L'argent encaissé pour une carte-cadeau n'est pas encore un revenu. C'est de l'argent que vous devez au détenteur jusqu'à ce qu'il le dépense. Owneli suit ce solde afin que vous sachiez toujours ce qui est en cours, et votre comptable obtient les chiffres sans précipitation de fin d'année.
| Ce qui se passe | Effet sur vos comptes |
|---|---|
| Une carte est vendue | Encaissement, et ce que vous devez augmente. Pas encore un revenu. |
| Une carte est dépensée | Ce que vous devez diminue, et la vente compte comme revenu |
| Une carte expire avec de l'argent dessus | Le solde ne compte plus comme dû. La question de savoir si vous pouvez le conserver est du ressort de votre comptable, et elle est réglementée dans de nombreux endroits. |
Les forfaits fonctionnent de la même manière. Voir Comprendre les rapports financiers.
Les cartes-cadeaux imprimées ne comptent qu'une fois vendues. Une boîte de cartes vierges, ou une carte dans une vente qui n'est pas encore payée, n'ajoute rien à ce que vous devez. Voir Cartes-cadeaux imprimées.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : les rapports nécessitent un accès aux rapports. La page Cartes-cadeaux vendues nécessite un accès à la configuration des revenus.
Vérifier ce que vous devez actuellement
Allez dans Boutique → Cartes-cadeaux vendues et ouvrez Vue des soldes. L'Engagement en cours est ce que les clients peuvent encore dépenser, à côté de Cartes actives et Utilisé depuis toujours.
Cadeaux pas encore envoyés
Une carte-cadeau vendue pour être envoyée à une date ultérieure est due dès le jour de sa vente, comme toute autre carte, elle figure donc déjà dans Engagement en cours. Dans le Registre d'engagement des cartes-cadeaux, la tuile Engagement en cours indique en dessous combien attend encore de partir, par exemple Pas encore envoyé : $1,240.00 (16 cartes). Pour voir ces cartes, filtrez Cartes-cadeaux vendues par À une date.
Lire le registre du passif
Ouvrir le rapport
Allez dans Rapports et ouvrez Registre du passif cartes-cadeaux.
Choisir la période
Sélectionnez les dates, par exemple le mois dernier.
Lire les totaux
Les tuiles affichent le Solde d’ouverture, le Solde de clôture, l'Passif en cours, et ce qui a été Émis sur la période et Utilisé sur la période. Si les cartes expirées contiennent encore de l'argent, l'Passif en cours indique le montant en dessous.
Lire les jours
Chaque ligne représente un jour : Valeur émise, Valeur utilisée, Remboursé sur les cartes, Annulée, Autres ajustements, Expirés, Variation nette du passif et Solde en fin de journée.
Autres rapports utiles
Tous se trouvent sous Rapports.
| Rapport | Ce à quoi il répond |
|---|---|
| Résumé des passifs | Tout ce que vous devez aux clients actuellement : soldes des cartes-cadeaux et sessions de forfaits non utilisées |
| Activité des passifs | Chaque vente et utilisation de carte-cadeau ou de forfait qui a modifié le solde |
| Revenus différés et MRR | Ce que vous devez en plus de vos revenus d'abonnement récurrents |
| Résumé financier | Revenus, remboursements, frais et passif des cartes-cadeaux pour une période, sur une seule page |
Expiration
Les cartes-cadeaux vendues ou émises dans Owneli n'ont pas de date d'expiration, elles n'expirent donc jamais. Les cartes transférées d'un autre système conservent la date d'expiration qu'elles avaient là-bas.
Lorsqu'une carte importée dépasse sa date, elle affiche Expiré et ne peut plus être dépensée. Son panneau affiche la date et avertit lorsqu'elle est proche, par exemple Expire dans 3 jours.
Vérifier que cela a fonctionné
Le Solde de clôture du mois dernier correspond au Solde d’ouverture de ce mois-ci, et l'Passif en cours sur le rapport correspond au chiffre sur Cartes-cadeaux vendues.
Si quelque chose ne va pas
Une carte a expiré, mais le client veut l'utiliser
Une carte expirée ne peut pas être rouverte ou prolongée. Si vous choisissez de l'honorer, émettez une nouvelle carte pour le montant depuis Boutique → Cartes-cadeaux vendues avec Émettre une carte, afin que le registre reste précis.
Puis-je radier les anciens soldes des cartes que personne n'utilise ?
Pas par vous-même. Dans la plupart des endroits, l'argent est toujours dû jusqu'à ce que toute expiration légale ou règle de propriété non réclamée s'applique. Apportez le Registre du passif cartes-cadeaux à votre comptable.
Les cartes-cadeaux paient-elles une commission ?
Une vente peut payer une commission si l'une de vos règles de commission couvre les cartes-cadeaux. Dépenser une carte ne le fait pas. Voir Commission et rémunération.