Téléchargez les dossiers dont vous avez besoin et ouvrez les fichiers pour les vérifier. Commencez par choisir la bonne exportation : une liste de contacts clients, un rapport commercial et les données d'un client individuel servent à des fins différentes.
Choisir le bon fichier
| Vous avez besoin | Utiliser | À quoi s'attendre |
|---|---|---|
| Une feuille de calcul de contacts | Clients → Exporter | Noms, adresses courriel, numéros de téléphone, dates de naissance, étiquettes, notes et dates de création, sous réserve de vos autorisations. |
| Données de rendez-vous, de ventes ou d'autres rapports | Le menu Options du rapport | CSV, Excel ou PDF pour les dates, le lieu et les filtres du rapport. |
| Une copie des informations d'un client | Actions → Demandes sur les données de son profil | Un résumé lisible ou un fichier de données JSON. Les photos et les documents sont listés ; les fichiers originaux ne sont pas intégrés. |
Ces exportations sont distinctes. Une feuille de calcul de contacts n'inclut pas l'historique des rendez-vous du client, les formulaires remplis, les photos ou les reçus.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : l'exportation de la liste des clients nécessite l'autorisation de gérer les clients. Les demandes de données individuelles sont réservées aux propriétaires et aux administrateurs. Les rapports suivent votre accès au rapport.
- Vérifiez l'emplacement que vous souhaitez exporter. Sélectionnez des clients spécifiques si vous n'avez besoin que de ces dossiers.
- Choisissez un emplacement de stockage privé auquel les bonnes personnes de votre entreprise peuvent accéder.
Télécharger et vérifier la liste des clients
Ouvrir Clients
Allez dans Clients et choisissez l'emplacement dont vous avez besoin. Sélectionnez des lignes individuelles si vous souhaitez une exportation plus petite.
Exporter la liste
Sélectionnez Exporter, affiché comme une icône de téléchargement sur un téléphone. Le fichier CSV est téléchargé avec les clients sélectionnés, ou les clients de l'emplacement choisi lorsqu'aucune ligne n'est sélectionnée. Sans sélection d'emplacement ou de ligne, il exporte le répertoire.
Ouvrir le fichier
Ouvrez le fichier CSV dans votre application de feuille de calcul. Vérifiez les en-têtes de colonne, le nombre de lignes et quelques clients connus. Un champ de contact manquant peut refléter vos autorisations ; cela ne signifie pas nécessairement que l'enregistrement est vide.
Étiqueter la copie
Donnez à la copie enregistrée un nom qui identifie sa date et son emplacement. Conservez le téléchargement original inchangé si vous prévoyez de modifier une copie de travail pour un autre système.
Les filtres de recherche et d'étiquettes ne restreignent pas cette exportation par eux-mêmes. Sélectionnez les lignes que vous avez l'intention de télécharger et vérifiez le fichier résultant.
Compléter votre ensemble de dossiers
Pour l'historique des rendez-vous ou financier, ouvrez le rapport pertinent et définissez ses dates et son emplacement avant d'exporter. Suivez Exporter un rapport pour choisir CSV, Excel ou PDF. Gardez les rapports pour différentes périodes clairement étiquetés afin de ne pas compter la même activité deux fois.
Pour la demande d'un client individuel, suivez Donner à un client une copie de ses données. Examinez le résumé ou le fichier de données et organisez séparément les photos ou documents originaux requis. Ne traitez pas le CSV de contact comme un dossier client complet.
Vérifier que cela a fonctionné
Les fichiers s'ouvrent, les emplacements et les périodes sélectionnés sont corrects, et le nombre de lignes correspond à la portée que vous attendiez. Si vous vous préparez à changer de système, comparez quelques historiques clients complets avant de décider que votre copie est suffisante.
Si quelque chose ne va pas
Certains clients ou champs sont manquants
Vérifiez les lignes sélectionnées, l'emplacement et l'accès aux champs de votre rôle. L'exportation du répertoire a une limite de 50 000 clients par fichier. Pour un répertoire plus grand, utilisez des exportations par emplacement plus petits ou par clients sélectionnés et vérifiez le nombre combiné.
J'ai besoin de tous les documents ainsi que de la feuille de calcul
Une exportation de liste de clients est un fichier de contact. Une exportation de données individuelle liste les photos et les fichiers sans empaqueter les originaux. Identifiez les documents dont vous avez besoin et organisez ces copies avant de fermer l'accès à vos dossiers.
L'exportation est refusée
Demandez à un propriétaire ou à un administrateur de vérifier vos autorisations. Des demandes d'exportation répétées peuvent également atteindre une limite temporaire ; attendez avant de réessayer. Ne supposez pas qu'un téléchargement échoué a produit un fichier utilisable.