La plupart des paiements se gèrent d'eux-mêmes. Lorsqu'un paiement ne peut pas être traité, par exemple parce qu'un remboursement a échoué, qu'un dépôt n'a jamais été tranché ou qu'un renouvellement a été refusé, il est ajouté à une liste avec les actions à entreprendre : Point de vente → À traiter.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : toute personne dont le rôle permet d'émettre des remboursements. L'onglet affiche le nombre d'éléments en attente.
- Où cela apparaît également : Aujourd’hui indique le nombre de paiements nécessitant une attention particulière, avec un bouton Réviser.
Régler un élément
Ouvrir la liste
Allez dans Point de vente → À traiter. Choisissez Tout, Les miens (éléments dont vous êtes responsable) ou Non attribués. Les puces ci-dessous filtrent par type, comme Échec du remboursement ou Dépôt non tranché, avec un compte sur chacune.
Ouvrir un élément
Sélectionnez une ligne. Un panneau s'ouvre avec le montant, le client, la réservation ou le plan, et une explication simple de ce qui n'a pas fonctionné.
Effectuer l'action proposée
Les boutons correspondent au problème, par exemple Réessayer le remboursement, Rembourser en espèces, Conserver comme frais ou Débiter la carte à nouveau. La plupart vous demandent de confirmer d'abord et indiquent précisément où va l'argent.
Ou le clôturer vous-même
Si vous l'avez réglé d'une autre manière, par exemple en remboursant en espèces, écrivez ce que vous avez fait dans Comment cela a-t-il été réglé ? et sélectionnez Marquer comme résolu. La note est conservée avec la piste d'audit, soyez donc précis : « Remboursement de 20 $ en espèces le 29 septembre ».
Lorsqu'une action résout le problème, l'élément quitte la liste.
Signification de chaque type
| Type | Ce qui s'est passé | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Rétrofacturation | La banque d'un client a annulé un paiement | Répondre au litige. Voir Répondre à un litige de carte. |
| Échec du remboursement | La banque a renvoyé un remboursement, généralement parce que la carte était fermée ou expirée. Le client n'a pas reçu l'argent. | Renvoyer sur la carte, Rembourser en espèces ou Porter au crédit du compte |
| Paiement sans vente | Un paiement par carte est arrivé sans vente ou réservation correspondante | Rembourser, ou Rattacher à une vente qui doit au moins ce montant |
| Vente à vérifier | Une vente est terminée mais une étape de suivi, comme le stock ou la fidélité, n'a pas été effectuée | Ouvrir la vente et la vérifier |
| Dépôt non tranché | Une réservation a été annulée ou manquée et son dépôt n'a jamais été remboursé ou conservé | Rembourser le dépôt ou Conserver comme frais |
| Reste de dépôt | La facture était inférieure au dépôt et la différence n'a pas été restituée | Rembourser sur la carte ou Porter au crédit du compte |
| Vente trop payée | Les paiements totalisent plus que le total de la vente | Rendre la différence, ou la conserver pour le client comme crédit de compte |
| Abonnement en retard | Un paiement de renouvellement a été refusé | Débiter la carte à nouveau ou Envoyer un lien de mise à jour de carte. Voir Corriger un paiement d'abonnement échoué. |
| Abonnement en retard, marqué Renouvellement suspendu | Owneli n'a pas débité le renouvellement, car la carte enregistrée fait l'objet d'un litige en cours et la débiter à nouveau pourrait en entraîner un autre | Envoyer un lien de mise à jour de carte pour que le client ajoute une autre carte, ou Débiter la carte à nouveau une fois le litige terminé |
Renouvellements suspendus pour une carte contestée
Lorsqu'un client conteste un paiement, Owneli cesse de débiter cette carte pour les renouvellements de son abonnement. Rien n'est débité et le client n'est pas relancé pour le paiement. L'abonnement devient en retard, et sa ligne ici est marquée Renouvellement suspendu sous Abonnement en retard. Prochaine vérification indique la prochaine fois qu'Owneli vérifiera : il vérifie une fois par jour et débite le renouvellement une fois le litige terminé.
Pour régler le problème plus tôt, sélectionnez Envoyer un lien de mise à jour de carte afin que le client puisse ajouter une autre carte. Débiter la carte à nouveau ne débite la carte que si le litige est terminé. S'il est toujours en cours, rien n'est débité et vous verrez Non débité. La carte fait toujours l’objet d’un litige en cours. Sur les Articles du client, l'abonnement indique Renouvellement suspendu : litige en cours sur la carte.
Recevoir un courriel le matin
Activez Courriel du matin en bas de la page. Chaque matin, vous recevrez une liste des problèmes de paiement qui sont nouveaux depuis la veille. Rien n'est envoyé les jours calmes.
Vérifier que cela a fonctionné
Un message confirme l'action, tel que Dépôt remboursé ou Marqué comme résolu, et l'élément quitte la liste. Lorsque la liste est vide, elle indique Rien à traiter.
Si quelque chose ne va pas
Il n'y a pas d'option « Porter au crédit du compte » pour un dépôt restant
Le client n'a pas été informé lors de la réservation que les dépôts non utilisés deviennent un crédit. Remboursez-le sur sa carte à la place, à moins qu'il n'accepte le crédit.
Un remboursement a de nouveau échoué
Il revient dans la liste. Remboursez en espèces ou comme crédit de compte à la place.
Je vois une note concernant des ventes enregistrées comme impayées
Ce ne sont pas des problèmes, juste des ventes en attente de paiement. Sélectionnez Voir les ventes impayées pour les trouver dans la liste des ventes.
Il n'y a pas d'onglet « À traiter »
Votre rôle ne peut pas émettre de remboursements. Demandez à un administrateur.