Le journal des incidents est un dossier RH privé sur le panneau de chaque membre de l'équipe : ce qui s'est passé, sa gravité et les mesures que vous avez prises. Seuls les administrateurs et les propriétaires peuvent le consulter, et la personne concernée ne le voit jamais.
Pour un incident impliquant un client, un visiteur ou les locaux, utilisez plutôt Enregistrer et suivre les incidents sur le lieu de travail.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : les administrateurs et les propriétaires.
- Tenez-vous-en aux faits. Rédigez-le comme vous voudriez qu'il soit lu en cas de litige : ce qui a été dit ou fait, quand, et rien de ce que vous avez supposé.
Consigner un incident
Ouvrir leurs incidents
Allez dans Équipe, sélectionnez la personne, et ouvrez Incidents.
Commencer
Sélectionnez Consigner un incident.
Choisir le type
Choisissez la Catégorie (Assiduité, Conduite, Performance, Sécurité, Plainte client, Politique ou Autre) et la Gravité (Mineur, Sérieux ou Grave).
Indiquer quand et quoi
Définissez Date et heure ; anticipez-la au jour réel, mais pas dans le futur. Décrivez Ce qui s’est passé. Si cela ressemble à une opinion, il vous sera demandé de décrire le comportement à la place. Ajoutez la Mesure prise (facultatif).
Marquer un congé protégé
Cochez Congé protégé / justifié pour les absences qui ne doivent pas être comptabilisées contre quelqu'un, comme un congé médical documenté ou un congé approuvé.
Enregistrer
Sélectionnez Consigner un incident. Vous voyez Incident consigné, et il est listé avec Consigné par votre nom et la date.
Repérer une tendance
Sous Règle de tendance (toute l’organisation), définissez Signaler après (incidents) et Dans un délai de (jours), puis sélectionnez Enregistrer. Lorsqu'une personne atteint ce nombre d'incidents d'une catégorie dans la période, son journal l'indique, par exemple « 3 incidents d'assiduité au cours des 90 derniers jours ». Les congés protégés ne sont jamais comptabilisés.
Exporter le journal
Sélectionnez Exporter CSV pour télécharger le dossier complet de la personne.
Vérifier que cela a fonctionné
L'incident se trouve en haut de leur liste Incidents avec sa catégorie, sa gravité et sa date.
Si quelque chose ne va pas
« La date de l'incident ne peut pas être dans le futur »
Modifiez Date et heure pour aujourd'hui ou une date antérieure.
L'employé peut-il voir son journal ?
Non. La décision de le partager et la manière de le faire font partie de votre processus RH.
Chaque plainte doit-elle être consignée ?
Consignez ce dont vous voudriez avoir un enregistrement daté : une tendance aux retards, une plainte client, un problème de sécurité. Une discussion de coaching ponctuelle n'en a généralement pas besoin. Un journal bien tenu soutient également toute décision ultérieure de laisser partir quelqu'un. Voir Suspendre, archiver ou désengager un membre de l'équipe.