Une fête est un ensemble de rendez-vous, un par invité, chacun avec son propre service, membre de l'équipe et heure. Les regrouper vous permet de les voir, de les encaisser et de les annuler ensemble, pour une fête de mariage ou des amis réservant une journée au spa.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : toute personne pouvant gérer les rendez-vous. Le personnel qui ne peut voir que son propre calendrier ne peut gérer les fêtes réservées entièrement avec lui.
Réserver une fête
Démarrer la fête
Sélectionnez Ajouter → Rendez-vous de groupe, ou sélectionnez un créneau vide et choisissez Rendez-vous de groupe. Vous pouvez commencer par Créer un rendez-vous ou Sélectionner un rendez-vous existant.
Réserver le premier invité
Avec Créer un rendez-vous, choisissez un créneau disponible. Le panneau de réservation habituel s'ouvre : réservez l'invité normalement, et il devient le premier invité de la fête.
Ajouter les autres
Dans le panneau de la fête, sélectionnez Ajouter au groupe. Réservez un autre nouveau rendez-vous, ou choisissez Sélectionner un rendez-vous existant : le calendrier indique Cliquez sur un rendez-vous pour l’ajouter, puis continuez pour en ajouter d’autres. Sélectionnez chaque réservation à ajouter, puis Terminé.
Vérifier la fête
Le panneau de la fête liste chaque invité avec son service, son heure, son prix et son statut, et le Total du groupe en bas.
Un rendez-vous ne peut faire partie que d'une seule fête. Si vous en sélectionnez un qui est déjà groupé, il vous est indiqué Ce rendez-vous est déjà dans un groupe.
Gérer la fête
Ouvrez le rendez-vous de n'importe quel invité et sélectionnez la bannière Fait partie d’un groupe pour ouvrir le panneau de la fête.
| Pour faire ceci | Sélectionnez |
|---|---|
| Ouvrir ou retirer un invité | Les Actions de l'invité, puis Ouvrir le rendez-vous ou Retirer l’invité |
| Ajouter d'autres invités | Ajouter au groupe |
| Encaisser tout le monde sur une seule facture | ⋮ → Encaisser le groupe |
| Transformer la fête en réservations séparées | ⋮ → Dégrouper les rendez-vous |
| Annuler ou marquer tout le monde comme absent | ⋮ → Tout annuler ou Marquer tous absents |
Retirer un invité annule son rendez-vous. Dégrouper n'annule rien : chaque rendez-vous redevient simplement une réservation normale.
Annuler ou marquer l'ensemble de la fête comme absent
Choisir l'action
Dans le panneau de la fête, sélectionnez ⋮ → Tout annuler ou Marquer tous absents.
Décider des frais
Cochez Facturer les frais d'annulation tardive à chaque invité ayant une carte enregistrée (ou les frais de non-présentation) si vous le souhaitez. C'est désactivé tant que vous ne le cochez pas.
Décider si les invités doivent être informés
Prévenir le client est coché pour une annulation et décoché pour une non-présentation.
Confirmer
Sélectionnez Annuler le groupe ou Marquer absent. Seuls les invités encore réservés sont modifiés.
Fêtes réservées en ligne
Les clients peuvent réserver une fête sur votre site de réservation, en ajoutant des invités et en payant un acompte de groupe lorsque votre politique de paiement l'exige. Le lien de l'organisateur montre tout le monde dans le groupe, avec Annuler ce groupe pour annuler le rendez-vous de chaque invité.
Vérifier que cela a fonctionné
Le rendez-vous de chaque invité affiche Fait partie d’un groupe, et le panneau de la fête montre tout le monde avec le Total du groupe.
Si quelque chose ne va pas
Chaque invité peut-il avoir un service et un membre de l'équipe différents ?
Oui. Chaque invité est un rendez-vous complet avec son propre service, membre de l'équipe et heure.
Les invités peuvent-ils payer séparément ?
Oui. Au lieu de Encaisser le groupe, ouvrez le rendez-vous de chaque invité et encaissez-le séparément.
"Impossible d'ouvrir l'encaissement de groupe"
Encaissez chaque invité à partir de son propre rendez-vous pour l'instant.