Effectuez le changement par étapes : conservez les anciens enregistrements, vérifiez l'importation et testez le nouveau lien de réservation avant de le partager. Terminez avec un seul calendrier utilisé par toute votre équipe et un plan clair pour tout ce qui n'a pas été transféré.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : le propriétaire ou un administrateur ayant les droits de gestion des paramètres.
- Conservez l'accès à l'ancien système jusqu'à ce que vous ayez vérifié les enregistrements dont vous avez besoin.
- Choisissez une date de basculement et indiquez à l'équipe quel système utiliser jusqu'à cette date. Deux calendriers acceptant des réservations peuvent créer des conflits.
- Conservez une copie intacte de chaque exportation. Effectuez les corrections dans une copie de travail distincte.
Préparer les fichiers
Obtenez des exportations détaillées avec une ligne par enregistrement et la plage de dates la plus large dont vous avez besoin. Un rapport de totaux ou un PDF est utile pour la comparaison, mais ce n'est pas un fichier d'importation.
| Provenance | Commencer ici |
|---|---|
| Fresha | Suivez la liste rapport par rapport dans Importer vos données. Utilisez Journal des ventes détaillé pour les ventes. |
| Vagaro | Le propriétaire de l'entreprise peut exporter la liste des clients au format Excel. Choisissez la feuille de calcul plutôt que le PDF. Consultez le guide d'exportation des clients de Vagaro. |
| Square | Exportez le répertoire des clients depuis le menu Importer / Exporter du tableau de bord. Suivez la section Exporter les données client dans le guide d'exportation de Square. |
| GlossGenius ou un autre système | Obtenez une feuille de calcul client et tous les fichiers d'historique ou de solde séparés auprès de votre fournisseur. Vérifiez le contenu de chaque fichier avant de le télécharger. |
Owneli accepte les fichiers CSV, les fichiers séparés par des tabulations et les classeurs Excel, avec jusqu'à 15 000 lignes par fichier. Sélectionnez CSV générique pour un fournisseur sans option de source propre. Il s'agit d'une importation de fichier ; elle ne maintient pas les deux systèmes synchronisés.
Vérifier le basculement
Prévisualiser votre premier fichier
Ouvrez Paramètres → Forfait et données → Importer. Téléchargez le fichier et examinez le mappage des colonnes par rapport à ses exemples de valeurs. Utilisez le guide d'importation pour les contrôles exacts et les enregistrements pris en charge.
Comparer la simulation
Sélectionnez Continuer vers la simulation. Examinez Créer, Associer aux existants, Ignorer et Erreurs, y compris les lignes derrière les avertissements. Vérifiez séparément le consentement aux courriels et aux SMS ; avoir une adresse de contact ne constitue pas une inscription.
Importer les enregistrements vérifiés
Sélectionnez Lancer l’import lorsque l'aperçu correspond à ce que vous souhaitez. Conservez le rapport de résultats avec le fichier source. Créez des forfaits et des plans d'adhésion avant d'importer les soldes qui doivent correspondre à ces plans.
Vérifier des exemples individuels
Ouvrez plusieurs clients importés et leurs prochains rendez-vous. Comparez les noms, les coordonnées, les services, le personnel, le lieu et les heures de début avec l'ancien système. Vérifiez séparément le solde d'une carte-cadeau ou d'un forfait par rapport aux totaux des ventes.
Tester le nouveau lien de réservation
Suivez Tester votre lien de réservation sur un téléphone. Demandez à la personne en charge de la réception de vérifier où la visite apparaît, ainsi que ce que le client voit.
Déplacer les liens publics
À l'heure de basculement convenue, mettez à jour les liens de réservation sur votre site web, vos profils sociaux et tous les codes QR imprimés. Arrêtez les nouvelles réservations via l'ancien système. Rapprochez tous les rendez-vous modifiés entre l'exportation et le basculement avant d'ouvrir la journée.
Planifier les enregistrements nécessitant un traitement séparé
| Enregistrement | Ce qu'il faut vérifier avant de basculer |
|---|---|
| Formulaires, consentements, photos et fichiers | Ceux-ci ne sont pas transférés via cet importateur. Conservez les originaux et décidez comment votre équipe y accédera. |
| Cartes enregistrées | Les détails des cartes ne sont pas transférés dans une feuille de calcul. Organisez à nouveau les détails de paiement via le flux de paiement. |
| Adhésions | Les adhésions importées sont uniquement des enregistrements : le renouvellement automatique est désactivé, il n'y a pas de prochaine date de renouvellement et aucun crédit échangeable n'est accordé. Examinez la facturation séparément. |
| Cartes-cadeaux et forfaits | Vérifiez la valeur ou les sessions restantes et les dates d'expiration. Ce sont des soldes dus aux clients, pas de nouvelles ventes. |
| Personnel et services | Vérifiez les heures de travail, les lieux, les services, les prix et les durées. Les enregistrements importés seuls ne rendent pas chaque personne réservable. |
Vérifier que cela a fonctionné
Vos prochains rendez-vous correspondent à l'ancien calendrier, les soldes vérifiés correspondent aux fichiers source, et votre équipe peut trouver les enregistrements dont elle a besoin. Vos liens publics mènent au bon emplacement Owneli. Conservez les fichiers de comparaison jusqu'à ce que votre examen soit terminé.
Si quelque chose ne va pas
Le nombre importé est inférieur à celui de la feuille de calcul
Lisez le rapport de résultats avant de réessayer. L'association d'enregistrements existants, les lignes ignorées et plusieurs lignes de service devenant un seul rendez-vous peuvent modifier le décompte. Enquêtez sur toute différence que vous ne pouvez pas expliquer.
Une exportation plus récente n'a pas mis à jour un rendez-vous existant
Les importations associent les enregistrements existants plutôt que d'écraser les modifications déjà apportées dans Owneli. Examinez les modifications apportées pendant le basculement et corrigez délibérément les enregistrements affectés.
Je dois annuler l'importation
Annuler l’import supprime les enregistrements créés par l'importation ; il laisse les enregistrements associés intacts. Il peut être bloqué lorsque les enregistrements importés sont déjà utilisés. Lisez Annuler une importation avant de confirmer, car l'annulation ne peut pas être annulée elle-même.