A sua política de pagamento decide a que se compromete um cliente ao fazer uma marcação: nada, um cartão guardado ou um sinal. Também decide o custo de um cancelamento tardio ou de uma falta de comparência. Este artigo abrange o que acontece no dia a dia: ao marcar, na finalização de venda e ao cobrar uma taxa.
Antes de começar
- Os Pagamentos com cartão têm de estar ligados. Consulte Ligar pagamentos com cartão.
- Um administrador define a política em Definições → Pagamentos e vendas → Política de pagamento. Consulte Definir a sua política de pagamento.
- Cobrar uma taxa requer um cartão recolhido para essa marcação, através de um sinal ou de um cartão guardado.
As três opções
| Política | Ao marcar | Pode cobrar uma taxa mais tarde? |
|---|---|---|
| Sem política | Nada é pedido | Não, não existe nenhum cartão para cobrar |
| Cartão guardado | O cliente adiciona um cartão. Nada é cobrado. | Sim |
| Sinal | O cliente paga um sinal | Sim |
Qual é o valor do sinal
- Um sinal é uma percentagem da visita ou um valor fixo. Nunca é superior ao preço do serviço.
- Numa visita com vários serviços, é calculado um único sinal para todos eles em conjunto. Um sinal fixo de 25 $ corresponde a 25 $ para a visita, e não a 25 $ por serviço.
- Um serviço com o seu próprio sinal adiciona esse sinal ao valor total.
Quando a política se aplica
| Definição | O que faz |
|---|---|
| Apenas para visitas acima de | Abaixo deste valor, nada é pedido. Deixe em 0 para aplicar a todas as marcações. |
| Exigir um sinal para reservas grandes | Uma marcação com valor igual ou superior a um total, ou uma visita com duração superior a um determinado número de horas, exige um sinal mesmo quando a política apenas pede um cartão. |
| A Política de pagamento própria de um serviço | Definida na secção Definições do serviço. Sobrepõe-se à política do estabelecimento em qualquer marcação que o inclua, a qualquer preço. |
| A política própria de um estabelecimento | Em Cada estabelecimento, um estabelecimento pode utilizar integralmente a sua própria política em vez da política da empresa. |
| Uma marcação individual | A equipa que efetua a marcação a partir da agenda pode alterar o que este cliente tem de fazer para esta marcação específica. |
Quando os serviços de uma mesma visita entram em conflito, vence a opção mais rigorosa: um sinal sobrepõe-se a um cartão e um cartão sobrepõe-se a nada.
Na finalização de venda
O sinal já é apresentado como Pago e é deduzido do montante em dívida pelo cliente. Receba o restante normalmente. Consulte Receber um pagamento.
Se a conta acabar por ser inferior ao sinal, por exemplo após a aplicação de um desconto, o carrinho apresenta O sinal excede a conta em X $. Em Destino do sinal não utilizado, escolha Reembolsar para o cartão ou Manter como crédito. Esta ação ocorre ao concluir a venda.
Cobrar uma taxa de cancelamento tardio
Abra a marcação
Na agenda, abra a marcação. Selecione o seu estado (como Marcada) e escolha Cancelada.
Indique um motivo
Responda a Qual é o motivo do cancelamento?
Decida sobre o sinal
Se o cliente pagou um sinal, escolha uma opção em O que acontece ao sinal. Seguir a política mostra o que a política retém e reembolsa. As opções Reembolsar a totalidade de e Reter a totalidade de mostram o valor do sinal. Escolher uma delas exige um motivo, que fica registado no histórico de atividade da marcação.
Cobre a taxa
Assinale Cobrar taxa de cancelamento de X $ no cartão guardado. Esta opção está desmarcada até a assinalar, o que lhe permite abrir uma exceção a clientes habituais. Só surge quando o cancelamento ocorre dentro da janela prevista na política.
Confirme
Selecione o botão Cancelar marcação. Quando é cobrado qualquer montante, o cliente é sempre informado.
Cobrar uma taxa de falta de comparência
Marque a falta de comparência
Abra a marcação, selecione o seu estado e escolha Falta de comparência.
Decida sobre o sinal
Tal como no cancelamento, escolha uma opção em O que acontece ao sinal.
Cobre a taxa
Assinale Cobrar taxa de falta de comparência de X $ no cartão guardado.
Confirme
Selecione a ação Marcar falta de comparência. O horário fica livre e a falta de comparência é registada na ficha do cliente.
Se o sinal não cobrir a taxa por inteiro, a caixa indica Cobrar os restantes X $ no cartão guardado.
Quando o cliente cancela por iniciativa própria
- Fora da janela de cancelamento: gratuito. O sinal é reembolsado na totalidade.
- Dentro da janela de cancelamento: online, é-lhe pedido que pague a taxa de cancelamento. A remarcação dentro da janela é bloqueada em vez de cobrada.
As informações fornecidas ao cliente
Ao marcar, o cliente consulta as condições de forma clara: o sinal, a janela para cancelamento gratuito e as taxas, em dólares. As mesmas condições constam da sua página de marcação. Cada marcação mantém as condições sob as quais foi criada, pelo que alterar a política apenas afeta novas marcações.
Confirmar que a operação foi concluída
- Uma mensagem confirma a ação realizada, tal como Taxa de cancelamento cobrada: 40 $.
- A taxa e qualquer decisão relativa ao sinal surgem na atividade da marcação.
- Relatórios → Taxas de cancelamento e de falta de comparência lista todas as taxas cobradas. Relatórios → Cancelamentos e faltas de comparência apresenta os índices de cancelamento e falta de comparência por cliente, serviço e profissional. Relatórios → Lista de pré-pagamentos e Receita diferida e MRR mostram os montantes recebidos por trabalho ainda não realizado.
Resolução de problemas
Não surge a caixa da taxa ao cancelar
A marcação não tem nenhum cartão recolhido, o cancelamento é feito fora da janela prevista ou não foi definida nenhuma taxa para este tipo de cancelamento.
"Não foi possível cobrar a taxa: sem cartão guardado"
A marcação não tem nenhum cartão utilizável. A marcação apresenta Taxa de cancelamento em dívida ou Taxa de falta de comparência em dívida com o montante A pagar. Selecione o botão Cobrar taxa na marcação para a receber por outro meio.
O cliente afirma não reconhecer a cobrança
Foi enviado um email ao cliente quando o valor foi cobrado e o descritivo surge de forma clara no seu extrato. Se o cliente contestar o valor junto do respetivo banco, consulte Responder a uma contestação de cartão.
Não foi possível devolver o sinal
A venda é sinalizada para si. Na finalização de venda, selecione o botão Tentar reembolso novamente, ou Manter como crédito se o cliente concordar.