Quatre chiffres qui semblent tous signifier « combien d'argent avons-nous gagné » sont en réalité des choses différentes : les ventes (ce que vous avez vendu), les paiements (l'argent qui a circulé), les revenus (la valeur que vous avez fournie) et les passifs (la valeur que vous devez encore). Owneli les conserve dans des rapports distincts à dessein. Les mélanger est la raison pour laquelle les entreprises constatent un manque de cartes cadeaux en fin d'année.
Pourquoi mes ventes et mes paiements ne correspondent-ils pas ?
Parce que vendre et être payé sont des événements différents qui se produisent souvent à des jours différents :
- Un acompte est un paiement aujourd'hui pour une vente qui se finalisera la semaine prochaine.
- Une vente payer plus tard est une vente aujourd'hui avec le paiement arrivant plus tard.
- L'utilisation d'une carte cadeau est un revenu aujourd'hui payé avec de l'argent que vous avez reçu il y a des mois.
- Une séance de forfait est livrée aujourd'hui mais a été vendue et payée à l'avance.
Chaque rapport répond honnêtement à une question plutôt que de les mélanger :
| Chiffre | Rapport | La question |
|---|---|---|
| Ventes | Résumé des ventes / Liste des ventes | Qu'avons-nous vendu cette période, net des remises et des remboursements ? |
| Paiements | Résumé des paiements / Transactions de paiement | Quel argent est arrivé, par mode de paiement, moins les remboursements et les frais de traitement ? |
| Position de trésorerie | État des flux de trésorerie, Versements | Qu'est-ce qui est entré dans la caisse et à la banque, jour après jour ? |
| Passifs | Résumé des passifs, Liste des prépaiements | Qu'est-ce que les clients nous ont payé et que nous n'avons pas encore livré ? |
| Mouvement des passifs | Activité des passifs, Revenus différés et MRR | Qu'est-ce qui a fait bouger ces soldes, et quelle est la tendance ? |
Le modèle des revenus différés
Lorsqu'un client paie à l'avance, pour une carte cadeau, un forfait, une période d'abonnement prépayée ou un acompte, cet argent n'est pas encore un revenu. Il reste un passif jusqu'à ce que vous livriez :
L'argent arrive
Le paiement apparaît dans le Résumé des paiements et l'État des flux de trésorerie. Le solde du passif augmente du même montant.
Vous fournissez le service
L'utilisation apparaît comme un revenu ; le passif diminue. Rien de nouveau n'apparaît dans les Paiements, car l'argent est déjà arrivé.
Les rapports restent honnêtes
Ventes vous indique la performance commerciale, Paiements rapproche la banque, Résumé des passifs vous indique ce que vous devriez si tout le monde se présentait demain pour utiliser.
Rapprocher la banque
Pour lier Owneli à un relevé bancaire, utilisez le Résumé des paiements pour les totaux par mode de paiement, les Transactions de paiement pour le rapprochement ligne par ligne, l'État des flux de trésorerie pour le modèle quotidien, et les Versements pour savoir quand Stripe règle les encaissements par carte sur votre compte (l'argent des cartes arrive par lots, et non par vente).
Si quelque chose ne va pas
Quel est le chiffre unique de « nos revenus ce mois-ci » ?
Pour la performance commerciale, les ventes nettes du Résumé des ventes. Pour les revenus comptables, il s'agit des ventes moins les nouveaux prépaiements plus les utilisations. Les rapports financiers donnent à votre comptable chaque partie plutôt qu'un mélange.
Où apparaissent les remboursements ?
Partout où ils appartiennent vraiment : Remboursements et annulations pour les événements, comme des négatifs dans le Résumé des paiements pour l'argent, et dans la période où le remboursement a eu lieu, et non la période de la vente.
Pourquoi y a-t-il à la fois un Résumé des passifs et un rapport d'Activité des passifs ?
Le Résumé est le solde (un instantané de ce qui est en suspens) ; l'Activité est le mouvement (chaque transaction vendue/utilisée au cours de la période). Les questions de solde vont à l'un, les questions « qu'est-ce qui a changé » vont à l'autre.