Le Planificateur est destiné au travail qui n'est pas un rendez-vous : la vérification de l'équipement, la commande de réapprovisionnement, la rédaction d'une campagne, le nettoyage en profondeur d'une pièce avant vendredi. Chaque tableau comporte des colonnes de cartes que vous déplacez au fur et à mesure de l'avancement du travail. Le Planificateur se trouve sous Opérations → Planificateur.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : toute personne dont le rôle inclut les tableaux. Vous voyez les tableaux partagés avec vous et toutes les cartes qui vous sont attribuées.
- Le Planificateur est un module complémentaire gratuit. Si Planificateur ne se trouve pas sous Opérations, l'entreprise ne l'a pas encore activé. Les entreprises qui ont créé un tableau avant que le Planificateur ne devienne un module complémentaire l'ont déjà activé.
Activer le Planificateur
Un administrateur se rend dans Paramètres → Forfait et données → Modules complémentaires, ouvre Planificateur et l'active, ou sélectionne Activer le Planificateur sur la page du Planificateur. C'est gratuit.
Désactiver le Planificateur le masque à nouveau, mais conserve tous les tableaux et toutes les cartes, de sorte qu'ils sont tous là lorsqu'il est réactivé. Les cartes récurrentes attendent pendant qu'il est désactivé et créent une carte lorsqu'il est réactivé.
Créer un tableau
Démarrer
Allez dans Opérations → Planificateur et sélectionnez Nouveau tableau.
Choisir un point de départ
Sous Commencer à partir de, choisissez Opérations de salle de soins, Planification de campagnes ou Tâches personnelles, et sélectionnez Utiliser ceci. Ou partez de zéro.
Le nommer
Saisissez le Titre et indiquez À quoi sert-il ?.
Choisir qui le voit
Sous Portée, choisissez Privé (vous seul), Mon équipe (vous, vos responsables hiérarchiques et toutes les personnes qui vous sont subordonnées) ou Toute l’organisation (tout le monde). La ligne provient de Relève de pour chaque personne dans Équipe. Les propriétaires et les administrateurs peuvent ouvrir tous les tableaux, quelle que soit leur portée.
Le créer
Sélectionnez Créer le tableau. Il commence avec quatre colonnes : À faire, En cours, Bloquées et Terminé. Vous pouvez renommer, recolorer, réorganiser ou ajouter des colonnes par la suite.
Les personnes affectées à une carte la voient toujours, quelle que soit la portée du tableau.
Travailler avec des cartes
Ajoutez une carte à une colonne et ouvrez-la pour lui donner un titre et des détails, des Assignés, une Date d’échéance, des notes liées, des pièces jointes (images et PDF jusqu'à 10 Mo, une comme couverture) et des commentaires. Faites glisser les cartes entre les colonnes au fur et à mesure de l'avancement du travail.
Mes cartes dans le Planificateur rassemble toutes les cartes qui vous sont attribuées, sur chaque tableau. Commencez votre journée là.
Cartes récurrentes
Pour les tâches qui reviennent régulièrement, comme le nettoyage hebdomadaire ou les vérifications mensuelles de l'équipement, ouvrez les Cartes récurrentes du tableau et sélectionnez Nouveau. Choisissez tous les jours, tous les quelques jours, certains jours de la semaine ou mensuellement, et l'heure. Chacune affiche sa prochaine exécution sous Suivant et le nombre de fois où elle a été déclenchée. Vous pouvez la Mettre en pause, l'Activer, la Modifier ou la Supprimer, ou Générer une carte maintenant pour en créer une plus tôt. La suppression d'une récurrence laisse les cartes qu'elle a déjà créées.
Vérifier que cela a fonctionné
Le tableau apparaît sous Tous les tableaux avec son nombre de cartes. Les cartes attribuées apparaissent sur les Mes cartes de chaque personne.
Si quelque chose ne va pas
Quelqu'un ne peut pas voir le tableau
Vérifiez sa Portée. S'ils n'ont besoin que d'une seule carte, attribuez-la-leur.
Que se passe-t-il lorsque je supprime une colonne ?
Ses cartes sont également supprimées, et la confirmation indique combien. Faites glisser les cartes vers une autre colonne d'abord si vous voulez les conserver.