Un client sans historique de rendez-vous peut être supprimé directement. Un client qui a déjà visité ne peut pas l'être, car ses dossiers de traitement et financiers doivent être conservés par la loi. Lorsqu'il demande à être oublié, vous effacez plutôt ses données personnelles, et les dossiers que vous devez conserver sont verrouillés.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : la suppression nécessite l'autorisation de supprimer des clients, et la base de données n'autorise que les administrateurs et les propriétaires. L'effacement des données personnelles et le téléchargement des données d'un client sont réservés aux administrateurs et aux propriétaires.
- Doublons ? Fusionnez-les plutôt. La fusion conserve l'historique.
Supprimer un client sans historique
Ouvrir le client
Ouvrez son profil et sélectionnez Actions → Supprimer le client.
Confirmer
Vérifiez le nom et confirmez. La suppression est irréversible.
Si le client a un historique de rendez-vous, le message suivant s'affiche : « Ce client a un historique de rendez-vous et ne peut pas être supprimé. Fusionnez ou archivez-le plutôt. » Utilisez l'effacement, ci-dessous, s'il a demandé à être oublié.
Remettre à un client une copie de ses données
Ouvrir les Demandes sur les données
Ouvrez le profil du client et sélectionnez Actions → Demandes sur les données.
Enregistrer comment il l’a demandé
Choisissez sous Comment l’a-t-il demandé ? et ajoutez une note, par exemple comment vous avez vérifié son identité.
Le télécharger
Sous Lui remettre une copie de ses données, sélectionnez Télécharger le résumé (une page qui s'ouvre dans n'importe quel navigateur et s'imprime en PDF, dans la langue du client) ou Télécharger le fichier de données (JSON).
La copie couvre son profil, ses visites, ses formulaires et réponses, ses fiches, la liste des photos et fichiers, ses notes, ses abonnements, ses reçus et ses messages. Chaque téléchargement est listé sous Historique des demandes.
Effacer les données personnelles d'un client
Ouvrir les Demandes sur les données
Ouvrez le profil du client et sélectionnez Actions → Demandes sur les données, puis Effacer ses données personnelles.
Lire ce qui va se passer
Le panneau liste exactement ce qui est effacé, ce qui est conservé mais verrouillé, et ce qui est conservé tel quel.
Commencer
Sélectionnez Effacer les données personnelles, enregistrez Comment l’a-t-il demandé ?, et ajoutez une note si utile.
Confirmer
Saisissez le nom du client exactement tel qu'il est affiché et sélectionnez Effacer les données personnelles. Cette action est irréversible, alors téléchargez ses données au préalable s'il a également demandé une copie.
| Quoi | Ce qui se passe |
|---|---|
| Nom, courriel, téléphones, date de naissance, adresse, notes, allergies, alerte du personnel, étiquettes et autres détails du profil, ainsi que les coordonnées dans les devis, la liste d’attente, les avis, les courriels programmés et les listes de campagnes | Effacés maintenant. Le dossier apparaît comme « Client effacé » et le consentement marketing est retiré. Les liens envoyés vers les formulaires et les guides de soins cessent de fonctionner. |
| Cartes enregistrées | Supprimées, également chez le processeur de paiement |
| Son accès à son compte en ligne avec vous | Prend fin |
| Formulaires et fiches signés, validations, tests épicutanés, photos et fichiers, notes de visite et messages | Conservés, mais verrouillés. Votre équipe ne peut pas les ouvrir. Un propriétaire ou un administrateur peut les récupérer pour une demande légale, et chaque récupération est enregistrée. |
| Ventes, paiements, reçus, abonnements, forfaits, cartes-cadeaux et historique de fidélité | Conservés tels quels, car la législation fiscale et les réclamations légales l'exigent |
La demande, la personne qui l'a traitée et le résultat sont enregistrés sur le client et dans le journal d'audit.
Vérifier que cela a fonctionné
Le profil affiche Données personnelles effacées le et la date, et le client apparaît comme « Client effacé ». L'Historique des demandes liste l'effacement et tous les téléchargements.
Si quelque chose ne va pas
« Ce client ne peut pas encore être effacé »
Le panneau indique pourquoi. Il peut s'agir de l'une des raisons suivantes :
- Des rendez-vous ou des réservations à un cours sont à venir : annulez-les d'abord.
- Il a un abonnement ou une adhésion active : mettez-y fin d'abord.
- Ses dossiers sont sous contrainte légale.
- Il a déjà été effacé.
« Son dossier client chez Stripe n'a pas pu être supprimé »
Tout le reste est fait. La note sur la demande vous rappelle de le supprimer chez Stripe.
Le blocage est-il la même chose que la suppression ?
Non. Le blocage arrête la réservation en ligne et le marketing mais conserve tout. Voir Clients bloqués et signalés.