Les salles et les machines sont vos ressources. Configurez-les une seule fois, indiquez quels services en ont besoin, et chaque réservation en réservera une libre d'elle-même. Quand rien n'est libre, la réservation ne peut pas être effectuée.
Avant de commencer
- Qui peut le faire : les administrateurs et toute personne pouvant gérer les rendez-vous.
- Trouvez-les sous Paramètres → Réservation → Salles et équipement.
Configurer une salle ou une machine
Démarrer une nouvelle ressource
Sur la page Ressources, sélectionnez Nouvelle ressource.
Choisir le type
Choisissez Salle (une salle de traitement, un espace laser ou une salle de consultation) ou Équipement (un laser, une unité de micro-courant ou un kit de peeling).
Nommez-la et donnez-lui un type
Saisissez un Nom, tel que « Salle de traitement 1 », et un Type, tel que « Laser ». Les services demandent un type, donc toute ressource libre de ce type fera l'affaire.
Définir la quantité
La Quantité correspond au nombre d'unités identiques dont vous disposez. Deux machines laser du même type signifient que deux clients peuvent en utiliser une en même temps.
Choisir l'emplacement
Choisissez l'Emplacement où elle se trouve. Elle n'est proposée que pour les réservations à cet endroit.
La créer
Sélectionnez Créer la ressource.
Indiquer quels services en ont besoin
Ouvrir le service
Allez dans Opérations → Services, ouvrez le service et sélectionnez Ressources dans la liste des sections.
Choisir ce dont il a besoin
Sous Ressources requises, activez Nécessite une salle si le service utilise une salle, et choisissez chaque type d'équipement qu'il utilise.
Enregistrer
Enregistrez le service.
Comment cela fonctionne lors de la réservation
Dans le panneau de réservation, la Salle est remplie avec une salle libre : « Attribuée automatiquement à une salle libre. Changez-la si vous en préférez une autre. » Seules les salles libres pour cette heure exacte sont proposées. L'Équipement requis est également réservé, et une unité occupée ailleurs apparaît comme utilisé.
| Situation | Ce qui se passe |
|---|---|
| Aucune salle libre à cette heure | La réservation ne peut pas être effectuée : Aucune salle n’est libre pour cet horaire. Choisissez un autre créneau. |
| L'équipement est pris | La réservation est refusée lors de l'enregistrement, de sorte que deux réceptions ne peuvent pas réserver la dernière machine |
| Une visite dans une série récurrente n'a rien de libre | Cette visite est ignorée et comptée dans le message |
| Un groupe ne peut pas accueillir les ressources de tous les invités | Le groupe entier est refusé plutôt que d'être réservé à moitié |
Ceci s'applique même lorsque la double réservation est activée. Ce paramètre concerne le temps des personnes, jamais les salles et les machines. La réservation en ligne ne propose des heures que lorsque la salle et l'équipement sont libres.
Voir les salles sur le calendrier
Dans la barre d'outils du calendrier, ouvrez Équipe planifiée et choisissez Toutes les ressources ou Toute l’équipe et les ressources. Chaque ressource obtient une colonne. Un rendez-vous apparaît à la fois dans la colonne du membre de l'équipe et dans la colonne de sa salle : faites glisser celui de la colonne du membre de l'équipe pour le déplacer.
Mettre quelque chose hors service
Ouvrez la ressource et définissez Hors service jusqu’au avec un Motif pour le personnel. Rien de ce qui en a besoin ne peut être réservé avant ce jour. Les réservations déjà prévues pour ce jour affichent un avertissement pour les déplacer. Pour une pause plus longue, passez-la en En pause, ou Archiver-la.
Vérifier que cela a fonctionné
Réservez un service qui nécessite la ressource : le champ Salle se remplit automatiquement. Sur la page Ressources, chaque ressource affiche ses unités et le nombre de services qui l'utilisent.
Si quelque chose ne va pas
Je ne peux pas choisir la salle que je veux
Seules les salles libres pour cette heure et cette durée exactes sont proposées. Changez l'heure et la liste se met à jour.
« Supprimé 1, mais 1 a toujours des réservations à venir »
Vous avez réduit la Quantité alors que certaines unités ont encore des réservations. Déplacez ou annulez ces rendez-vous en premier.
L'onglet Ressources indique qu'il n'y a pas de types de ressources
Donnez d'abord un Type à vos salles et équipements sur la page Ressources, puis exigez ce type sur le service.