Transférez vos clients, prestations, produits, équipe, abonnements, forfaits, cartes-cadeaux, soldes de fidélité, rendez-vous et ventes depuis Fresha ou un autre système sous Paramètres → Forfait et données → Importer. Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas vu exactement ce qui va se passer : chaque colonne est affichée à côté de vos propres données, une simulation montre ce qui serait créé ou associé, et l'importation entière peut être annulée par la suite.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : les administrateurs et les propriétaires.
- Exportez d'abord vos fichiers de l'ancien système. Voir ci-dessous.
- Créez d'abord vos forfaits et plans d'abonnement sous Commerce, afin que les forfaits et abonnements vendus aient un plan à associer par nom.
Récupérer vos fichiers
Depuis Fresha
- Clients → Options → Exporter au format CSV
- Équipe → Options → Exporter au format CSV
- Tout le reste via Rapports : Liste des clients (elle contient les points de fidélité), Liste des prestations, Liste des produits, Liste des abonnements, Liste des forfaits, Liste des cartes-cadeaux, Détail de la liste d'attente, Résumé des mouvements de stock, Liste des rendez-vous, Détail du journal des ventes
Pour les ventes, exportez le Détail du journal des ventes. La simple Liste des ventes contient une ligne par vente sans les articles vendus, l'importateur la refuse donc et vous indique quel rapport utiliser.
Depuis n'importe quel autre système
Téléchargez un fichier CSV, séparé par des tabulations (.tsv ou .txt) ou Excel (.xlsx) avec une ligne d'en-tête et une ligne par enregistrement. Les exportations de Square, Vagaro, Boulevard, Mindbody, Acuity, Pabau, GlossGenius, Booksy, Timely, Jane, HoneyBook, Dubsado, Studio Ninja et la plupart des autres outils de réservation sont reconnues. Un rapport avec un titre au-dessus des noms de colonnes est acceptable, et chaque feuille d'un classeur devient son propre fichier. Jusqu'à 15 000 lignes par fichier.
Les colonnes sans destination dans Owneli, telles qu'un emplacement de tatouage, un lien de galerie ou un statut de contrat, peuvent être conservées dans les notes de chaque enregistrement avec Garder dans les notes au lieu d'être omises.
Ce qui ne sera pas transféré
Trois choses, et il est utile de savoir pourquoi avant de commencer :
- Cartes enregistrées. Pour des raisons PCI, les détails des cartes se déplacent de processeur à processeur, jamais via un fichier. Vous les collectez à nouveau.
- Formulaires, consentements et photos. Ceux-ci ne font pas partie d'une exportation standard de ces plateformes.
- Facturation d'abonnement en cours de cycle. Jamais reprise automatiquement. Voir l'avertissement ci-dessous.
Importer vos fichiers
Source
Sous D’où proviennent ces données ?, choisissez Fresha, Zenoti, Mangomint ou CSV générique, afin qu'Owneli reconnaisse la disposition du fichier. Ensuite, déposez vos fichiers.
Chaque fichier est analysé et étiqueté avec ce qu'il semble être. Si un fichier ne peut pas être lu comme une liste d'enregistrements, il est marqué comme tel et ignoré ; vos autres fichiers ne sont pas affectés. Tout ce dont l'importateur n'est pas sûr, vous le définirez à la main à l'étape suivante.
Mapper les colonnes
Chaque colonne de chaque fichier est listée, à côté de vos propres exemples de valeurs, avec le champ dans lequel elle sera importée. Une colonne sans destination est une colonne que vous avez choisi d'omettre. Rien n'est supprimé silencieusement.
Trois types de colonnes :
- mappées: elle a une destination. Reconnue automatiquement, suggérée par l'IA, ou définie par vous.
- À décider : elle n'a pas été reconnue. Pointez-la vers un champ pour la conserver, ou reconnaissez explicitement la perte et continuez.
- exclues volontairement: reconnue et délibérément omise, avec la raison indiquée. Les colonnes de taxes et de commissions sont dans cette catégorie : elles sont calculées par les propres moteurs d'Owneli à partir de votre configuration, et l'importation des chiffres de quelqu'un d'autre mettrait deux sources de vérité en conflit.
Vous confirmez le mappage de chaque fichier avant de pouvoir passer à l'étape suivante.
Simulation
Rien n'a encore été écrit. Les chiffres sur cet écran sont exactement ce que l'importation fera :
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Créer | Nouveaux enregistrements qui seront ajoutés |
| Associer aux existants | Lignes qui correspondent à des enregistrements que vous avez déjà. Elles sont liées, non dupliquées. |
| Ignorer | Lignes qui ne seront pas importées |
| Erreurs | Lignes qui ont échoué à la validation |
Les problèmes de validation sont listés avec les numéros de ligne correspondant à votre feuille de calcul, où la ligne 1 est l'en-tête, et peuvent être téléchargés au format CSV afin que vous puissiez corriger le fichier source.
Si quelque chose bloque l'importation, l'écran l'indique clairement et rien ne peut être écrit tant que vous ne l'avez pas résolu.
Consentement. Le consentement marketing suit votre fichier. Un nouveau client est inscrit aux courriels ou SMS uniquement lorsque la colonne de consentement du fichier pour ce canal indique oui (par exemple, Accepts Marketing et Accepts SMS Marketing de Fresha). La date de consentement provient du fichier lorsqu'il en a une, sinon c'est l'heure de l'importation, et le client conserve une note de l'origine du consentement. Un non, un blanc, ou un fichier sans colonne de consentement laisse le client désinscrit, et les clients que vous avez déjà conservent le consentement qu'ils ont. La vérification montre combien de nouveaux clients seront inscrits et pourquoi. Avant de continuer, confirmez que vous avez une base légale pour détenir et contacter ces clients.
Importer
Les fichiers sont écrits dans l'ordre de dépendance, pas dans l'ordre dans lequel vous les avez téléchargés : tout ce vers quoi d'autres lignes pointent est créé en premier. Les prestations avant les abonnements et les rendez-vous qui les nomment ; les ventes en dernier, car une ligne de vente peut référencer n'importe quoi.
Sélectionnez Continuer vers la simulation pour vérifier, puis Lancer l’import. L'importation s'exécute en arrière-plan, vous pouvez donc quitter la page et revenir.
Vérifier que cela a fonctionné
Vous obtenez une ventilation par entité des éléments créés, associés, ignorés et erronés, ainsi qu'un rapport téléchargeable.
Importer par étapes
Vous n'êtes pas obligé d'importer tout en une seule fois. Importez vos prestations aujourd'hui et vos clients la semaine prochaine, et un fichier ultérieur se lie à ce qu'une importation antérieure a apporté :
- Les rendez-vous trouvent leur client par l'ID client de l'ancien système, puis par courriel, puis par téléphone, puis par nom. Un nom "Nom, Prénom" est lu dans les deux sens. Un client qui correspond uniquement par nom mais a un courriel différent n'est jamais lié ; la ligne est signalée à la place.
- Les prestations sont associées par nom, et les membres de l'équipe par nom ou par un prénom qu'une seule personne ici possède. Si une seule personne ici prend des réservations, une exportation sans colonne de personnel est réservée avec elle.
- Importer le même fichier à nouveau, ou une exportation plus récente de celui-ci, ne crée jamais de doublons. Les enregistrements déjà présents sont associés et conservés exactement tels qu'ils sont : une importation n'écrase jamais les modifications que vous avez apportées depuis, et les lignes manquantes du fichier plus récent ne sont jamais supprimées.
Annuler une importation
Annuler l’import supprime uniquement les lignes que cette importation a créées. Les lignes qui correspondaient à des enregistrements existants sont laissées intactes.
Points de fidélité, cartes-cadeaux et forfaits
Ce sont ce que l'entreprise doit à ses clients, ils sont donc transférés comme des soldes, jamais comme des ventes.
- Points de fidélité. Lorsqu'un fichier contient des soldes de points, l'étape de mappage demande une fois la valeur d'un point dans l'ancien système. Chaque client reçoit un solde d'ouverture d'une valeur équivalente à votre propre valeur de point, étiqueté Solde importé de Fresha. Il expire selon votre propre règle d'expiration, comptée à partir du jour de l'importation. Le niveau de l'ancien système n'est pas copié : les niveaux sont recalculés à partir de vos propres seuils. Importer le fichier à nouveau n'ajoute jamais un deuxième solde.
- Un deuxième fichier client. La Liste des clients ajoute le solde de points, une alerte du personnel et des notes aux clients que vous avez déjà. Elle n'écrase jamais une alerte du personnel déjà définie, et l'annulation reprend exactement ce qu'elle a ajouté.
- Cartes-cadeaux. Chaque carte conserve son code, son solde restant, ses dates d'émission et d'expiration, son acheteur et son destinataire. Son historique affiche une entrée Solde importé pour ce qui est encore dû. Un code déjà utilisé ici est refusé.
- Forfaits. Chaque forfait vendu est associé à un forfait du même nom dans Commerce → Forfaits, alors créez-les d'abord. Une ligne nommant un forfait qui n'existe pas ici est signalée et non importée. Les sessions restantes et la date d'expiration sont transférées.
Historique des ventes
- Une ligne d'abonnement est liée au plan d'abonnement correspondant lorsqu'il y en a un ; sinon, elle est conservée comme une ligne simple et signalée.
- Les ventes sans rendez-vous, et les ventes dont le client ne peut être trouvé ou dont le nom correspond à plus d'un client, sont conservées sans client et listées pour examen, afin que vos totaux de ventes restent complets.
- Les rendez-vous sans rendez-vous sans client sont listés et non importés, car chaque rendez-vous ici appartient à un client. Leurs ventes sont tout de même transférées.
- Les reçus importés indiquent Importé de Fresha et ne peuvent pas être remboursés ici, car l'argent a été encaissé dans l'ancien système.
- Les frais facturés par l'ancien système lors d'une visite, tels que des frais de non-présentation, sont notés sur le rendez-vous plutôt que d'y être ajoutés, car les frais sont déjà inclus dans les ventes.
Les abonnements sont importés uniquement comme des enregistrements
Ordre suggéré
Bien que l'importateur gère lui-même les dépendances, l'importation par étapes facilite l'isolation des problèmes :
Clients
Le fichier le plus volumineux et celui auquel tout le reste fait référence. Vérifiez attentivement la répartition entre les éléments associés et créés.
Prestations et produits
Votre catalogue. Passez en revue les prix et les durées après l'importation.
Équipe
Ensuite, définissez leurs heures de travail. Les membres de l'équipe importés n'apparaissent pas sur le calendrier tant qu'ils n'ont pas d'heures.
Abonnements, forfaits, cartes-cadeaux, liste d'attente et stock
Enregistrements uniquement pour les abonnements ; voir l'avertissement ci-dessus. Créez vos forfaits avant d'importer les forfaits vendus.
Rendez-vous et ventes
L'historique en dernier. Ceux-ci référencent tout le reste, alors importez-les une fois que le reste est réglé.
Après l'importation
- Définissez les heures de travail des membres de l'équipe importés sous Équipe → Planning.
- Vérifiez les prix et les durées importés sous Opérations → Services.
- Recherchez les clients en double et fusionnez-les. Voir Ajouter, trouver et fusionner des clients.
- Recueillez à nouveau les détails de la carte pour toute personne ayant un abonnement.
Si quelque chose ne va pas
L'importateur a refusé un fichier
Il s'agit probablement d'un rapport de résumé. Exportez la version détaillé avec la plage de dates définie sur Tout le temps. Pour les ventes Fresha, utilisez le Détail du journal des ventes.
Les rendez-vous ou les ventes n'ont pas été liés à un client
Ils sont listés dans le résultat pour examen. Les rendez-vous associent les clients par l'ID client de l'ancien système, puis par courriel, téléphone et nom. Importez ou corrigez le client, puis importez le fichier à nouveau : rien de ce qui a déjà été importé n'est dupliqué.
Je veux recommencer
Sélectionnez Annuler l’import sur l'importation. Voir Annuler une importation ci-dessus.