Choisissez la durée de conservation des réponses aux formulaires complétés avant qu'Owneli ne les efface, protégez les enregistrements que vous devez conserver avec une conservation légale, et activez ou désactivez les dossiers cliniques. Tout cela se trouve sous Paramètres → Forfait et données → Données et confidentialité.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : les administrateurs et les propriétaires.
- Vérifiez vos obligations. Les lois sur la santé et la consommation fixent souvent la durée de conservation des dossiers. Décidez de la période avec vos conseillers.
Définir la durée de conservation des réponses aux formulaires
Ouvrir le paramètre
Allez dans Paramètres → Forfait et données → Données et confidentialité.
L'activer
Sous Conservation des données, activez Activer la purge automatique des données.
Choisir la période
Saisissez la Période de conservation en jours, au moins 30. Les réponses aux formulaires complétés plus anciennes que cette période sont effacées.
Prévisualiser
Sélectionnez Aperçu de la prochaine purge. Vous verrez combien de Soumissions de formulaires, d'Enregistrements de réponses et d'Enregistrements de courriels seraient effacés, et combien sont protégés par des conservations. Rien n'est supprimé.
Enregistrer
Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Ce qui n'est jamais effacé
- Le journal d'audit. Les connexions, les modifications de permissions et les exportations de données sont conservées indéfiniment. Voir Lire le journal d'audit.
- Les enregistrements sous conservation légale. Sous Conservations légales, vous voyez chaque client ou soumission protégé de l'effacement, par exemple pendant un litige. Sélectionnez Lever la conservation lorsque ce n'est plus nécessaire.
Dossiers cliniques
Les Dossiers cliniques (PHI) permettent aux prestataires de remplir des fiches de traitement lors des rendez-vous. C'est désactivé à moins que vous ne l'activiez, car les fiches sont des informations de santé protégées. Ne l'activez qu'une fois que vos accords et votre sécurité pour les données de santé sont en place. Chaque consultation de fiche est enregistrée dans le journal d'audit.
Les fiches ont leur propre Conservation des dossiers cliniques, 2920 jours (environ 8 ans) à moins que vous ne la modifiiez. Sous Formulaires utilisés comme dossiers cliniques, choisissez quels formulaires les prestataires ouvrent comme fiches.
Vérifier que cela a fonctionné
Aperçu de la prochaine purge affiche les nombres attendus pour votre période, et le paramètre est toujours activé lorsque vous rouvrez la page.
Si quelque chose ne va pas
La conservation supprime-t-elle des clients ou des ventes ?
Non. Elle efface les réponses aux formulaires complétés et leurs courriels. Les clients, les rendez-vous et les ventes restent.
Quelqu'un a besoin qu'une entrée d'audit soit supprimée pour des raisons légales
Les entrées d'audit ne peuvent pas être modifiées. Contactez le support Owneli.