Votre politique de paiement détermine l'engagement d'un client lors de la réservation : rien, une carte enregistrée, ou un acompte. Elle détermine également le coût d'une annulation tardive ou d'une absence. Cet article couvre ce qui se passe au quotidien : à la réservation, au moment du paiement, et lorsque vous facturez des frais.
Avant de commencer
- Les Paiements par carte doivent être connectés. Voir Connecter les paiements par carte.
- Un administrateur définit la politique sous Paramètres → Paiements et ventes → Politique de paiement. Voir Définir votre politique de paiement.
- Facturer des frais nécessite une carte enregistrée pour cette réservation, par un acompte ou une carte enregistrée.
Les trois choix
| Politique | À la réservation | Pouvez-vous facturer des frais plus tard ? |
|---|---|---|
| Aucune politique | Rien n'est demandé | Non, il n'y a pas de carte à débiter |
| Carte enregistrée | Le client ajoute une carte. Rien n'est débité. | Oui |
| Acompte | Le client paie un acompte | Oui |
Montant de l'acompte
- Un acompte est un pourcentage de la visite ou un montant fixe. Il n'est jamais supérieur au prix du service.
- Pour une visite comprenant plusieurs services, un acompte est calculé pour tous les services ensemble. Un acompte fixe de 25 $ est de 25 $ pour la visite, et non de 25 $ par service.
- Un service avec son propre acompte ajoute cet acompte en supplément.
Quand la politique s'applique
| Paramètre | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Seulement au-delà de | En dessous de ce montant, rien n'est demandé. Laissez à 0 pour appliquer à chaque réservation. |
| Exiger un acompte pour les grosses réservations | Une réservation atteignant ou dépassant un total, ou une visite de plus d'un certain nombre d'heures, nécessite un acompte même lorsque la politique ne demande qu'une carte. |
| La Politique de paiement propre à un service | Définie dans la section Paramètres du service. Elle annule la politique de l'emplacement pour tout rendez-vous qui l'inclut, quel que soit le prix. |
| La politique propre à un emplacement | Sous Chaque emplacement, un emplacement peut utiliser sa propre politique complète au lieu de celle de l'entreprise. |
| Une seule réservation | Le personnel qui réserve depuis le calendrier peut modifier ce que ce client doit faire pour ce rendez-vous. |
Lorsque les services d'une même visite sont en désaccord, la plus stricte l'emporte : un acompte l'emporte sur une carte, et une carte l'emporte sur rien.
Au moment du paiement
L'acompte apparaît déjà comme Payé et est déduit de ce que le client doit. Encaissez le reste comme d'habitude. Voir Encaisser un paiement.
Si la facture est finalement inférieure à l'acompte, par exemple après une réduction, le panier affiche L’acompte dépasse cette facture de X $. Sous Où va l’acompte inutilisé, choisissez Rembourser sur la carte ou Garder en crédit. Cela se produit lorsque vous finalisez la vente.
Facturer des frais d'annulation tardive
Ouvrir le rendez-vous
Sur le calendrier, ouvrez le rendez-vous. Sélectionnez son statut (tel que Réservé) et choisissez Annulée.
Donner une raison
Répondez à Pourquoi annulez-vous ?
Décider du sort de l'acompte
Si le client a payé un acompte, choisissez sous Ce qu’il advient de l’acompte. Suivre la politique indique ce que la politique conserve et rembourse. Choisir Rembourser les ou Garder les à la place nécessite une raison, qui est enregistrée dans le journal d'activité de la réservation.
Facturer les frais
Cochez Facturer X $ de frais d’annulation à la carte enregistrée. Cette option est désactivée tant que vous ne la cochez pas, ce qui vous permet de faire une exception pour un client régulier. Elle n'apparaît que si l'annulation a lieu pendant la période définie par la politique.
Confirmer
Sélectionnez Annuler le rendez-vous. Lorsque de l'argent est prélevé, le client est toujours informé.
Facturer des frais d'absence
Marquer l'absence
Ouvrez le rendez-vous, sélectionnez son statut et choisissez Absence.
Décider du sort de l'acompte
Comme pour une annulation, choisissez sous Ce qu’il advient de l’acompte.
Facturer les frais
Cochez Facturer X $ de frais de non-présentation à la carte enregistrée.
Confirmer
Sélectionnez Marquer absent. Le créneau est libéré et l'absence est enregistrée pour le client.
Si l'acompte ne couvre pas la totalité des frais, la case indique Débiter les X $ restants de la carte enregistrée.
Quand le client annule lui-même
- En dehors de la période : gratuit. Un acompte est intégralement remboursé.
- Pendant la période : en ligne, il leur est demandé de payer les frais d'annulation. Le report pendant la période est bloqué plutôt que facturé.
Ce qui est communiqué au client
Lors de la réservation, le client voit les conditions en termes clairs : l'acompte, la période d'annulation gratuite et les frais, en dollars. Les mêmes conditions figurent sur sa page de réservation. Chaque réservation conserve les conditions sous lesquelles elle a été effectuée, de sorte que la modification de la politique n'affecte que les nouvelles réservations.
Vérifier que cela a fonctionné
- Un message confirme ce qui s'est passé, par exemple Frais d’annulation facturés : 40 $.
- Les frais et toute décision concernant l'acompte apparaissent dans l'activité du rendez-vous.
- Rapports → Frais d’annulation et d’absence liste tous les frais facturés. Rapports → Annulations et absences affiche les taux par client, service et prestataire. Rapports → Liste des prépaiements et Revenus différés et MRR affichent l'argent encaissé pour un travail non encore effectué.
Si quelque chose ne va pas
Il n'y a pas de case de frais lorsque j'annule
La réservation n'a pas de carte enregistrée, l'annulation est en dehors de la période, ou aucun frais n'est défini pour ce type d'annulation.
"Les frais n'ont pas pu être facturés : pas de carte enregistrée"
La réservation n'a pas de carte utilisable. Le rendez-vous affiche Frais d’annulation dus ou Frais de non-présentation dus avec le montant À payer. Sélectionnez Encaisser les frais sur le rendez-vous pour l'encaisser d'une autre manière.
Le client dit qu'il n'a pas reconnu les frais
Un courriel leur a été envoyé lors du prélèvement, et il est clairement indiqué sur leur relevé. S'ils contestent auprès de leur banque, voir Répondre à une contestation de carte.
L'acompte n'a pas pu être remboursé
La vente est signalée pour vous. Au moment du paiement, sélectionnez Réessayer le remboursement, ou Garder en crédit si le client est d'accord.