Une tablette à la réception peut remplir deux fonctions :
- Une tablette d'enregistrement dans le hall que les clients utilisent seuls : ils s'enregistrent, remplissent leurs formulaires ou rejoignent la file d'attente s'ils n'ont pas de rendez-vous.
- Une borne de formulaires qu'un membre de l'équipe configure pour un client à la fois, afin de remplir et de signer un formulaire.
Configurer une tablette d'enregistrement dans le hall
Ouvrir les bornes
Un administrateur se rend dans Paramètres → Réservations → Bornes.
Jumeler la tablette
Sélectionnez Jumeler un appareil. Saisissez un Nom de l’appareil, tel que « iPad de la réception », choisissez l'Emplacement et définissez un NIP de sortie à 4 chiffres. Sélectionnez Créer le lien de jumelage.
Ouvrir le lien sur la tablette
Scannez le code avec l'appareil photo de la tablette, ou ouvrez le lien dans son navigateur. Le lien n'est affiché qu'une seule fois, alors créez-en un nouveau si vous le perdez.
Choisir ce que les clients peuvent faire
Sous Emplacements, sélectionnez Configurer pour l'emplacement. Activez Libre-service dans cet emplacement et choisissez les Actions client : Enregistrement autonome, Formulaires d’admission, Inscription sans rendez-vous et Afficher une attente estimée. Vous pouvez également définir un Message d’accueil. Sélectionnez Enregistrer.
La tablette ne voit qu'un seul emplacement et uniquement les rendez-vous d'aujourd'hui. Pour quitter le mode borne sur la tablette, un membre de l'équipe saisit le NIP de sortie.
Ce que les clients voient sur la tablette du hall
- Enregistrement : ils saisissent le numéro de téléphone figurant sur leur réservation (ou Utiliser un code) et sélectionnent Trouver mon rendez-vous.
- Est-ce bien vous ? Ils vérifient le service, l'heure et le membre de l'équipe, et sélectionnent Oui, enregistrez-moi. Le rendez-vous apparaît comme enregistré sur votre calendrier.
- Avant votre visite : s'ils ont des formulaires non signés, ils choisissent Remplir sur cette tablette ou Envoyer sur mon téléphone.
- Terminé : ils voient qu'ils sont enregistrés, avec leur place dans la file d'attente ou une attente estimée.
Un client sans rendez-vous sélectionne Rejoindre la file sous Pas de rendez-vous aujourd’hui ?, saisit son nom et son numéro de portable, et choisit la raison de sa venue. Il rejoint votre liste d'attente, afin que la réception puisse le réserver.
Remettre un formulaire à un client sur une tablette verrouillée
Ouvrir la borne de formulaires
Sur une tablette connectée à Owneli, allez dans Clients → Formulaires, sélectionnez le ⋮ en haut et choisissez Lancer la borne.
Verrouiller avec un NIP
Sur Configurer le mode borne, saisissez un NIP à 4 chiffres et sélectionnez Démarrer le mode borne. Vous aurez besoin de ce NIP pour quitter.
Choisir le formulaire et le client
Sur Sélectionner un formulaire et un client, recherchez le formulaire et le client. Pour une nouvelle personne, sélectionnez Nouveau client de passage et saisissez son nom, et un courriel si elle en a un.
Remettre l'appareil
Sélectionnez Remettre l’appareil au client. Ou sélectionnez Envoyer vers le téléphone pour afficher un code Scanner pour remplir qui ouvre le formulaire sur le propre téléphone du client.
Reprendre la tablette
Une fois terminé, le client voit Formulaire soumis et la borne se réinitialise pour la personne suivante.
Pour quitter, sélectionnez Quitter le mode borne et saisissez votre NIP. Après cinq tentatives erronées, il se verrouille pendant 60 secondes.
Pour un client ayant un rendez-vous, il existe un raccourci : ouvrez le rendez-vous et sélectionnez ⋮ → Ouvrir les formulaires en mode borne. Chaque formulaire non signé pour la visite s'ouvre, prêt à être remis.
Vérifier que cela a fonctionné
- Sur la tablette du hall, le rendez-vous d'un client enregistré affiche le point bleu Enregistré sur le calendrier.
- Sur la borne de formulaires, le formulaire signé apparaît sur le profil du client et sous Soumissions.
Si quelque chose ne va pas
« Cette tablette n'est pas jumelée »
Un administrateur doit la jumeler depuis Paramètres → Réservations → Bornes et ouvrir le nouveau lien sur la tablette.
Un client ne trouve pas son rendez-vous
La tablette ne trouve que les rendez-vous d'aujourd'hui à son emplacement, par le numéro de téléphone figurant sur la réservation. Ils peuvent essayer Utiliser un code, ou s'enregistrer à la réception.
« L'inscription à la file d'attente n'est pas activée pour cette tablette »
Activez Inscription sans rendez-vous dans les paramètres de la borne de l'emplacement.
J'ai oublié le NIP de la borne de formulaires
Le NIP ne dure que pour cette session de navigateur. Fermez le navigateur, ouvrez Owneli à nouveau et démarrez la borne avec un nouveau NIP.
L'envoi vers le téléphone fonctionne-t-il sans signal ?
Non. Le code ouvre un lien web, donc le téléphone du client a besoin d'Internet. Remettez-lui plutôt la tablette.