establecido ningún cargo.
"Ese espacio estaba ocupado, por lo que no se puede restaurar"
Deshacer no pudo volver a colocar la cita porque la hora se reservó de nuevo. Reserva al cliente en una nueva hora.
"Se cobró un cargo por esta reserva"
La reserva aún mantiene su cargo, por lo que no se puede restaurar por sí sola. Deshaz de nuevo y elige Reembolsar y deshacer, o reembolsa el cargo de la venta y luego deshaz.
No se informó al cliente sobre el cambio
El mensaje indica cuándo no se pudo notificar al cliente, por ejemplo, porque no tiene un correo electrónico registrado o ha desactivado las notificaciones.