Um cliente pode fazer uma marcação enquanto a receção está a atender outra pessoa. Dê à equipa tempo suficiente de pré-aviso e uma forma clara de verificar novas marcações antes de o cliente chegar.
Quanto tempo de pré-aviso devemos permitir?
Escolha um Pré-aviso mínimo que deixe tempo suficiente para preparar a sala e avisar o prestador de serviços. Este campo controla quão perto da hora de início um cliente pode marcar online. Uma pequena vaga na agenda não tem de se tornar uma marcação imediata.
Encontre esta opção em Regras de marcação nas suas definições de marcações online. Siga o guia Configurar a reserva online para ver o caminho completo e as definições por estabelecimento. Verifique cada estabelecimento que aceita marcações online.
Onde deve a receção procurar?
Mantenha o Calendário na data e no estabelecimento corretos, com os prestadores relevantes visíveis. Um filtro ou uma vista de apenas um prestador pode ocultar uma marcação noutra parte do negócio. Consulte Oriente-se pelo calendário.
O calendário atualiza-se quando chegam alterações de marcações através da sua ligação em direto. Se suspeitar que a informação está desatualizada, atualize a página e verifique a própria marcação. Uma notificação serve como um lembrete para verificar, não como um substituto do registo da marcação.
Abra a marcação para verificar o cliente, o serviço, a hora e o prestador atribuído. Defina uma pessoa responsável em cada turno para comunicar as novas chegadas ao membro certo da equipa.
Quem recebe um aviso de nova marcação online?
| Superfície | O que esperar |
|---|---|
| Calendário | As marcações surgem dentro da vista de data, estabelecimento e equipa a que tem acesso. |
| Sino de notificações | As marcações recentes são apresentadas de acordo com a sua função e permissões de acesso. Os membros da equipa regulares veem as marcações que lhes foram atribuídas. |
| Hoje | As marcações que aguardam confirmação podem surgir na fila de confirmação. Esta não é uma lista de todas as marcações confirmadas. |
| Email opcional | O membro da equipa com a marcação, os proprietários e administradores, ou endereços que indicar na lista, como a caixa de entrada da receção, conforme o negócio optar. |
Para escolher quem recebe emails, um administrador acede a Definições → Marcação → Reserva online e, em Notificações por email, ativa Enviar emails aos membros da equipa com marcação, Enviar emails a proprietários e administradores ou Enviar emails para endereços específicos, selecionando depois a opção Guardar notificações por email. Apenas a primeira opção se encontra ativa inicialmente. Uma caixa de entrada partilhada da receção deve ser introduzida em endereços específicos. Consulte Receber emails sobre marcações online.
Não dependa da chegada imediata do email. Defina em equipa quem acompanha o calendário durante o turno.
Como podemos testar a nossa configuração?
Utilize um cliente de teste controlado por si e combine o teste previamente com a receção. Abra a ligação pública de marcações num telemóvel e marque um horário disponível que cumpra a sua regra de pré-aviso. Os requisitos de sinal ou cartão que tenha configurado continuam a aplicar-se.
Verifique estes três resultados:
- O telemóvel apresenta a marcação concluída com a data, a hora e o estabelecimento corretos.
- A receção localiza essa mesma marcação no seu calendário e abre os detalhes.
- O membro da equipa pretendido consegue ver a marcação, e a pessoa designada para receber emails confirma que a mensagem foi entregue.
Teste também a experiência utilizando a própria conta do rececionista. A vista de um proprietário por si só não comprova que a receção recebe os mesmos avisos. Cancele a marcação de teste de seguida e analise eventuais pagamentos em separado.
Perguntas frequentes
O cliente tem uma confirmação, mas não consigo ver a marcação
Verifique o estabelecimento, a data, os filtros de prestador e o seu nível de acesso antes de criar outra marcação. Atualize o calendário e peça a um administrador para procurar a referência original se esta continuar em falta.
Um cliente que marca no próprio dia deve receber todos os lembretes habituais?
Não. Um lembrete cuja hora programada já tenha passado é ignorado. Consulte Configurar lembretes de marcações. A confirmação da marcação e a revisão por parte da equipa são processos distintos dos lembretes.
É possível identificar se uma marcação é nova apenas pela sua cor?
Utilize os detalhes da marcação e o sino de notificações para confirmar. As cores do calendário dependem da definição de cores selecionada; não constituem um alerta garantido para uma nova marcação realizada no próprio dia.