Lorsque vous annulez, marquez une absence ou déplacez un rendez-vous, une case décide si le client en est informé. Vous choisissez, sauf lorsque le client a été débité : dans ce cas, il est toujours informé.
Où le choix apparaît
| Ce que vous faites | La case | Cochée au départ ? |
|---|---|---|
| Annulation | Prévenir le client dans la boîte de dialogue d'annulation | Oui |
| Marquer une absence | Prévenir le client dans Marquer ce rendez-vous comme absence ? | Non |
| Annuler ou marquer une absence pour un groupe | La même case dans la boîte de dialogue du groupe | Oui pour une annulation, non pour une absence |
| Annuler une série répétée | Prévenir le client dans la boîte de dialogue d'annulation | Oui |
| Déplacer par glisser-déposer, ou avec Reprogrammer | Avertir {name} de la reprogrammation | Oui |
| Déplacer avec Reprogrammer par date… | Avertir le client de la nouvelle heure | Oui |
Les deux cases de déplacement partagent un seul paramètre : si vous en décochez une, elle reste décochée la prochaine fois jusqu'à ce que vous la cochiez à nouveau.
Une annulation est une nouvelle dont le client a besoin, elle est donc activée. Un message « vous avez manqué votre rendez-vous » n'est souvent pas souhaité pour un habitué que vous préféreriez appeler, donc une absence est désactivée.
Annuler sans prévenir le client
Lancer l'annulation
Ouvrez le rendez-vous, sélectionnez son statut et choisissez Annulé.
Décochez la case
Décochez Prévenir le client.
Annulez-le
Sélectionnez Annuler le rendez-vous. Aucun courriel ou SMS d'annulation n'est envoyé.
Quand le client est toujours informé
Si l'annulation ou l'absence entraîne un débit d'argent du client, la case est cochée et verrouillée, avec Toujours envoyé : il a été débité, nous devons donc l’en informer. Cela se produit lorsque :
- des frais d'annulation tardive ou d'absence sont facturés sur sa carte, ou
- tout ou partie de son acompte est conservé.
Dans un groupe, la décision est prise invité par invité : un invité qui a été débité est informé, tandis que les autres suivent votre choix.
Ce qui compte comme un déplacement
Seule une nouvelle heure de début envoie un message de reprogrammation. Rallonger ou raccourcir un rendez-vous sans déplacer son début n'envoie rien, bien que ses rappels soient recalculés. Si un message de reprogrammation ne peut pas être envoyé, par exemple parce que le client n'a pas de courriel, la confirmation l'indique.
Vérifier que cela a fonctionné
Ouvrez le rendez-vous et sélectionnez ⋮ → Voir l’activité pour voir le changement et qui l'a effectué.
Si quelque chose ne va pas
Le client a reçu un message même si j'ai décoché la case
Des frais lui ont été facturés, ou son acompte a été conservé. La case affiche un cadenas lorsque cela s'applique.
Le fait de décocher arrête-t-il aussi le SMS ?
Oui. Un SMS pour un changement de réservation n'est envoyé qu'après son courriel, donc arrêter le courriel arrête les deux.
Un client reçoit-il un message par visite lorsque j'annule une série ?
Non. Si Prévenir le client est cochée, il reçoit un seul message d'annulation pour toute la série.
Le fait de sauter le message saute-t-il aussi les frais ?
Non. Les frais et l'acompte sont des choix distincts dans la même boîte de dialogue. Voir Acomptes, frais d'annulation et d'absence.