Les politiques sont les règles que votre équipe accepte : code de conduite, santé et sécurité, confidentialité, assiduité, manuel de l'employé. Tout le monde les lit et les signe, et chaque signature est conservée pour la version exacte signée. Les politiques se trouvent sous Opérations → Politiques.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : tout le monde peut lire et signer les politiques. La rédaction et la publication nécessitent l'autorisation de gérer les politiques. Si vous ne pouvez que lire, un œil apparaît à côté de Politiques dans la barre latérale.
Signer une politique
L'ouvrir
Quand une politique a besoin de votre signature, elle s’ouvre par-dessus l’application à votre prochaine connexion et reste affichée jusqu’à ce que vous la signiez. Vous pouvez aussi aller dans Opérations → Politiques, où elle affiche Votre signature manque.
La lire
Lisez attentivement la politique. Le résumé en haut indique de quoi il s'agit. Lorsqu’elle s’ouvre par-dessus l’application, faites d’abord défiler jusqu’à la fin : jusque-là, vous voyez Lisez la politique jusqu’à la fin pour pouvoir l’accepter.
L'accepter
Sélectionnez Accepter. Choisissez Saisir le nom et saisissez votre nom légal complet, ou Dessiner la signature et signez, puis sélectionnez J’accepte. Vous voyez Vous avez accepté cette politique le et la date.
Rédiger une politique
Commencer
Allez dans Opérations → Politiques et sélectionnez Nouvelle politique.
Choisir comment commencer
Choisissez Partir d’un modèle (rempli avec les détails de votre entreprise), Rédiger avec l’IA (lorsque l'assistant IA est activé), Téléverser un document (PDF, .docx ou HTML), Coller du HTML ou Commencer à vide. Voir Importer une politique à partir d'un document.
La remplir
Saisissez le Titre, une Catégorie et un Résumé d'une ligne ; beaucoup de gens ne lisent attentivement que le résumé, alors faites en sorte qu'il soit pertinent. Modifiez le texte.
Demander des signatures
Activez Exiger une acceptation. Les employés la verront alors lorsqu'ils se connecteront jusqu'à ce qu'ils l'aient signée.
Publier
Vérifiez le texte, puis sélectionnez Publier. Les employés reçoivent un courriel les informant qu'il y a une nouvelle politique.
Modifier une politique
Ouvrez-la et sélectionnez Modifier la politique. Pour un changement de ce à quoi les gens consentent, cochez Changement important : exiger que tout le monde accepte de nouveau. Les signatures antérieures restent enregistrées, mais tout le monde doit signer la nouvelle version. Ne l'utilisez pas pour une faute de frappe. Pour une politique téléchargée, Remplacer échange le fichier ; l'ancien reste dans l'historique.
Voir qui a signé
Chaque politique indique combien de personnes ont signé, par exemple 6 / 8. Pour chaque employé et ce qui leur manque, sélectionnez Conformité. Voir Suivre la conformité des politiques.
Politiques ou notes ?
Les politiques sont des règles que les gens acceptent, avec un enregistrement signé. Les notes sont la façon dont vous effectuez le travail, comme une procédure de traitement. Pour celles-ci, voir Notes : votre manuel d'équipe.
Vérifier que cela a fonctionné
La politique indique Publiées, ou Signatures en attente tant que les gens doivent encore signer, avec le nombre de signatures.
Si quelque chose ne va pas
Quelqu'un dit qu'on ne lui a pas demandé de signer
Vérifiez que Exiger une acceptation est activé et que la politique est publiée. La demande apparaît lors de leur prochaine connexion.
Tout le monde doit signer à nouveau
La politique a été enregistrée comme un changement important. C'est normal.