Salas e aparelhos são os seus recursos. Configure-os uma vez, indique que serviços precisam deles e cada marcação reserva um disponível por si só. Quando não houver nada livre, a marcação não pode ser realizada.
Antes de começar
- Quem pode fazer isto: administradores e qualquer pessoa que possa gerir marcações.
- Encontre-os em Definições → Marcação → Salas e equipamento.
Configurar uma sala ou aparelho
Iniciar um novo recurso
Na página Recursos, selecione Novo recurso.
Escolher o tipo de recurso
Escolha Sala (uma sala de tratamento, cabine de laser ou gabinete de consulta) ou Equipamento (um laser, aparelho de microcorrentes ou kit de peeling).
Dar um nome e atribuir um tipo
Introduza um Nome, como "Treatment Room 1", e um Tipo, como "Laser". Os serviços solicitam um tipo, pelo que qualquer recurso livre desse tipo servirá.
Definir a quantidade
A Quantidade é o número de unidades idênticas que possui. Dois aparelhos de laser do mesmo tipo significam que dois clientes podem utilizar um ao mesmo tempo.
Escolher o estabelecimento
Escolha o Estabelecimento onde se encontra. Só fica disponível para marcações nesse local.
Criar o recurso
Selecione Criar recurso.
Indicar que serviços precisam do recurso
Abrir o serviço
Aceda a Operações → Serviços, abra o serviço e selecione Recursos na lista de secções.
Escolher o que é necessário
Em Recursos obrigatórios, ative Requer uma sala se o serviço necessitar de uma sala e selecione cada tipo de equipamento que utiliza.
Guardar
Guarde o serviço.
Como funciona no momento da marcação
No painel de marcação, o campo Sala é preenchido com uma sala livre: "Atribuído automaticamente a uma sala livre. Altere se preferir outra.". Apenas são sugeridas salas livres exatamente para esse horário. O Equipamento obrigatório também é reservado, e uma unidade ocupada noutro local surge como em utilização.
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Nenhuma sala livre nesse horário | A marcação não pode ser realizada: Não há salas livres para este horário. Escolha outro horário. |
| O equipamento está ocupado | A marcação é recusada ao guardar, para que duas receções não possam marcar a última máquina em simultâneo |
| Uma visita numa série recorrente não tem recursos livres | Essa visita é ignorada e contabilizada na mensagem |
| Um grupo não tem recursos suficientes para todos os participantes | O grupo inteiro é recusado em vez de ficar apenas reservado em parte |
Isto aplica-se mesmo quando as marcações duplas estão ativadas. Essa definição diz respeito ao tempo das pessoas, nunca a salas e equipamentos. A marcação online apenas oferece horários em que a sala e o equipamento estão livres.
Ver salas na agenda
Na barra de ferramentas da agenda, abra Equipa programada e escolha Todos os recursos ou Toda a equipa e recursos. Cada recurso tem direito a uma coluna. Uma marcação aparece tanto na coluna do respetivo membro da equipa como na coluna da sala: arraste a que se encontra na coluna do membro da equipa para a mover.
Colocar algo fora de serviço
Abra o recurso e defina Fora de serviço até com um Motivo para a equipa. Nada que necessite desse recurso pode ser marcado antes desse dia. As marcações já existentes para essa data apresentam um aviso a sugerir que sejam movidas. Para uma pausa mais longa, altere o estado para Em pausa ou selecione Arquivar.
Verificar se funcionou
Marque um serviço que precise do recurso: o campo Sala é preenchido sozinho. Na página Recursos, cada recurso mostra as respetivas unidades e quantos serviços o utilizam.
Se algo correr mal
Não consigo escolher a sala que quero
Apenas são sugeridas as salas livres exatamente para essa hora e duração. Altere o horário e a lista será atualizada.
"Foi removida 1, mas 1 ainda tem marcações futuras"
Reduziu a Quantidade enquanto algumas unidades ainda têm marcações agendadas. Mova ou cancele essas marcações primeiro.
O separador Recursos indica que não existem tipos de recursos
Atribua primeiro um Tipo às suas salas e equipamentos na página Recursos e, em seguida, exija esse tipo no serviço.